13.11.2017 Vernetzte Kommunikation

Arbeitsplatz der Zukunft

Von: Kathrin Zieblo

Der Weg zum digitalen Arbeitsplatz der Zukunft führt über moderne Kommunikations-Tools sowie die konsequente Vernetzung und Synchronisierung aller Kanäle. Vor allem Unified-Communications- und Collaboration-Tools (UCC) unterstützen dabei, interne Abläufe zu beschleunigen und die Produktivität zu erhöhen.

  • Unified-Communications- und Collaboration-Tools (UCC) unterstützen dabei, interne Abläufe zu beschleunigen und die Produktivität zu erhöhen.

    Unified-Communications- und Collaboration-Tools (UCC) unterstützen dabei, interne Abläufe zu beschleunigen und die Produktivität zu erhöhen.

  • Arne Günther, Produktmanager Festnetzprodukte  B2B bei Telefónica Germany

    „Die Grundlage für alle UCC-Dienste wird durch die Abschaltung der bisherigen ISDN-basierten Telefonanschlüsse der Deutschen Telekom weiter forciert. Sie soll bis Ende 2018 abgeschlossen sein.“ Arne Günther, Produktmanager Festnetzprodukte B2B bei Telefónica Germany

  • Dr. Ralf Ebbinghaus, CEO der Swyx Solutions AG

    „UCC-Lösungen ermöglichen es Mittelständlern, ihre Prozesse zu verschlanken und zu verbessern. Die Vernetzung verschiedener Kommunikationskanäle sorgt für Erleichterungen in den täglichen Arbeitsabläufen.“ – Dr. Ralf Ebbinghaus, CEO der Swyx Solutions AG

  • Günter Junk, CEO von Virtual Solution.

    „Unternehmen müssen sich Gedanken über die richtigen Tools machen, die es Mitarbeitern erlauben, überall auf eine einfache Art und Weise produktiv zu sein, und auch gleichzeitig genügend Schutz für Firmeninformationen liefern“, rät Günter Junk, CEO von Virtual Solution.

  • Rudi Stahl, Channel Director DACH bei Snom

    „Gefragt sind smarte UCC-Dirigenten, die die verschiedenen Kommunikationsarten und -möglichkeiten im Zuge der digitalen Transformation perfekt orchestrieren und dazu beitragen, dem Wettbewerb immer die nötige Nasenlänge voraus zu sein“, schildert Rudi Stahl, Channel Director DACH bei Snom.

Die Formen der digitalen Kommunikation haben sich in den letzten Jahren vervielfältigt und sind gleichermaßen flexibel geworden. Zur E-Mail, dem wichtigsten Informationsmittel auf geschäftlicher Ebene, gesellen sich seit einiger Zeit nun auch die aus der privaten Nutzung beliebten Instant Messenger sowie Internettelefonie und Videokommunikation aus der Cloud. Die Vernetzung und Synchronisierung dieser verschiedenen Kommunikationskanäle und -mittel gelten als die wesentlichen Anforderungen, die kleine und mittelständische Unternehmen bewältigen müssen, um ihren Mitarbeitern einen modernen und zukunftsfähigen Arbeitsplatz bieten zu können. Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle Studie „Arbeitsplatz der Zukunft“, die IDG Research Services mit Unterstützung der Swyx Solutions AG und Sipgate sowie weiteren Partner durchgeführt hat.

Über 1.500 Unternehmen und Mitarbeiter wurden im Juni 2017 zu ihren Vorstellungen über den Arbeitsplatz der Zukunft befragt und dazu, wo sie Herausforderungen und Lösungsansätze sehen. Insgesamt rund 80 Prozent der befragten Unternehmen wollen in den kommenden zwölf Monaten in die Infrastruktur investieren, um flexibleres und mobileres Arbeiten zu ermöglichen. Ein Drittel aller Befragten plant dies für die gesamte Organisation, knapp die Hälfte immerhin noch für einige Unternehmensbereiche. Lediglich 15 Prozent der Unternehmen sehen keine Investitionen in ihre Infrastrukturen vor.

Die Entwicklung hin zu einer digitalen und gleichzeitig mobilen Arbeitsumgebung, die nicht länger nur aus stationären Arbeitsplätzen besteht, verstärkt den Einsatz von Unified-Communications- und Collaboration-Tools (UCC). „UCC-Lösungen liefern mobile Freiheit. Die Arbeit wird deutlich flexibler, da der Standort kein beschränkender Faktor mehr ist. Ganz gleich ob im Büro, im Home Office, am Flughafen oder im Ausland. UCC unterstützt intelligente standortübergreifende Verteilungskonzepte“, schildert Arne Günther, Senior Produktmanager Festnetzprodukte B2B bei der Telefónica Germany GmbH, die Vorteile. Beispiele, die er anführt, sind u.a. die Erreichbarkeit über eine zentrale Rufnummer – per App auf dem Smartphone, eine Softphone-Lösung am Computer oder das Tischtelefon.

Um das Potential voll auszuschöpfen, sollten alle – neue wie alte – Kommunikationskanäle nach Möglichkeit in einer einheitlichen Anwendungsumgebung integriert werden sowie verschiedene Plattformen und Endgeräte unterstützen. Im Mittelpunkt steht dabei der „Unified“-Gedanke, also die Vereinheitlichung von Kommunikation und der Zusammenarbeit. Um den Informationsaustausch zu fördern, sollten alle Unternehmensbereiche, Standorte und Mitarbeiter berücksichtigt werden. Günter Junk, CEO von Virtual Solution, weiß zu berichten, dass „UCC-Lösungen zur Effizienzsteigerung von Arbeitsabläufen beitragen und die Zusammenarbeit untereinander intensivieren. Gerade in mittelständischen Unternehmen mit kurzen Kommunikationswegen verstärkt sich dieser Effekt noch“. So können beispielsweise bestimmte Projekte oder Zwischenstände in einem Gemeinschafts-Tool veröffentlicht werden, damit alle Beteiligten jederzeit den Status quo in Echtzeit einsehen können und alle Informationen aktuell verfügbar haben.

Veränderung im Kommunikationsverhalten

Aufgrund der technischen Neuerungen, um inner- und außerhalb des Unternehmens miteinander in Interaktion zu treten, verändert sich sowohl die Kommunikationsart als auch der Umgang mit Kollegen und Geschäftspartnern. Diese Umstellung beschreibt Ralf Ebbinghaus, CEO der Swyx Solutions AG, wie folgt: „Natürlich verändern neue Tools die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren und arbeiten. Doch dabei behält jede Kommunikationsform ihre Daseinsberechtigung.“ Weiter schildert er, dass sich Instant Messaging vor allem dafür eignet, auf schnellem Wege schriftliche Informationen auszutauschen – etwa im Telefonat mit einem Interessenten oder um technische Details bei Kollegen zu erfragen. Es gibt allerdings auch Inhalte, die sich in einem persönlichen Gespräch besser besprechen lassen.

Dies bestätigt auch Rudi Stahl, Channel Director DACH bei Snom. Seiner Meinung nach ermöglicht „das Vier-Augen-Gespräch oder das persönliche Gespräch via Telefon einen wertschätzenderen Umgang miteinander, da hier alle menschlichen Zwischentöne hörbar/erlebbar werden und entsprechend ein Dialog gestaltet werden kann“. Dies fördere positive Impulse für die Unternehmenskultur und die Kundenbeziehungen. „Es gilt also, die richtige Balance zwischen schriftlicher Kommunikation und dem Sprachdialog zu finden“, fasst Stahl zusammen.

Dass das Telefon nach wie vor eine wichtige Rolle im Unternehmen spielt, belegt auch die bereits erwähnte Studie, laut derer rund 88 Prozent der Befragten das Telefon nach der E-Mail für das wichtigste Arbeitswerkzeug halten. Aus diesem Grund empfiehlt Ralf Ebbinghaus: „Verantwortliche sollten bei der Entscheidung für eine UCC-Lösung nicht nur auf innovative Features schauen, sondern darauf achten, den tatsächlichen Bedarf des Unternehmens abzubilden.“ So gibt es schließlich auch noch Betriebe, die gerne auf das Fax zurückgreifen.  

Doch nicht allein der Innovationsgrad einer Lösung, sondern vor allem, dass sie von den Anwendern akzeptiert, verstanden und genutzt wird, ist von Bedeutung. „Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeiter einzubeziehen und ihre Anforderungen schon bei der anfänglichen Bedarfsanalyse zu berücksichtigen“, regt Ralf Ebbinghaus an. Eine große Rolle spielt dabei die intuitive Bedienbarkeit, um lange Eingewöhnungszeiten zu vermeiden und damit der Nutzen im Arbeitsalltag schnell zum Tragen kommt. Darüber hinaus sollte ein Rahmen für den Informations- und Wissenstransfer definiert werden, bei dem die nutzbringende und zielführende Kommunikation der Mitarbeiter in den Fokus gerückt wird.

Datenschutz hat oberste Priorität

Bei der Nutzung der verschiedenen UCC-Tools, über die ja nicht selten auch vertrauliche Inhalte ausgetauscht werden, ist es „wichtig, dass die interne Kommunikation so weit wie möglich in einem Intranet stattfindet, das gegenüber dem Internet professionell abgesichert ist“, erläutert Arne Günther von Telefónica. Doch nicht allein der Aspekt der Sicherheit ist hier von Bedeutung, „gut gemacht und nutzerorientiert konzipiert, fördert ein Social Intranet den Dialog zwischen den verschiedenen Abteilungen, Filialen oder Standorten von Unternehmen sowie die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander“, weiß Rudi Stahl zu berichten.

Grundsätzlich müssen „bei der Auswahl der geeigneten Lösung das Thema Datensicherheit und der Schutz der Privatsphäre eine übergeordnete Rolle spielen“, rät Günter Junk von Virtual Solution. Er verweist dabei beispielsweise auf Anwendungen wie Whatsapp, die im privaten Bereich sehr beliebt und verbreitet sind, sich für die dienstliche Nutzung mit Blick auf die Datenschutz-Grundverordnung allerdings nicht eignen. „Deswegen sollten Tools, bevor sie zum Einsatz kommen, genau auf die Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung oder die strikte Trennung zwischen privatem und geschäftlichem Bereich untersucht werden“, gibt Junk zu bedenken. Auch Arne Günther rät, „bei Lösungen aus der Cloud und über das Internet sollte auf eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geachtet werden und darauf, wo die eigenen Daten letztendlich gespeichert sind“.

Fest steht, dass sprachliche Kommunikation auch zukünftig in vielen Bereichen ihren hohen Stellenwert beibehalten wird, auch, wenn zunehmend neue Anwendungen für die schriftliche Form entwickelt und getestet werden. Daher sollte „jedes Unternehmen individuell ermitteln, wo schriftliche und persönliche bzw. telefonische Kommunikation für seine speziellen Bedarfe ihre nutzbringenden Stärken hat und die ‚Best practice‘ entsprechend in eine Handlungsempfehlung und ein Regelwerk für die Teams umsetzen“, rät Rudi Stahl. Dabei gilt es abhängig von der Branche zu bedenken, dass es sich meist nur um eine Momentaufnahme handelt, die sich aufgrund neuer Gewohnheiten und Entwicklungen schnell verändern kann. „Was gestern noch verpönt war, ist heute mehrheitlich akzeptiert“, konkretisiert Stahl. Eine regelmäßige Überprüfung der im Einsatz befindlichen und vielleicht auch erlaubten bzw. verbotenen Tools sei daher unerlässlich.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

 

 

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