30.10.2017 Dokumenten-Management

Digitaler Content wird immer wichtiger

Von: Ina Schlücker

Wie der Drucker- und Dokumenten-Management-Spezialist Kyocera künftig die Digitalisierung in den Unternehmen voranbringen will

Digitalisierung vorantreiben

Immer mehr IT-Verantwortliche treiben die Digitalisierung in ihrem Unternehmen voran.

Unter dem Motto „Designing a new Era“ lud Kyocera Document Solutions im September 2017 zu einer Roadshow in mehreren deutschen Städten ein. In diesem Rahmen beleuchtete der Anbieter nicht nur die zukünftigen Herausforderungen für die Anwenderunternehmen, sondern gab auch einen Blick auf die eigene Digitalisierungsstrategie preis.

In welche Richtung sich der japanische Dokumentenspezialist weiterentwickeln will, erläuterte Vertriebsdirektor Stephen Schienbein. Er verwies auf eine IDC-Studie, derzufolge rund 56 Prozent aller IT-Verantwortlichen die Digitalisierung in ihrem Unternehmen vorantreiben wollen. Dabei würden sie vor allem Bereiche wie Archiv- und Workflow-Systeme ins Auge fassen. Laut Schienbein werde im Zuge dessen digitaler „Content“ immer wichtiger, wobei man sich hier mit den hauseigenen Dokumenten-Management-Tools (DMS) wie dem „Workflow Manager“ gut aufgestellt sieht. Denn laut Schienbein basiert der Workflow Manager auf Standards und bietet insbesondere Mittelständlern einen leichten Einstieg ins Dokumenten-Management. Neben einer intuitiven Bedienung punktet die Software, so Schienbein, auch durch ihre hohe Integrationsfähigkeit in andere Büro-Applikationen wie Microsoft Office oder in ERP-Systeme, wo sie als Unternehmensarchiv genutzt werden kann.

Neben der Weiterentwicklung der Software-Palette besitzen für den japanischen Hersteller nach wie vor auch Drucksysteme einen hohen Stellenwert. In diesem Zusammenhang schätzt Stephen Schienbein vor allem die Situation in Deutschland als sehr „glücklich“ ein, da nicht nur viele Unternehmen, sondern vor allem auch die öffentliche Hand noch intensiv mit Papierdokumenten arbeiten. Anders als in anderen europäischen Ländern – wie z.B. im Baltikum oder in den Niederlanden –, sieht er das papierlose Büro hierzulande mitunter noch in weiter Ferne.

Chancen und Risiken der Digitalisierung

In einem weiteren Redebeitrag äußerte sich Ulf Hagedorn, Servicedirektor bei Kyocera, über die im Zuge der zunehmenden Digitalisierung entstehenden Chancen und Risiken. Eine Chance liegt seiner Ansicht nach in der Nutzung der Kyocera Fleet Services (KFS), einer webfähigen Device-Management-Lösung, die als Cloud-Variante nutzbar ist. Per Remote-Zugriff können damit die angebundenen Geräte verwaltet werden. Darüber hinaus soll künftig eine vorausschauende Wartung – neudeutsch Predictive Maintenance – möglich werden. Zu diesem Zweck werden immer mehr Sensoren in die Hardware eingebaut, wodurch Fehler früher erkannt und behoben werden können. Insgesamt sollen sich mithilfe der erhobenen Daten sowohl der Support als auch die Wartung verbessern lassen.

Hinsichtlich möglicher Gefahren verweist Ulf Hagedorn nicht zuletzt darauf, dass Multifunktionsgeräte und vernetzte Drucker durchaus als Einfallstore für Hacker-Attacken fungieren können. Aus diesem Grund sollten die Verantwortlichen großes Augenmerk auf die Organisation ihrer IT-Sicherheit legen. So gilt es, neben regelmäßigen Sicherheitsschulungen der Endanwender auch für sichere Authentifizierungen zu sorgen. Ebenfalls sinnvoll sei die Nutzung bereits integrierter Bordmittel der Endgeräte, wie etwa die Verschlüsselung. Oder man greift auf spezielle Tools zurück, um zum Beispiel die auf Multifunktionsgeräten vorhandenen Daten zu überschreiben.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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