20.11.2017 Systematischer Umstieg für Unternehmenserfolg

Erfolgsmodell digitaler Arbeitsplatz

Von: Dirk Pfefferle

Veränderte Rahmenbedingungen im Kampf um den Kunden und eine neue Erwartungshaltung der Mitarbeiter erfordern moderne und mobile Arbeitsplätze. Warum mittelständische Unternehmen besser heute als morgen auf „Digital Workplaces“ setzen sollten und welcher Weg zum Umsetzungserfolg führt.

Der Digital Workplace als Antwort auf aktuelle Herausforderungen

Der Digital Workplace als Antwort auf aktuelle Herausforderungen

Kunden greifen heute jederzeit und von jedem Gerät auf Produkt- und Unternehmensinformationen zu. Ihnen eine exzellente Customer Experience zu bieten, erfordert Agilität. Und diese beginnt am Arbeitsplatz des einzelnen Mitarbeiters – mit dem geeigneten Werkzeug, damit er den Käufer passgenau über den richtigen Kanal bedienen kann.

Doch lässt die Arbeitsplatzausstattung im Mittelstand oft noch immer zu wünschen übrig – meist aus dem Wunsch heraus, die begrenzten Mittel sparsam einzusetzen. Das ist mehrfach riskant. Denn auch die Anforderungen der Mitarbeiter an das bereitgestellte Werkzeug haben sich verändert. Durch ihre Nutzererfahrungen mit Apps im privaten Bereich haben gerade Digital Natives sich an Zugriffsmöglichkeiten und eine Performance gewöhnt, wie sie meist nur eine Cloud-Lösung bieten kann. Fühlen sie sich an ihrem Arbeitsplatz eingeschränkt, so werden sie sich auf die Suche nach Ausweichlösungen machen und weniger Energie in ihre Kernaufgaben stecken. Das senkt die Produktivität und frustriert die Mitarbeiter mit negativen Folgen für Kundenzufriedenheit und Gesamtgeschäftserfolg.

Gleichzeitig ist ein Höchstmaß an Flexibilität gefragt. Aktuelle Studien haben ergeben, dass Arbeitnehmer sich heute wünschen, dort zu arbeiten, wo sie am produktivsten sind und mit dem Gerät, das ihnen am nächsten ist. Sie wollen Routinearbeiten direkt beim Kunden erledigen oder ihre Reisezeiten für anstehende Aufgaben nutzen. Viele Mitarbeiter arbeiten zudem regelmäßig im Home Office – in Zeiten des Fachkräftemangels auch ein wichtiges personalpolitisches Instrument.

Digital Workplace: Antwort auf aktuelle Herausforderungen

Digitale Arbeitsplätze, wie sie beispielsweise Citrix gestaltet, liefern eine praxistaugliche Lösung für diese Anforderungen. Sie erlauben den Mitarbeitern, kontextbezogen und sicher auf alle Applikationen, Daten und Informationen zuzugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen – ob auf dem Desktop-PC im Büro, dem Laptop oder auf mobilen Endgeräten. Dabei arbeiten die Nutzer jederzeit und an jedem Ort mit den gewohnten Anwendungen in der aktuellsten Version. Beste Voraussetzungen also, damit sie ihre Aufgaben schneller erledigen und auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen können.

Auch in Sachen Sicherheit und Datenschutz hat der Digital Workplace die Nase vorn. Der Administrator behält im Blick, wie und wo bestimmte Geräte zum Einsatz kommen. So kann er potentielle Bedrohungen gezielt minimieren – etwa mithilfe von Zugriffsbeschränkungen, sobald das Gerät in einem ungesicherten öffentlichen WLAN in Betrieb ist. Cloud-Arbeitsplätze haben zudem den Vorteil, dass sie auf einer gesicherten Cloud-Plattform laufen, während der Anwender das Endgerät seiner Wahl uneingeschränkt nutzt.

Entlastung der internen IT

Gleichzeitig profitiert das IT-Management von Entlastungen und spürbaren Transparenzgewinnen. Denn die Digital-Workplace-Technologien ermöglichen es, ein breites Tool-Spektrum auf einer zentralen Plattform bereitzuhalten. Selbst in heterogenen IT-Landschaften lassen sich Updates und Lizenzen damit effizient verwalten sowie benötigte Anwendungen schneller und einfacher zur Verfügung stellen, unabhängig vom Endgerät, bedarfsgerecht und im passenden Kontext. Dies steigert das Innovationspotential im Unternehmen. Und es senkt die IT-Kosten.

So sind bei Desktop-as-a-Service-Angeboten (DaaS) beispielsweise alle Instanzen in einer Public Cloud untergebracht. Bezahlt werden nach dem „pay-as-you-go“-Modell nur die Services, die die Mitarbeiter tatsächlich nutzen. Lizenzkosten entfallen und Instanzen, die nicht mehr im Einsatz sind, lassen sich per Knopfdruck abschalten. Dass sich ausgewiesene Security-Fachleute beim DaaS-Anbieter um die Sicherheit und Administration der verfügbaren Applikationen kümmern, entlastet die interne IT zusätzlich.

Dennoch sollten Unternehmen den Umstieg auf digitale Arbeitsplätze mit Bedacht angehen. Er bindet die oft ohnehin knappen Ressourcen, gerade wenn intern wenig einschlägiges Know-how vorhanden ist. Zunächst sollten die IT-Verantwortlichen die Arbeitsweise sowie Vor- und Nachteile der einzelnen Technologien verstehen, die sich für digitale Arbeitsplätze anbieten – etwa lokal gehostete virtuelle Desktops (VDI), DaaS, Enterprise-Mobility-Management-Lösungen (EMM) oder Remote Desktops. Welche Lösung eignet sich für welchen Use Case und was kostet sie?

Im nächsten Schritt sollten Unternehmen insbesondere ihre Top Performer und deren Anforderungen im Detail kennenlernen. Wo liegen ihre Pain Points? Wo entfaltet ein digitaler Arbeitsplatz potentiell den größten Nutzen? Anschließend ist das interne IT-Management unter die Lupe zu nehmen. Welches Know-how und Budget stehen zur Verfügung? Welche Apps laufen gegebenenfalls bereits in der Cloud? Die Verantwortlichen aus Software-Entwicklung, IT-Sicherheit und anderen beteiligten Teams sollten gemeinsame Prioritäten diskutieren und festlegen.

Schließlich sollten Unternehmen die Zusammenarbeit mit einem geeigneten Umsetzungspartner in Betracht ziehen. Oft ist es zeit- und kostensparender, einen erfahrenen Systemintegrator zu Rate zu ziehen, als intern die richtigen Technologien zusammenzustellen. Der Blick von außen hilft, Silos zu vermeiden und zu kurzfristig zu denken. Denn digitale Arbeitsplätze werden die Arbeit der Mitarbeiter und den Erfolg von Unternehmen auch künftig stark prägen.

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