04.11.2017 Interview mit Sören Looks, Senior Consultant Finance bei Comarch

Wechsel auf moderne Software

Von: Klaus Lechner

Im Interview mit DV-Dialog hat Sören Looks, Senior Consultant Finance bei Comarch, Tipps für AS/400-, iSeries- bzw. IBM-i-Anwender parat, die über einen Wechsel auf moderne Software nachdenken.

Sören Looks, Senior Consultant Finance bei Comarch

Sören Looks, Senior Consultant Finance bei Comarch

Herr Looks, warum ist  heute der  Umstieg auf moderne Software so ein Thema?

Sören Looks: Mit einer neuen Software für Warenwirtschaft oder Buchhaltung ist man flexibler – etwa dank moderner Oberflächen, Java-Technologie oder neuer Schnittstellen.

Warum wird dann 15, 20 Jahre alte Software überhaupt noch eingesetzt?

Looks: Diese Software ist etabliert und hat lange bewiesen, dass sie stabil und sicher läuft. Man möchte dieses gewachsene Know-how so lange und so umfangreich wie möglich erhalten. Den Anwendern ist die Software einfach vertraut.

Wie wird zum Beispiel eine Finanzsoftware umgestellt?

Looks: Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Die schlanke Variante umfasst offene Posten und Salden zu einem Stichtag. In der umfassenden Variante können historische Daten der letzten x Jahre übernommen werden. Nun muss man sehen, ob eher eine komplette Übernahme oder ein bestimmter Stichtag und aktuelle Belegung mehr Sinn ergeben. Da kommt es ganz auf die individuelle Situation an.

Rechtlich gesehen muss man das alte System zehn Jahre vorhalten. Deshalb empfiehlt es sich auch, seinen Wirtschaftsprüfer auf das Vorhaben anzusprechen. Wenn bis zum Vorjahr geprüft wurde, so reicht es nämlich in der Regel völlig aus, diese Daten in elektronischer Form als GoBD-Ausgabe bereitzuhalten. Dafür kann man ganz einfach einen Export speichern. Alternativ ist auch eine Sicherung des alten Systems möglich. Wenn man dann keine eigene iSeries-Umgebung mehr im Haus hat, so kann die Plattform auch gemietet werden oder ein Rechenzentrum mit der Sicherung der Daten beauftragt werden.

Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?

Looks: Das hängt von den weiteren Migrationsschritten ab. Übernimmt man nur die offenen Posten, dann empfiehlt sich eindeutig der Geschäftsjahresanfang. Wird aber rückwirkend ein längerer Zeitraum übernommen, so kann jederzeit mit dem Umstieg begonnen werden. Der Vorteil ist dann, dass der Zeitpunkt selbst bestimmt werden kann. So lassen sich Hochphasen im Dezember oder Januar mit Weihnachtsgeschäft meiden und stattdessen eine Niedrigphase – wie die zumeist ruhige Sommerzeit – aussuchen. Man terminiert in diesem Falle so, dass es am bequemsten für die Anwender ist.

Mit welchem Aufwand ist zu rechnen?

Looks: Der Anwender kennt seine Pro­zesse und kann deshalb einen guten Überblick über Status-Quo und zu seiner Vision geben. Wir bringen dann unsere Erfahrungen aus den letzten Jahrzehnten mit ein, wie sich die Firma in Zukunft softwaretechnisch darstellen könnte.

Dieser Aufwand ist für den Anwender nicht groß, er kennt ja seine Firma. Der Aufwand sollte aber auch nicht unterschätzt werden: Je nach Unternehmen und Komplexität kann das durchaus auch mehrere Termine erfordern. Trägt jeder seinen Teil bei, klappt der Umstieg viel schneller und reibungsloser. Deshalb ist es auch gut, zusammen mit dem bisherigen Anbieter zu wechseln – man kennt sich, verfügt über eine gemeinsame Geschichte und muss nicht bei Null neu anfangen. Manche Anwender setzen die Neueinführung sogar weitgehend selbst um.

In den Vorarbeiten der Comarch ERP-Einführung bei John GmbH etwa waren IT-Leiter Markus Hirth und Mitarbeiter aus den Fachabteilungen beteiligt. So wurde die Datenübernahme aus dem seit 1994 eingesetzten Altsystem weitgehend in Eigenleistung durchgeführt. Man hat die alten Datensätze in Excel übertragen und dann in Comarch ERP eingelesen. Das könne jeder Laie ohne externe Hilfe machen, erklärte der IT-Leiter damals dieses Verfahren. Dennoch wird so eine große Eigenleistung die Ausnahme bleiben.

Was muss man technisch beachten?

Looks: Die neuen Systeme funktionieren einfach anders, gerade hinsichtlich der Administration. Entweder investiert man in Schulung für Administration und Abfragen von Berichten, welche sich heute mit Crystal Reports definieren lassen. Zeit und Aufwand hängen hier ganz von den Bedürfnissen ab. Oder man verzichtet auf diese Schulungen, nennt dem Anbieter die gewünschten Definitionen und lässt sich diese entsprechend vorbereiten.

Dazu fragen wir den Anwender immer, wie oft er neue Berichte in der Regel definiert. Bei Nutzung einmal in der Woche macht eine Schulung Sinn. Wird dagegen nur einmal im Jahr ein neu definierter Bericht benötigt, ist es einfacher, wenn man Anpassungen an den Formularen extern vergibt; man braucht dafür kein Know-how vorzuhalten. Die Software an sich ist wie eine Website – intuitiv und browser-orientiert. Man versteht sie auch ohne eine Grundschulung über zwei bis fünf Tage.

Wie lange dauert so ein Umstieg?

Looks: Das ist unterschiedlich, je nachdem wie man den Umstieg angeht: Bei einem langsamen Vorgehen ein Jahr, aber es geht auch viel schneller! Vom Migrationsgespräch bis zum Echtstart müssen auch nur drei oder sechs Monate vergehen. Das hängt davon ab, wie groß und komplex das Projekt ist.

Raten Sie beim Umstieg auf IBM i zu bleiben – oder zum Plattformwechsel?

Looks: Es gibt hier völlig unterschiedliche Modelle, zum Beispiel den Betrieb der Datenbank auf IBM i und Applikationsservern auf Linux. Es kommt einfach drauf an, wie wohl sich der Anwender fühlt, denn er kann gerne auf seiner bevorzugten oder vertrauten Umgebung bleiben.

Will dagegen eine Firma alle Systeme auf Linux oder Microsoft-SQL-Server laufen lassen, weil das „kostengünstiger“ ist, so führen wir auch das aus. Von IBM i stieg zum Beispiel unser Kunde John auf ein PC-Server-Netz mit dem Server-Betriebssystem Windows 2003 und der Datenbank SQL-Server um. Das klappte dank der Plattformunabhängigkeit von Comarch ERP, die dem Unternehmen freie Auswahl bei Hardware und Datenbank ermöglicht.

Herr Looks, vielen Dank für das Interview!

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