20.11.2017 Kommunikation im Mittelstand

Digital Workplace: Arbeitsstil im Wandel

Mit Unified Communications und Collaboration (UCC) können Mittelständler die Kommunikation im Unternehmen auf die Höhe der Zeit bringen. Worauf es dabei ankommt, erklärt Lena-Alice Nörthemann von Damovo im Interview.

Lena-Alice Nörthemann ist bei Damovo verantwortlich für den Bereich Unified Communications & Collaboration.

Lena-Alice Nörthemann ist bei Damovo verantwortlich für den Bereich Unified Communications & Collaboration.

ITM: Frau Nörthemann, was macht moderne Arbeitsplätze in mittelständischen Unternehmen heutzutage aus?
Lena-Alice Nörthemann:
Das gängige Stichwort „Digital Workplace“ bringt es schon auf den Punkt. Der heutige Arbeitsplatz muss digital sein. Das bedeutet, dass ein moderner Arbeitsplatz so ausgestattet sein sollte, dass die Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Standort, auf die für sie relevanten Unternehmensdaten zugreifen können. Ein moderner Arbeitsplatz ermöglicht das Arbeiten von überall ohne Einschränkungen durch Zugriffsrechte und Endgeräte.

ITM: Wie sollten Mittelständler die Modernisierung ihrer Arbeits-platzumgebungen am besten angehen?
Nörthemann:
„One size fits all“ funktioniert nicht, wenn es um die Modernisierung der Kommunikationsumgebung geht. Aus unserer Erfahrung kann eine Modernisierung erfolgreich umgesetzt werden, wenn folgende Stufen durchlaufen werden: Ein initialer Workshop ermöglicht die Klärung und Dokumentation wichtiger Fragestellungen für alle Beteiligten. Die aktuelle Prozesslandschaft, die vorhandenen IT-Infrastrukturen und ein VoIP-Readiness-Check stehen hier im Vordergrund. Wenn sich UCC-Anwendungen nicht nahtlos miteinander und in bestehende IT-Systemarchitekturen integrieren lassen, entsteht ein technologischer Wildwuchs, der unbedingt verhindert werden sollte.

Im nächsten Schritt erfolgt der Proof of Concept. Hier gilt es, die neue Kommunikationslösung in der Praxis zu testen. In dieser Phase können Optimierungspotentiale am pilotierten System erkannt werden, die dann in die Planung für die Projektumsetzung mit einfließen. Nach erfolgreicher Durchführung ist im letzten Schritt die Schulung der Mitarbeiter ein wichtiger Baustein, um die neue Arbeitsplatzumgebung in den Arbeitsalltag einzugliedern. Die Mitarbeiterzufriedenheit sollte als Erfolgsfaktor im Modernisierungsprojekt nicht unterschätzt werden.

ITM: Welche Technologien sind dafür geeignet?
Nörthemann:
UCC-Lösungen bieten dafür alle technischen Möglichkeiten und die Auswahl an Lösungen verschiedener Hersteller ist groß. Durch den Einsatz von UCC-Lösungen verbindet man seine Teams und Informationen miteinander in Echtzeit und schafft Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Collaboration- und Kommunikationsfunktionen werden in die Anwendungen und Geschäftsprozesse integriert und ermöglichen eine nahtlose, effiziente und geschäftsgetriebene Kommunikation.

ITM: Wie aufwendig sind Projekte zur Modernisierung der Kommunikationsumgebungen?
Nörthemann:
Wie bereits erwähnt, umfasst ein erfolgreiches Projekt zur Umsetzung einer neuen modernen Kommunikationsumgebung mehrere Phasen. Es ist insofern aufwendig, als dass das Projekt nicht nur rein aus der IT herausgetrieben werden kann, sondern die Einbindung der Mitarbeiter unumgänglich ist. Eine effektive Nutzung moderner Collaboration-Anwendungen setzt eine Änderung des Arbeitsstils voraus – ein Wandel, der von Anfang an im Sinne eines Akzeptanzmanagements begleitet werden muss.

Generell sollten Unternehmen ernsthaft prüfen, ob die Verantwortung für Transformation und Management neuer Kommunikationsumgebungen besser bei einem externen Dienstleister aufgehoben ist. Mit der Innovation Alliance haben sich mehrere Dienstleister aus der ITK-Branche zusammengefunden und sich zur Aufgabe gemacht, mittelständischen Unternehmen die Chancen der Digitalisierung aufzuzeigen.

ITM: Welche Rollen spielen im Mittelstand derzeit Konzepte rund um mobiles Arbeiten?
Nörthemann:
Mobiles Arbeiten ist keine Ausnahme mehr. Es reicht nicht mehr aus, integrierte IT und Kommunikationsanwendungen nur für den Innendienst zur Verfügung zu stellen. Vielmehr müssen Anwendungen für die mobilen Arbeitskräfte so angepasst werden, dass der Zugriff auf Firmendaten und -informationen optimal für den jeweiligen Aufgabenbereich unterstützt wird. Und das unabhängig von Zeit, Ort und dem genutzten Endgerät. Konzepte zum mobilen Arbeiten sind daher ein integraler Bestandteil der Modernisierung der Kommunikationsumgebung und spielen eine wichtige Rolle.

ITM: Wie lassen sich „Mobile Workplaces“ effizient und sicher in vorhandene Strukturen einbinden?
Nörthemann:
Die mobile Kommunikation ist mit Blick auf das Thema Sicherheit eine große Herausforderung, da hier heute übliche Bedrohungen (z.B. Malware), der Mobilität und den Geräten geschuldete Herausforderungen (z.B. Diebstahl, einfache Installation von beliebigen Anwendungen, permanent online, beliebige Umgebungen) und die Diversität der Anwendung (z.B. Collaboration, Remote-Zugriff) berücksichtigt werden müssen. Nur wenn ein Sicherheitskonzept im entsprechenden Lösungskontext die Bedrohungspotentiale ganzheitlich identifiziert, die Risiken richtig bewertet und entsprechende technische und nicht-technische Maßnahmen benennt, können mobile Endgeräte und mobile Workplaces sicher in die bestehende Kommunikationsinfrastruktur eingebunden werden.

ITM: Welchen Sicherheitsaspekten sollten die Verantwortlichen hinsichtlich ihrer Kommunikationsstrategie generell Rechnung tragen?
Nörthemann:
Die Verantwortlichen müssen darauf achten, dass die Grundwerte der IT-Sicherheit (Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit) und beim Thema Datenschutz die informelle Selbstbestimmung des Einzelnen nicht unberücksichtigt, unzulänglich betrachtet oder verletzt werden. Diese Parameter müssen z.B. mit der Einführung einer neuen Anwendung oder einer technischen Lösung immer wieder hinterfragt und die festgelegten Anforderungen kontinuierlich mit der Ist-Situation abgeglichen werden. Im Zeitalter der Digitalisierung müssen Geschäfts- und IT-Risiken eine hohe Aufmerksamkeit bekommen, d.h. die Festlegung und Umsetzung einer IT-GRC-Strategie (Governance, Risk und Compliance) ist eine absolute Notwendigkeit.

ITM: Welche Auswirkungen haben moderne Arbeitsplatzmodelle auf die Work-Life-Balance?
Nörthemann:
Die für die erfolgreiche Teamarbeit notwendige Veränderung von Arbeitsgewohnheiten aller Beteiligten setzt ein Umdenken voraus. Genau an dieser Stelle ist Führung gefragt. Nur wenn die Manager eine effektive Zusammenarbeit – und damit verbunden eine aktive Nutzung der verfügbaren Anwendungen – vorleben, werden die Mitarbeiter einen kollaborativen Arbeitsstil adaptieren. Allerdings sollte mit Blick auf die Burnout-Prävention nicht vergessen werden, dass Manager auch eine Vorbildrolle darin haben, Collaboration-Technologien nach Feierabend aktiv abzuschalten oder die Ampel im Präsenzsystem einmal auf Rot zu stellen. Eine effektive Zusammenarbeit setzt nicht zuletzt gesunde und ausgeruhte Mitarbeiter voraus.

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