15.12.2017 Ab in den Reißwolf

Diese Dokumente dürfen 2018 geschreddert werden

Pünktlich zum Jahresbeginn können Dokumente wieder dem Reißwolf übergeben und Dateien unwiderruflich gelöscht werden. Doch um welche handelt es sich dabei konkret?

Dokumente löschen

Laut Gesetzgeber dürfen ab dem 1. Januar 2018 verschiedene Dokumente vernichtet werden.

Grundsätzlich gilt, dass Geschäfts- oder Buchhaltungsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich festgeschrieben und liegen zwischen sechs und zehn Jahren. Im Einzelnen bedeutet dies, dass Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zehn Jahre und Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen sechs Jahre archiviert werden müssen. Unterlagen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte dagegen sind nicht aufbewahrungspflichtig. Solche Papiere können nach eigenem Ermessen und bei Bedarf vernichtet werden.

Diese Unterlagen können ab 1. Januar 2018 weg:

Ab 1. Januar 2018 dürfen Schriftwechsel und Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen, Depotauszüge sowie Finanz- und Gehaltsberichte aber auch Betriebsprüfungsberichte und Jahresabschlusserklärungen, Kassenzettel und Preislisten vernichtet werden, die im Jahr 2011 oder zuvor erstellt wurden.

Aus dem Jahr 2007 oder früher stammende Unterlagen wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kredit- und Steuerunterlagen sowie Lieferscheine dürfen nun ebenfalls dem Reißwolf übergeben oder unwiderruflich gelöscht werden.

„Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmer bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem in einem Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden, beginnt“, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Software-Büros, und verdeutlicht anhand eines Beispiels: „Wenn 2007 die letzte Buchung für 2005 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, können zum 1. Januar 2018 erst diese Unterlagen aus dem Jahr 2005 vernichtet werden.“

Bildquelle: Thinkstock/Wavebreak Media

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