21.11.2017 Durcheinander und nebenher vermeiden

Unified Communications – ein ehrgeiziges Vorhaben

Von: Thomas Nicolaus

„Unified Communications“ – ein einfach klingender Begriff, um ein ehrgeiziges ­Vorhaben zu beschreiben. Für die meisten Unternehmen ist heute die Idee einer ­einzigen Kommunikationslösung für die gesamte Organisation genau das: ein erstrebenswertes Ziel.

Hochwertige Videokonferenz-Suiten gibt es schon seit vielen Jahren.

Hochwertige Videokonferenz-Suiten gibt es schon seit vielen Jahren.

Das ist natürlich nicht zu kritisieren, aber es ist verständlicherweise die Folge dessen, wie sich verschiedene Kommunikationstechnologien entwickelt haben und in Unternehmen eingeführt wurden: von strategisch geplanten Lösungen, die an die gesamte IT-Infrastruktur eines Unternehmens angepasst sind, bis hin zur persönlichen Vorliebe eines einzelnen Endnutzers – und von allem dazwischen.

Die Verwendung von Video als Kommunikationsmittel ist ein Beispiel. Hochwertige Videokonferenz-Suiten gibt es schon seit vielen Jahren und kostenlose Video-Chat-Anwendungen haben Endnutzer auch im privaten Bereich mit den Vorteilen des visuellen Kontakts bei Gesprächen vertraut gemacht. Da die intuitiven Consumer-Benutzeroberflächen mobiler und desktop-basierter Anwendungen zur Qualität von Higher-End-Systemen hinzugefügt werden – und die Vorteile der Cloud bei beiden zur Anwendung kommen –, ist die Videokommunikation in Unternehmen mittlerweile sehr ausgereift. Im Moment aber sind die meisten Unternehmen mit mehreren Lösungen beschäftigt und somit auch mit den Ineffizienzen und den Management-Aufgaben, die damit einhergehen.

Eine von Spiceworks durchgeführte Umfrage unter IT-Entscheidern aus Unternehmen in Europa und Nordamerika unterstreicht die Frage, wie die meisten Firmen in den „Conferencing-Chaos-Zustand“ verfallen konnten. Zwei Drittel der Befragten verfügen dabei über mehrere Konferenz- und Collaboration-Lösungen. Begründet wird dies vor allem durch die Notwendigkeit, Lösungen parat zu haben, die mit externen Lieferanten kompatibel sind. Hinzu kommen die unvermeidlichen Präferenzen einzelner Endnutzer.

Wie man sich vorstellen kann, waren die meisten Befragten mit der Situation aus Management-, Qualitäts- und Kostensicht unzufrieden und würden lieber in Richtung weniger Anbieter tendieren, wenn nicht sogar nur zu einem Anbieter. Es waren, vielleicht im Widerspruch zu den Erwartungen, die Befragten in Nordamerika, die sich am meisten um die Kosten Sorgen machten. Die Befragten in Europa heben die Benutzerfreundlichkeit und die Zuverlässigkeit als Hauptgrund für eine vereinfachte Konferenzinfrastruktur hervor.

Am frustrierendsten beim Einsatz mehrerer Lösungen ist jedoch der Zeitaufwand. Wenig überraschend stellte sich heraus, dass bei der Nutzung vieler Lösungen zwar mehr Optionen angeboten werden, für das IT-Team dauert es aber auch länger, die Endnutzer für alle diese Optionen zu schulen. Es erhöht sich auch der Zeitaufwand, der benötigt wird, um Probleme zu beheben und mehrere Lösungen zu verwalten. IT-Experten führten auch Kompatibilitätsprobleme auf und verwiesen auf die Zeit, die erforderlich ist, um sicherzustellen, dass jede dieser Lösungen nicht nur einzeln funktioniert, sondern auch in verschiedenen Kombinationen, in allen Konferenzräumen und auf den mobilen Geräten, die Mitarbeiter, deren Zulieferer und Kunden zur Kommunikation nutzen.

Doch ist Einfachheit nicht immer einfach zu erzielen. Bei der Suche nach einer einfacheren Lösung kommt es darauf an, Einschränkungen bei der Funktionalität zu vermeiden und den Anforderungen der Benutzer gerecht zu werden. Denn die Akzeptanz durch den Nutzer ist entscheidend für den Erfolg aller Investitionen in die Technik.

Die Mitarbeiter erwarten heute, dass sie innerhalb und außerhalb des Unternehmens schnell und einfach auf ihren eigenen Geräten kommunizieren können, ohne dabei mehrere Einwahlnummern eingeben oder in einem Konferenzraum sitzen zu müssen, um darauf zu warten, dass die IT alles ermöglicht. Daher findet ein Übergang auf vertraute Consumer-Anwendungen statt, die nicht immer den Unternehmensstandards entsprechen. Dies führt zu ­Problemen bei der Sicherheit und ­Compliance.

Beim Erfüllen von Erwartungen seitens der Anwender stehen IT-Profis vor einem Dilemma: Sollen sie eine kundenspezifische Lösung von mehreren Anbietern zusammenführen oder doch das Versprechen einer All-in-one-Lösung geben? Das Zusammenfügen verschiedener Lösungen von mehreren Anbietern kann flexibel und kostengünstiger (und sogar kostenlos) sein, aber die Komplexität kann sowohl IT-Profis als auch Mitarbeiter verwirren und frustrieren. Andererseits kann eine All-in-one-Lösung nicht immer alle Anforderungen abdecken und Unternehmen in teure oder schlecht angepasste Kommunikationspakete zwingen. Beide Ansätze werfen bei IT-Profis vielleicht die kritischste aller Fragen auf: Wie finden wir eine Lösung, die Mitarbeiter tatsächlich nutzen werden?

Lösungen vereinheitlichen


In einer idealen Welt entscheiden sich die Befragten für eine umfassende Lösung von einem einzigen Anbieter wie beispielsweise Lifesize: 44 Prozent der IT-Profis sind daran interessiert, sehr interessiert oder äußerst interessiert, eine All-in-one-Collaboration-Lösung mit Audio-, Web- und Videokonferenzen sowie Gruppenchat von einem einzigen, vertrauenswürdigen Anbieter zu beziehen. Zudem sind 38 Prozent zumindest „etwas interessiert“. Der Vorteil einer Lösung von einem einzigen Anbieter ist die einfachere Handhabung durch das IT-Team. Die Einfachheit für den Endnutzer war das zweite Kriterium, zusammen mit weiteren entsprechenden Vorteilen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Da Unternehmen und deren Teams zunehmend verstreut angesiedelt sind, durch flexiblere Arbeitsformen Produktivitätsvorteile erwartet werden und die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Unternehmen wächst, wird eine intuitive, zuverlässige, sichere und interoperable Kommunikation immer ­wichtiger.

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