05.12.2017 Software-Lizenzen im Griff haben

Keine Angst vor Schatten-IT

Von: Stefan Heller

Wie sich Software-Lizenzen trotz Cloud und Schatten-IT im Griff behalten lassen >>>

Fachabteilungs-IT muss keine Schatten-IT und Schatten-IT muss nicht an sich völlig schlecht sein.

Fachabteilungs-IT muss keine Schatten-IT und Schatten-IT muss nicht an sich völlig schlecht sein.

Unternehmen, die auf eigene Hardware und On-Premise-Systeme verzichten, können viel Geld sparen – oder in eine Kostenfalle tappen. Denn Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) aus der Cloud können schnell zu einem kaum zu überblickenden Lizenzchaos führen: Cloud-basierte und lokal installierte Lizenzen überschneiden sich plötzlich, Benutzerkonten werden überdimensioniert oder umfassen zu viele Berechtigungen. Kurz: Die SaaS-Kosten schnellen in die Höhe. Aber wie schaffen es IT-Abteilungen, in der dezentralen Struktur der Software-Verwaltung den Überblick über Anwendungen und Lizenzen zu behalten? Sie sollten ihr Lizenzmanagement transparenter gestalten, meint Benedict Geissler, Geschäftsführer von Snow Software, einem Anbieter für Software-Asset-Management-Lösungen.

Es ist noch nicht lange her, da waren die Rollen im Unternehmen klar verteilt: Die Fachabteilungen brauchen neue Technologien und die IT-Abteilung kümmert sich um die Auswahl der Anbieter, um Anschaffung und Implementierung. Im Zeitalter von SaaS ist es plötzlich auch für Laien einfach, mit wenigen Klicks neue Anwendungen in Betrieb zu nehmen. Das wiederum macht bestimmte Kernaufgaben der IT immer schwieriger: die Kontrolle, Wartung und Sicherung.

Die IT braucht den Überblick


An dieser Stelle gilt es, Nutzungsverhalten und Gesamtausgaben transparent zu machen – auch für die sogenannte Schatten-IT. Hilfreich können hierbei Analysewerkzeuge für das Software Asset Management (SAM) sein, denn damit lässt sich nicht nur nachvollziehen, welche Cloud-Anwendungen im Unternehmen wie genutzt werden, sondern auch, welche Kosten durch jede einzelne entstehen.

SAM-Lösungen spüren Infrastructure-as-a-Service-Umgebungen und SaaS-Anwendungen automatisiert auf, sodass die IT-Abteilung die Kontrolle zurückgewinnen kann. Schwierig ist diese Übersicht allerdings nicht nur bei Schatten-IT, sondern auch, wenn in einem Unternehmen sowohl cloud-basierte als auch On-Premise-Anwendungen eingesetzt werden, beispielsweise für Office 365.

Um auch in diesen Fällen einen verlässlichen Überblick zu haben, müssen Nutzungsstatistiken beide Formen der Bereitstellung umfassen. Eine manuelle Erfassung ist dabei viel zu umfangreich. Allerdings gibt es SAM-Lösungen, die sich vollständig in Office 365 integrieren lassen und die Verwaltung, Bereitstellung und Lizenzierung der Office-365-Nutzer unabhängig von der Plattform übernehmen.

Genehmigung und Bereitstellung werden meist durch automatisierte Workflows vereinfacht. Das soll besonders bei den Verwaltungskosten bares Geld sparen, denn diese sind mit 93 Prozent der größte Posten für Office-365-Lizenzierungen. Über Self-Service-Portale lassen sich Office-365-User-Profile einrichten oder sperren. Unternehmen können ungenutzte Lizenzen einziehen, neu zuweisen, Benutzer in kostengünstigere Kostenpläne umgruppieren und Abonnements für teure Anwendungen wie Project 365 oder Visio 365 zeitlich begrenzt bereitstellen.

Was die Überprüfung von Lizenzen angeht, haben sich im Cloud-Zeitalter auch die Rollen von Anbieter und Nutzer signifikant geändert. Mussten in der On-Premise-Welt die Software-Hersteller noch aufwendig prüfen, ob ihre Kunden die Lizenzen rechtmäßig nutzen oder zu wenig zahlen, weil sie vielleicht die ein oder andere Lizenz „schwarz“ einsetzen, haben sie heute die volle Kontrolle. Im Gegensatz dazu müssen nun die Kunden selbst sicherstellen, dass das Verhältnis zwischen gezahlter und tatsächlich genutzter Leistung passt. Auch hier hilft eine entsprechende transparente Übersicht darüber, wie und vor allem in welchem Ausmaß Anwendungen von wem genutzt werden.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Fachabteilungs-IT muss keine Schatten-IT und Schatten-IT muss nicht an sich völlig schlecht sein. Das große Problem – nämlich dass die Anschaffung und Nutzung im Verborgenen erfolgt, lässt sich mit der richtigen Technologie ausräumen. Wenn das gelingt, dann überwiegen oft die Vorteile: Denn eigenmächtig angeschaffte Lösungen werden in der Regel von den Personen ausgewählt, die die abteilungsinternen Prozesse am besten kennen, und erfüllen daher meistens zuverlässig alle Anforderungen. Oft kann es auch als wahrer Innovationstreiber wirken, wenn neue Lösungen dezentral angeschafft werden. Schließlich erkennen Experten aus den einzelnen Bereichen viel eher, welche konkreten Chancen eine neue Technologie für ihre Disziplin bietet. Der IT-Abteilung fehlt dafür einfach meist die Nähe zum operativen Geschäft.

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