22.11.2017 Interne Kommunikation stets im Intranet

All-IP und UCC: Worauf es zu achten gilt

Von: Kathrin Zieblo

Welche Rolle die Umstellung von ISDN auf All-IP bei der Auswahl von UCC-Tools hat, erläutert Arne Günther, Senior Produktmanager Festnetzprodukte B2B bei Telefónica Germany GmbH & Co. OHG, im Interview.

Arne Günther, Telefónica Germany

„Aus meiner Sicht ist der persönliche Austausch weiterhin ein wichtiger Bestandteil des Einsatzes von UCC-Lösungen", so Arne Günther, Senior Produktmanager Festnetzprodukte B2B bei Telefónica Germany GmbH & Co. OHG.

ITM: Herr Günther, Unified Communications & Collaboration-Lösungen (UCC) vereinen vorhandene Kommunikationskanäle wie Telefon, E-Mail und Instant Messaging. Welche Vorteile ergeben sich für mittelständische Unternehmen aus dem Einsatz solcher Tools?
Arne Günther:
UCC-Lösungen liefern mobile Freiheit. Die Arbeit wird deutlich flexibler, da der Standort kein beschränkender Faktor mehr ist. Ganz gleich ob im Büro, im Home-Office, am Flughafen oder im Ausland. UCC unterstützt intelligente standortübergreifende Verteilungskonzepte: Beispiele sind u. a. die Erreichbarkeit über eine zentrale Rufnummer – per App auf dem Smartphone, eine Softphone-Lösung am Computer oder das Tischtelefon.

Telefónica bietet als Telekommunikationsanbieter verschiedene Lösungen an, die UCC ermöglichen bzw. verschiedene Anwendungen aus dem UCC-Umfeld zur Verfügung stellen. Zunächst bedeutet UCC, dass das jeweilige Unternehmen leistungsfähig an das Internet angeschlossen sein muss, denn viele UCC-Anwendungen werden aus der Cloud bereitgestellt. Auch ein SIP-basierter Telefonanschluss ist künftig eine Grundvoraussetzung, um Sprachkommunikation in die digitale IP-Welt zu integrieren.

Mit dem o2 All-IP-Portfolio bietet Telefónica in Deutschland modulare Lösungen für Festnetztelefonie und Internet an, die sich einfach an die Bedürfnisse des Kunden anpassen lassen.

Mit Digital Phone von o2 stellt Telefónica eine virtuelle Telefonanlage aus dem deutschen Rechenzentrum bereit, die umfangreiche Funktionalitäten bietet und Mitarbeiter auch über das Smartphone nutzen können. Hat ein Unternehmen mehrere Standorte, ist eine leistungsfähige und sichere Vernetzung untereinander notwendig. Telefónica in Deutschland bietet hierfür mit o2 VPN Connect ein umfangreiches Vernetzungsportfolio an, dass um Firewalls und Webfilter ergänzt werden kann.

ITM: Wie gelingt es, alle Mitarbeiter mit den jeweils für sie relevanten Informationen zu versorgen, ohne sie dabei mit der Fülle an Infos zu überfluten?
Günther:
Über IP-gestützte Anwendungen ist es möglich, Mitarbeitern intelligent relevante Nachrichten zuzusenden und andere zu filtern. Telefónica in Deutschland nutzt beispielsweise ein Knowledge-Management-System, bei dem Experten für gewisse Themengebiete anhand ihrer Angaben im Intranet sowie bisheriger Antworten intelligent identifiziert werden.

ITM: Wie viel Zeit nimmt die Pflege und Aktualisierung der zur Verfügung stehenden Tools oder Dashboards schätzungsweise ein?
Günther:
Das hängt stark von den eingesetzten Tools und deren Einbindung in die Unternehmensprozesse an. Das Beispiel Digital Phone von o2 zeigt, dass die Pflege von Arbeitsplatzkonfiguration sehr einfach sein kann. Dort können alle Einstellungen über ein Web-Portal vorgenommen werden – ohne dass spezielle Kenntnisse über ein System (z.B. Betriebssystem-Kenntnisse) oder spezielle Netzwerktechniken (IP, SIP etc.) erforderlich sind. Die Einstellungen lassen sich genauso leicht umsetzen, wie man das zum Beispiel von seinem Mail-Programm gewöhnt ist. So lässt sich eine neue Nebenstelle in weniger als drei Minuten anlegen. Letztlich kann jeder Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz nach eigenen Wünschen und Bedürfnissen konfigurieren und beispielsweise eigene Einstellungen wie Anrufumleitung, Mailbox-Einstellungen etc. vornehmen.

ITM: Inwieweit sind die verschiedenen Tools für vertrauliche Inhalte und die externe Nutzung – z.B. mit Kunden und Partnern – geeignet?
Günther:
Hier ist wichtig, dass die interne Kommunikation so weit wie möglich in einem Intranet stattfindet, das gegenüber dem Internet professionell abgesichert ist. Telefónica bietet in Deutschland mit o2 VPN Connect plus Security-Ergänzungen genau solche Produkte an, die Firmenstandorte untereinander sehr sicher vernetzen und den Übergang ins Internet z.B. mit Firewalls professionell absichern.

Telefonanschlüsse sollten nicht einfach über das Internet realisiert sein, sondern nach Möglichkeit über ein sicheres und qualitätsgesteuertes Sprachnetz, wie es Telefónica in Deutschland mit o2 All-IP anbietet. Der Sprachverkehr der All-IP-Voice-Anschlüsse wird nicht über das öffentliche Internet verschickt, sondern die Telefonkanäle laufen über ein abgesichertes, vom Internet getrenntes IP-Netz.

Bei Lösungen aus der Cloud und über das Internet sollte auf eine E2E-Verschlüsselung geachtet werden und darauf, wo die eigenen Daten letztendlich gespeichert sind. Bei Digital Phone von o2, der Telefonanlage aus der Cloud, wird die gesamte Anlage in deutschen Rechenzentren mehrfach redundant betrieben und alle Konfigurations- und Nutzungsdaten werden in Deutschland verarbeitet. Damit gelten die strengen deutschen Datenschutzregelungen. Zudem kann man die internen Gespräche extra verschlüsseln. Aber auch die Smartphones eines Unternehmens sollten gesichert werden. Täglich kommt eine Vielzahl neuer Viren hinzu, die gezielt Smartphones angreifen sollen. Zudem gehen Smartphones verloren oder werden gestohlen. Viele Unternehmen sind auf solche Szenarien nicht vorbereitet. Hier hilft eine Lösung wie o2 Business Protect, die einen umfangreichen Schutz für Smartphones, PC, MAC und Tablets bietet. Zudem lassen sich über diese Lösung die Endgeräte einfach orten und diese bei Bedarf per Fernwartung auf die Werkseinstellungen zurücksetzen, um die Daten auf dem Gerät zu löschen.

ITM: Verändert die schriftliche Kommunikation Ihrer Meinung nach den Umgang miteinander im Vergleich zum persönlichen Kontakt? Welchen Einfluss hat dies auf die Entwicklung der Unternehmenskultur?
Günther:
Aus meiner Sicht ist der persönliche Austausch weiterhin ein wichtiger Bestandteil des Einsatzes von UCC-Lösungen. Über sie ist es möglich, direkt per Gespräch zu kommunizieren. Videoanrufe eignen sich beispielsweise sehr gut, um auf schnelle Art und Weise mit Kollegen zu kommunizieren, die sich nicht am selben Standort aufhalten. Daher bringt UCC die Leute näher zusammen und gestaltet die Kommunikation deutlich effizienter. Collaboration-Funktionen ergänzen die Kommunikation. sie ermöglichen es beispielsweise, gemeinsam und gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten, auch wenn die Teilnehmer des Meetings an verschiedenen Standorten sitzen.

ITM: Welche Entwicklung erwarten Sie in den nächsten Jahren in Bezug auf die unternehmensinterne Kommunikation?
Günther:
Wir sehen viele Möglichkeiten für den Mittelstand. Die Frage ist nur, in welcher Ausprägung und wann UCC-Lösungen dort realisiert werden. Kurzfristig eher noch verhalten, denn es müssen in vielen Unternehmen erstmal die notwendigen Voraussetzungen geschaffen werden. Die Grundlage für alle UCC-Dienste wird jedoch durch die Abschaltung der bisherigen ISDN-basierten Telefonanschlüsse der Deutschen Telekom weiter forciert. Sie soll bis Ende 2018 abgeschlossen sein.

Gerade im Zuge der stattfindenden Umstellung von ISDN auf All-IP ist es wichtig, dass Unternehmen sich nicht allein mit ihrer Festnetzinfrastruktur befassen, sondern sich auch mit UCC auseinandersetzen. Sie müssen sich einen Überblick verschaffen, welche Lösungen es gibt, und dann entscheiden, welche davon für das eigene Unternehmen sinnvoll sind. Die Umstellung der Telefonanschlüsse bietet die Chance, die alte ISDN-Parallelwelt, die sich nur sehr eingeschränkt in digitale Prozesse einbinden lässt, durch moderne IP-basierte Plattformen zu ersetzen. Das ginge zum Beispiel mit einer IP-basierten UCC-fähigen Sprachlösung im eigenen Rechenzentren (o2 All-IP) oder mit einer cloud-basierten Telefonie-Lösung wie beispielsweise Digital Phone von o2. Der derzeitige Technologiewandel bietet die einmalige Chance, alte Zöpfe abzuschneiden und auf moderne Lösungen umzustellen. Dies setzt wie oben erwähnt eine leistungsfähige Unternehmensvernetzung voraus, die mit den steigenden Bandbreiten schrittweise mithalten kann und andererseits mit den immer neuen „Bedrohungslagen“ umzugehen weiß.

Für eine Übergangszeit können dennoch die bestehenden Systeme mit o2 All-IP weiterbetrieben werden. Der Umstieg ist dadurch einfach und schrittweise möglich. Dies erleichtert nicht zuletzt den Mitarbeitern das schrittweise Erlernen der neuen Möglichkeiten. Mittel- und langfristig wird die Integration von UCC-Lösungen weiter voranschreiten. Kaum ein Unternehmen wird darauf verzichten können.

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