30.10.2017 Abschied vom Datenwildwuchs

So hat Merck die Stammdaten unter Kontrolle

Von: Monika Pürsing

Mit der Einführung einer neuen Software für das Stammdatenmanagement verbesserte die Merck KGaA gleichzeitig ihre Konzernkonsolidierung.

  • Hunderttausende Substanzen werden in Mercks Substanzbibliothek gelagert.

    Hunderttausende Substanzen werden in Mercks Substanzbibliothek gelagert.

  • UV-Licht auf Phosphorpulver für LEDs in einem Forschungslabor in Darmstadt

    UV-Licht auf Phosphorpulver für LEDs in einem Forschungslabor in Darmstadt

  • Pützerturm, ein Wahrzeichen der Konzernzentrale in Darmstadt

    Pützerturm, ein Wahrzeichen der Konzernzentrale in Darmstadt

Die Merck KGaA zählt zu den ältesten pharmazeutisch-chemischen Firmen der Welt und ist ein führendes Wissenschafts- und Technologieunternehmen in den Bereichen Healthcare, Life Science und Performance Materials. Der Anbieter nutzt für die Konzernkonsolidierung und externe Berichterstattung eine pyramidenförmige Geschäftssegment- oder Produktstruktur. Business Sector, Business, Business Unit, Business Field, Strategic Business Unit (SBU) bilden die sogenannte Upper Hierarchy. Das sind die Reporting-Level, die in der Konzernkonsolidierung verwaltet werden, bis zum Business werden sie auch für die externe Berichterstattung genutzt. Unterhalb dieser Hierarchie bilden weitere Ebenen die Lower Hierarchy, die bis hinunter zum einzelnen Material reicht. Über die Produkthierarchie wird sichergestellt, dass für einen im ERP-System gebuchten Umsatz die Erlöse (und auch die Kosten) der entsprechenden Geschäftseinheit zugeordnet werden.

Im Umfeld der Konzernkonsolidierung und externen Berichterstattung fallen bei Merck zahlreiche Referenzdaten an. Referenzdaten werden allgemein für Gruppierungen, Hierarchien und Kategorisierungen von Daten verwendet. Sie existieren sowohl firmenintern – etwa Strukturdaten –, aber auch über Unternehmensgrenzen hinweg, z.B. ISO-Ländercodes, ISO-Währungscodes, Postleitzahlen. Merck versteht unter Referenzdaten Finanzstammdaten, wobei der Fokus auf Konsolidierung und Reporting liegt. Beispiele für dazu relevante Daten sind die Upper Hierarchy (der obere Teil der beschriebenen Geschäftssegmentstruktur), Länderhierarchien, sogenannte Functions (beispielsweise HR, IT), Standorte und der Konzernkontenplan.

Konsistente Datenbasis


Für die im Rahmen von Konsolidierung und Reporting erforderlichen Finanzstammdaten hatte der Pharmaspezialist vor Einführung einer Stammdatenmanagement-Software rein manuelle Prozesse. Für die genannten Daten bestanden Excel-basierte Listen, die in die verschiedensten Berichtssysteme verteilt (importiert) wurden – verbunden mit den Problemen der Synchronisierung und der unterschiedlichen technischen Möglichkeiten, die die Systeme boten. Es existierten drei Produkte, drei Hersteller, keine kompatiblen Schnittstellen, unterschiedliche Datenmodelle. Für die Referenzdaten gab es jeweils verschiedene „führende Systeme“, aus denen die Daten an diverse Subsysteme weiterverteilt wurden. „Ein vollkommen heterogener Ansatz, historisch wild gewachsen, mit unterschiedlichen Zuständigkeiten, schwierig in Abstimmung und Koordination“, sagt Andreas Bieker, Manager General Finance von Merck.

Mit der Einführung der Software „Zetvisions Spot“ wurden die verschiedenen „führenden Systeme“ durch einen „Single Point of Truth“ abgelöst. Hier wird das gemeinsame Datenmodell zusammengeführt und nur das exportiert, was das jeweilige Zielsystem benötigt. Excel-Listen gehören der Vergangenheit an. Heute werden die Stammdaten in einem System angelegt und verwaltet und direkt in den Hierarchien von den Spartenverantwortlichen gepflegt. Ein Berechtigungskonzept gewährleistet, dass jeder nur den Teil pflegen kann, für den er auch zuständig ist. Definierte Prozesse und Data-Governance-Regeln sorgen für die erforderliche Transparenz, das Vier-Augen-Prinzip minimiert Fehler. Neben der Nachverfolgbarkeit von Änderungen sind jetzt auch die früher fehlende Zeitabhängigkeit und ein Dokumentenmanagement gegeben. Eingabeprüfungen stellen Plausibilitätskontrollen sicher; Daten­ableitungen reduzieren Komplexität, da nur zwei Daten eingeben werden müssen, aus denen dann weitere Daten abgeleitet werden.

Ein wichtiger Aspekt der neuen Lösung ist die Sichtbarkeit. Das System ist webbasiert und über das Intranet einsehbar. „In der Vergangenheit war die Veröffentlichung der Business Segment Guideline wie die Bescherung an Weihnachten“, erzählt Bieker. „Jeder hat sich draufgestürzt, um zu sehen, was drin ist. Jetzt sind wir online, alle Beteiligten können in das System hineinsehen und erfahren, wie sich die Hierarchie verändert.“ Ein Vorteil: Es gibt kein Expertenwissen mehr, sondern Transparenz und Zugriff quasi für jeden.

Abschied von Excel-Listen


In der alten Welt der excel-basierten Listen gab es keine Validierungen und keine Data Governance. Die neue Software bietet die Möglichkeiten, Validierungen per Customizing einzubauen. Sie geben dem Anwender Fehlerhinweise oder Warnungen. Jeder Schritt muss explizit bestätigt werden. Dies soll Gewissheit verschaffen, dass Änderungen tatsächlich gewollt und kein Versehen sind. Auf Feldebene werden „alter Wert“ und „neuer Wert“ dokumentiert. Auch der aktuelle Status ist ersichtlich.

Merck nutzt heute einen schlanken IT-Workflow mit nur noch zwei Beteiligten – Group Accounting und Sparten-Controlling – und nur noch wenigen Bearbeitungsschritten. Dadurch hat sich die Durchlaufzeit für Änderungsprozesse verkürzt. Anpassungen der Segmenthierarchie, die früher sechs bis acht Wochen benötigten, sollen künftig in sieben bis 14 Tagen erledigt sein. Mit dem „effective date“ können Änderungen beliebig in die Zukunft vorausdatiert werden: „Wir können schon heute Änderungen erfassen, von denen wir wissen, dass sie kommen werden, und diese Änderungen vordatieren“, sagt Bieker.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die Benefits für den Anwender sind ein WYSIWYG-Editor für Hierarchien und Stammdaten, Transparenz über in Bearbeitung befindliche Änderungen, die enge Zusammenarbeit über zahlreiche Abteilungen und die Verfolgbarkeit von Stammdatenänderungen. Ein weiterer Aspekt eines Stammdatenmanagement-Projekts ist das Change Management. „Das ist das A und O, weil jede Einführung eines neuen IT-System mit Veränderungen verbunden ist“, betont Bieker. Den Wechsel von der Excel-basierten Stammdatenverwaltung auf eine systembasierte erlebten manche als Kulturwandel. Das müsse begleitet und abgefedert werden. „Change Management inklusive der frühzeitigen Kommunikation und Einbindung aller Beteiligten kann gar nicht ernst genug genommen werden“, so Biekers abschließender Rat.

Empfehlungen für Stammdatenprojekte

Nach den Erfahrungen mit dem eigenen Stammdatenmanagement-Projekt umfasst ein Best-Practice-Ansatz für Merck folgende Schritte:

  •   Ableitung der Stammdatenstrategie aus der Unternehmensstrategie
  •   Identifizierung der Datenobjekte und Allokation zu Geschäftsprozessen und Informationsbedürfnissen
  •   Entwicklung von Stammdatenmodellen, Definition von Strukturen und Beziehungen für diese Objekte
  •   Dokumentation des Stammdatenlebenszyklus von der Entstehung bis zur Archivierung
  •   Etablierung eines Qualitätsmanagements, um Stammdatenqualität (Verlässlichkeit) zu verbessern und zu erhalten
  •   Aufbau einer zentralen Stammdatenorganisation
  •   Analyse und Auswahl einer professionellen IT-Lösung

 

Die Merck KGaA ...

... ist ein deutsches Unternehmen der Chemie- und Pharma-industrie mit Sitz in Darmstadt. Gegründet 1668 beschäftigt man heute über 50.000 Mitarbeiter, die wiederum einen Umsatz über 15 Mrd. Euro erwirtschaften.


Bildquelle: Merck

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