24.10.2017 Schnelleres Dokumentenmanagement

DMS: Flex hat den Dreh raus

Von: Gerhard Ehrne

Ein neues Software-Tool brachte bei der Flex-Elektrowerkzeuge GmbH das Dokumentenmanagement auf die Spur zurück und verbesserte dabei nicht nur die Bearbeitungsgeschwindigkeit, sondern auch die Auskunftsfähigkeit gegenüber den Kunden.

  • Der als Flex bekannte Winkelschleifer

    1922 mit der namensgebenden flexiblen Antriebswelle erfunden, erfüllt heute eine breite Gerätepalette vielfältige Anforderungen beim Bauen, Sanieren und Polieren sowie in der Metall- und Steinbearbeitung.

  • Der als Flex bekannte Winkelschleifer

    Die einzelnen Komponenten für die unterschiedlichen Maschinen und Geräte werden – von wenigen Ausnahmen abgesehen – selbst am Standort Steinheim an der Murr gefertigt.

Es gibt wenige Unternehmen, deren Produkte als Gattungsname für eine ganze Gerätekategorie gelten und die es als Verb sogar in den Duden geschafft haben. Bei den als „Flex“ bekannten Winkelschleifern der Flex-Elektrowerkzeuge GmbH trifft beides zu. 1922 mit der namensgebenden flexiblen Antriebswelle erfunden, erfüllt heute eine breite Gerätepalette vielfältige Anforderungen beim Bauen, Sanieren und Polieren sowie in der Metall- und Steinbearbeitung. Die dafür nötigen Freiräume vor allem im Bereich des Dokumentenmanagements hat sich das Unternehmen mit den Anwendungen der Eks Informatik GmbH verschafft.

Eines der Alleinstellungsmerkmale des Mittelständlers ist die hohe Produktionstiefe, die sich wie ein roter Faden durch alle Bereiche des Unternehmens zieht. Die einzelnen Komponenten für die unterschiedlichen Maschinen und Geräte werden – von wenigen Ausnahmen abgesehen – selbst am Standort Steinheim an der Murr gefertigt. Nach der Prüfung im internen Qualitätslabor werden die Einzelteile anschließend vor Ort in Serie montiert und an Fachhändler unterschiedlicher Branchen verschickt.

Zur Absicherung der hohen Qualitätsstandards setzt das Unternehmen auf eine leistungsfähige IT: Seit Anfang der 1990er-Jahre verrichtet IBM-i-Technologie ihren Dienst. Als Mail-System kommt Lotus Notes/Domino zum Einsatz. Stephanie Hoerer ist bereits seit April 1997 im PC-Bereich der IT tätig und vergleicht die damalige mit der heutigen Situation: „Vor 20 Jahren war ich an dieser Stelle die erste Frau – und zu diesem Zeitpunkt noch alleine. Es gab allerdings auch nur bis zu acht Rechner und die damalige AS/400 zu betreuen. Mittlerweile sind wir zu dritt und verfügen neben einem aktuellen i-Server mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) Comarch ECM iS über etwa 150 PCs und die Peripherie in Form von Druckern, Firewalls sowie Netzwerkkomponenten.“

Ergänzend verwaltet das Team diverse iPhones und iPads der Außendienstmitarbeiter, die an Lotus Notes/Domino angebunden sind. „Grundsätzlich sind wir in der IT auf Lösungen angewiesen, die unser Tagesgeschäft nicht beeinträchtigen. Denn unsere Kernkompetenz sind nun einmal ganz klar Elektrowerkzeuge“, so Hoerer. Neben dem Hauptsitz in Steinheim an der Murr greifen darüber hinaus auch die Niederlassungen in Belgien, den Niederlanden sowie in Tschechien und Italien via VPN auf das DMS-System zu.

Hohes Belegaufkommen


Einen Großteil des administrativen Tagesgeschäfts nimmt bei Flex-Elektrowerkzeuge die Verarbeitung des Belegaufkommens ein. Abgesehen von der Produktion sind darin alle Firmenbereiche eingebunden: Vertrieb, Service, Buchhaltung, Einkauf, Reparatur und Wareneingang. Bei Letzterem wird beispielsweise geprüft, ob es sich auf dem Lieferschein wirklich um die bestellte Menge handelt. Täglich fallen rund 400 Ein- und Ausgangsrechnungen, etwa 30 Wareneingangsbelege und rund ebenso viele Bestellungen aus dem ERP-System sowie Webshop an. Dazu kommen diverse Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Angebote, Speditionsaufträge und Zollanforderungen sowie Zeitabfragen des Personals. Alle Belege werden im DMS-System eingescannt, erfasst und archiviert.

Stephanie Hoerer erklärt: „Gerade an dieser wichtigen Schnittstelle, an der sowohl interne wie auch externe Dokumente verarbeitet werden, traten verstärkt Unregelmäßigkeiten und Anfragen der Anwender auf.“ Eine schnelle Analyse ergab, dass sich diese größtenteils auf den serienmäßigen Document Viewer des DMS-Systems zurückführen ließen. „Salopp gesagt, ‚vertrugen’ sich manche Versionen der Software nicht mit den von uns eingesetzten Rechnerbetriebssystemen. Eine funktionierende Schnittstelle zum DMS-System ist für uns jedoch essentiell, da wir darüber archivierte Belege bearbeiten, suchen und Kunden eine Rechnung noch einmal zusenden können“, beschreibt Stephanie Hoerer die damalige Situation.

Alternativen gesucht


Aufgrund der sich häufenden Support-Anfragen der Anwender nahm schließlich die Eks Informatik Kontakt zu Stephanie Hoerer auf. Die DMS-Spezialisten aus Götzis in Österreich hatten das Unternehmen bereits in der Vergangenheit im Rahmen von mehreren Projekten betreut. 2012 ging es etwa um die Einführung von LDOX.Filelock zur Sicherstellung der Worm-Funktionalität (Write once read many). Im Jahr 2015 wurde die Wartung des DMS-Systems den Österreichern übertragen.

Als es schließlich Anfang 2016 um den Document Viewer ging, hatte Stephanie Hoerer von Anfang an ein gutes Gefühl: „Der Anbieter konnte uns bereits in der Vergangenheit für jede Anforderung eine Lösung präsentieren.“ Für diesen speziellen Fall schlug Eks die Ablöse des serienmäßigen DMS-Clients durch den LDOX.Viewer vor. Die von den Österreichern eigenentwickelte .Net-Anwendung ist mit allen Windows-Betriebssystemen kompatibel und bietet über eine intuitive Benutzeroberfläche den Zugriff auf Dokumente und Daten in Comarch ECM iS.

Stephanie Hoerer wollte das Produkt zunächst an einem Arbeitsplatz testen. Sowohl die Einrichtung via Fernzugang als auch die Umstellung der Scan-Profile inklusive der Anpassungen im Client, DMS-System und auf dem i-Server verliefen unkompliziert. Aufgrund dieser Erfahrungen entschloss sich Flex-Elektrowerkzeuge für den flächendeckenden Einsatz des LDOX.Viewer mit insgesamt 40 Lizenzen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die Modernisierung sollte nach Ablauf der Testphase im dritten Quartal 2016 erfolgen, bis zum Ende des Jahres waren schließlich alle Clients umgestellt. Im Gegensatz zu früher muss Hoerer die Einrichtung eines neuen Arbeitsplatzes nun nicht mehr direkt beim Anwender vornehmen. Die jeweils aktuelle Version der Software liegt auf dem Fileserver und steht allen zur Verfügung. Der administrative Aufwand hat sich dadurch immens verringert, da die Installation innerhalb weniger Minuten erledigt ist. Stephanie Hoerer zieht einige Monate nach der Umstellung ein erstes Fazit: „Wir sind mit der Umstellung zufrieden, auch da seitens der Anwender keine Reklamationen mehr kommen. Zudem konnten wir sowohl die Bearbeitungsgeschwindigkeit als auch die Auskunftsfähigkeit unseren Kunden gegenüber verbessern.“

Die Flex-Elektrowerkzeuge GmbH

Geschäftsfeld: Herstellung von Elektrowerkzeugen u.a. von Winkelschleifern
Gründung: 1922
Hauptsitz: Steinheim an der Murr
Mitarbeiter: rund 230


Bildquelle: Flex

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