15.12.2017 Sinnvolle Archivierungsmethoden

Bandspeicher in der Firma: „Brennt es, ist alles weg“

Von: Lea Sommerhäuser

Kurt Kraus, Pre-Sales Engineer bei Storagecraft, erläutert im Interview, welche Archivierungsmethoden für Mittelständler sinnvoll sind und welche nicht. Außerdem berichtet er, inwieweit die Storage-Anbieter beim Thema „DSGVO“ den Anwendern Hilfestellung geben können.

Kurt Kraus, Storagecraft

Laut Kurt Kraus, Pre-Sales Engineer bei Storagecraft, haben sich „viele IT-Provider auf das Thema ‚DSGVO’ vorbereitet und können gute Hilfe leisten“.

ITM: Herr Kraus, wie viel Aufmerksamkeit schenken Mittelständler anno 2017 dem Thema „Effizientes Datenmanagement“?
Kurt Kraus:
Effizientes Datenmanagement ist eines der Kernthemen, auch im Mittelstand. Auf der einen Seite geht es darum, Daten möglichst günstig zu speichern. Auf der anderen Seite geht es darum, die Daten verfügbar zu machen, die für das Bestehen und die Funktion des Unternehmens unabdinglich sind. Ganz plakativ gesagt: Finanzdaten sind z.B. wichtig – Mitarbeiter-MP3s nicht. Mit einem effizienten Datenmanagement sind Unternehmen in der Lage, Produktivdaten, Archivdaten, aber auch Backup-Daten so zu speichern, dass der Produktionsprozess gesichert ist und gleichzeitig die Budgets nicht explodieren. Effizientes Datenmanagement wird in Zeiten von Big Data, Cloud und auch jeglicher Virtualisierung immer wichtiger.

ITM: Viele Daten benötigen viel Speicherplatz, doch der darf gerade im Mittelstand natürlich nicht zu teuer sein. Wie können Mittelständler ihr Datenvolumen grundsätzlich so gering wie möglich halten, um Kosten zu sparen?
Kraus:
Durch intelligente Speichersysteme, die erkennen, welche Daten wichtig sind. Mit Datendeduplizierung und Komprimierung können mittelständische Unternehmen ihre Daten kostengünstig speichern. Darüber hinaus können unterschiedliche Speichermedien die Kosten deutlich reduzieren. Während manche Anwendungen heute Flash-Speicher fordern, sind andere Applikationen mit klassischen und wesentlich günstigeren Festplatten zufrieden. Eine weitere Variante, die Kosten zu kontrollieren, wird durch Scale-Out-NAS-Speichersysteme gegeben. Ein wesentlicher Teil der Kosten liegt auch in der Administration. Scale-Out-NAS-Speicher skalieren durchgängig und ohne höheren Administrationsaufwand. Diese Technologie ist mittlerweile auch für den Mittelstand verfügbar.

ITM: Archivieren Mittelständler ihre Daten grundsätzlich richtig oder herrscht noch viel Aufklärungsbedarf?
Kraus:
Da herrscht unbedingt noch Aufklärungsbedarf. Vor allem gibt es nach wie vor sehr viele Unternehmen, die Backup mit Archivierung gleichsetzen. Dabei geht es hier um fundamental unterschiedliche Dinge. Es ist nämlich gleichermaßen wichtig wie schwierig für Unternehmen, die Daten herauszufiltern, die tatsächlich ins Archiv wandern können. Zu Hilfe kommen hier intelligente Lösungen. Die nächste Frage für das IT-Team ist dann, auf welchem Medium die Daten archiviert werden sollten. Ob auf Platte oder Band muss im Einzelfall entschieden werden.

ITM: Welche Unternehmensdaten müssen überhaupt archiviert werden? Und bei welchen ist eine revisionssichere Archivierung nicht zwingend notwendig?
Kraus:
Die revisionssichere Archivierung ist weitgehend vom Gesetzgeber geregelt. Daten der Buchhaltung beispielsweise benötigen ein revisionssicheres Archivieren. Andere Daten hingegen unterliegen dieser Verpflichtung nicht. Hinzu kommt, dass manche Branchen, beispielsweise die Medizin, deutlich höhere Ansprüche an die Revisionssicherheit als eine Gärtnerei haben. Auch hier muss jeder Einzelfall genau betrachtet und dann entsprechend datentechnisch behandelt werden.

ITM: Welche Archivierungsmethoden erachten Sie für Mittelständler am sinnvollsten?
Kraus:
Bandlaufwerke und Worm-Medien sind durchaus sinnvoll. Leider wird sehr häufig aus Kostengründen eine Online-Archivierung im Mittelstand als erster Lösungsansatz verworfen. Dabei hat diese Archivierungsmethode deutliche Vorteile, beispielsweise hinsichtlich der Datensicherheit. Viele Unternehmen belassen ihre Bänder im Unternehmen. Brennt es, ist alles weg. Die Sicherung der Daten in der Cloud und auf dezentral gelagertern Servern ist hier von unschätzbarem Wert.

ITM: Wie gewährleisten entsprechende Storage-Lösungen die Sicherheit der Daten?
Kraus:
Beispielsweise durch die Verwendung von Worm-Medien wird die Sicherheitsthematik auf den Lösungshersteller übertragen.

ITM: Ab dem 25. Mai 2018 gilt die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Ist der Mittelstand hierauf vorbereitet oder hat er das Thema bisher links liegengelassen?
Kraus:
Viele Unternehmen nehmen die DSGVO sehr ernst und einige sind bereits gut vorbereitet. Die DSGVO ist aber recht komplex und erfordert die Bereitstellung von Ressourcen, die nicht allen zur Verfügung stehen. Daher haben einige Unternehmen etwas zu spät begonnen, die entsprechenden Prozesse zu planen und aufzusetzen, und wurden dann vom Umfang der nötigen Umstellungen überrascht. Einige Unternehmen werden daher nicht bis zum Mai 2018 die nötigen Vorbereitungen für die Einhaltung der DSGVO abgeschlossen haben.

ITM: Welchen Einfluss übt die EU-DSGVO konkret auf die Datenarchivierung aus?
Kraus:
Generell soll die DSVGO die Datensicherheit verbessern. Das hat natürlich auch Einfluss auf die Archivierung. Es stellt sich die Frage, ob bestehende Archivlösungen konform sind oder nicht und welche Archive durch andere Lösungen ersetzt werden müssen.

ITM: Bestimmte personenbezogene Daten sind (nach gesetzlichen Regelungen) revisionssicher und mit Schutz vor Löschung und Manipulation zu verwahren. Die EU-DSGVO bringt allerdings das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden“ mit sich. Ein Widerspruch? Wie wird hier vorgegangen?
Kraus:
Die juristische Auslegung im Einzelfall, was „vergessen“ werden darf, müssen Rechtsfachleute beurteilen. Im Zweifel ist es besser, regelkonform und revisionssicher zu speichern, als sich einer potentiellen Strafe auszusetzen.

ITM: Mit welchem Aufwand können bereits seit langem im Einsatz befindliche Speicher- und Archivierungslösungen entsprechend angepasst werden?
Kraus:
Der genaue Aufwand hängt natürlich von der existierenden Archivstruktur, der Datenmenge und den verfügbaren Ressourcen ab. Generell lässt sich aber sagen, dass moderne Speicherlösungen wie Scale-Out-NAS-Speichersysteme den Datentransfer ohne Probleme unterstützen und auch vereinfachen. Die sogenannten „Forklift-Upgrades“, die manche IT-Experten nicht mehr schlafen lassen, können so vielfach vermieden werden.

ITM: Wie sollten Unternehmen demnach bei der Auswahl ihres Storage-Anbieters zukünftig vorgehen? Welche Kriterien sind neben der EU-DSGVO besonders wichtig?
Kraus:
Gerade im Mittelstand ist der Storage-Anbieter ja selten der Hersteller selbst, sondern ein spezialisiertes Partnerunternehmen, beispielsweise ein Systemhaus. Dieser Partner muss die entsprechenden Voraussetzungen und vor allem das Wissen rund um die DSVGO mitbringen. Hier ist Beratungsleistung gefragt, einerseits bei der Bestandsaufnahme und Analyse des existierenden Speichers, andererseits bei der Empfehlung für den Speicher zur Umsetzung der DSVGO. Insgesamt haben sich viele IT-Provider schon gut auf das Thema „DSGVO“ vorbereitet und können mittelständischen Unternehmern kompetente Hilfe leisten. Weil aber jedes Unternehmen unterschiedlich ist, liegt auch viel Verantwortung beim Kunden selbst. Kein Unternehmer sollte sich blind auf Systemhäuser verlassen, sondern bereits vorab recherchieren und informiert in ein Beratungsgespräch gehen.

Bildquelle: Storagecraft

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