24.11.2017 Online-Händler für Tierfutter

Start-up nutzt revisionssichere Cloud-Ablage

Von: Mechthilde Gruber

Das junge, stark wachsende Unternehmen Alphapet Ventures legt Wert auf schlanke Strukturen in der Administration. Ein Dokumentenmanagement-System sorgt nun bei dem Tierfutterspezialisten für Transparenz in der Kreditorenbuchhaltung, wobei aufgrund der variablen Kosten und der Skalierbarkeit allein eine Cloud-Lösung in Frage kam.

  • Onlinehändler für Tierfutter

    Wer hochwertiges Futter für seine Vierbeiner sucht, zählt schnell zu den Kunden von Alphapet

  • Tierfutter von Alphapet Ventures

    Online-Anbieter für Premium-Tiernahrung

Das Münchner Start-up Alphapet Ventures, zu dem die Online-Shops www.petspremium.de und www.hundeland.de gehören, hat sich in Deutschland in kurzer Zeit als ein führender Anbieter für Premium-Tiernahrung etabliert. Wer hochwertiges Futter für seine Vierbeiner sucht, zählt schnell zu den Kunden des digitalen Markenartiklers. Mehrere Tausend Aufträge sind es heute, die die Münchener täglich abwickeln. Rund 70 Mitarbeiter sorgen für die beste Produktauswahl, das Angebot, die Abwicklung und guten Kundenservice. Rechtzeitig bestellte Ware ist bereits am nächsten Tag beim Kunden.

Das Start-up will aber noch deutlich größer werden. Durch eine millionenschwere Wachstumsfinanzierung hat Alphapet aktuell die Chance, sein Angebot auszubauen und weiter zu expandieren. Um den Erfolg zu sichern, legt das junge Unternehmen gleichzeitig großen Wert auf eine leistungsfähige Administration. Seit Oktober 2016 ist dafür in der Kreditorenbuchhaltung das Dokumentenmanagement-System Docuware im Einsatz.

Zusammenschluß der Start-ups

Alphapet ist vor über einem Jahr durch den Zusammenschluss der beiden Start-ups Pets Premium GmbH und ePetworld GmbH entstanden. Die Finanzbuchhaltung war in beiden Unternehmen unterschiedlich organisiert. Eingangsrechnungen wurden teils als PDF auf Servern gespeichert, teils in Papierform in Ordnern abgeheftet und wöchentlich in großen Umschlägen zur externen Buchhaltung geschickt. Durch das extreme Wachstum der Firmen und noch verstärkt durch ihren Zusammenschluss ist die Papierflut enorm gestiegen, die Speicherung der Rechnungen als PDF erwies sich als ineffizient. Es war zunehmend schwierig, sehr aufwendig und nur mit zeitlicher Verzögerung möglich, einen Überblick über die Verbindlichkeiten des Unternehmens zu erhalten, so Claus W. Küster, CFO von Alphapet. „Cash ist unser Lebenselixier“, betont der Finanzchef. „Als junges Unternehmen müssen wir jederzeit einen Überblick über unsere Liquidität haben.“ So entschied man sich ein Dokumentenmanagement-System (DMS) einzuführen. Für Docuware sprach neben der Revisionssicherheit vor allem die einfache Handhabung. Bei der Archivierung der Rechnungen sorge die automatisierte Indexierung für eine sinnvoll strukturierte Ablage, so Küster. Ein letztlich entscheidendes Argument war, die Software aus der Cloud beziehen zu können. „Wir als E-Commerce-Unternehmen brauchen eine schlanke, flexible und skalierbare IT-Infrastruktur. Da ist eine Cloud-Lösung ohne eigene Hardware ideal“, sagt der CFO.

Zentraler Dokumenten-Pool

Anfang Oktober 2016 wurde das System mit Unterstützung von Docuware-Experten innerhalb eines Tages gestartet und läuft mit kleinen Nachbesserungen einwandfrei. Zusätzliche Hardware musste nicht angeschafft werden, zum Scannen der Belege war das notwendige Equipment bereits vorhanden. Durch die cloud-basierte Lösung waren keine zusätzlichen Investitionen nötig. In der Kreditorenbuchhaltung werden heute die täglich circa 50 bis 100 Eingangsrechnungen direkt im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Rund drei Viertel der Rechnungen schicken die Lieferanten per Mail, sie werden direkt in die Cloud importiert. Rechnungen in Papierform werden gescannt und ebenfalls zentral abgelegt. Jede Rechnung wird anschließend mit Intelligent Indexing verschlagwortet. Die Indexinformationen werden manuell um alle für die weitere Verarbeitung notwendigen, aber nicht aus der Rechnung automatisch auslesbaren Informationen, manuell ergänzt. Dazu gehören Buchungskonto, Kostenstelle, Leistungszeitraum, aber auch der geplante Zahlungstermin.

Mit der Speicherung beginnt automatisch ein Workflow, um die Prüfung einer Rechnung innerhalb von 24 Stunden sicherzustellen. Die Rechnungen – gesteuert über Konto und Kostenstelle – erscheinen in der Aufgabenliste der jeweils zuständigen Arbeitsgruppe zur Prüfung. Die Freigabe erfolgt mit dem digitalen Stempel „Geprüft“ und das Dokument wird zur Buchung und Bezahlung an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet. Bei Änderungen werden die entsprechenden Wünsche über den Workflow der Finanzabteilung mitgeteilt. Nach Anpassung geht der Workflow in eine weitere Runde. Zahlungen werden im Index markiert. Die externe Buchhaltung ist in die Cloud-Lösung integriert und bekommt die zu buchenden Belege direkt in den elektronischen Briefkorb ihres Arbeitsplatzes. Nach Abschluss der Buchung bestätigt sie diesen Vorgang mit einem digitalen Stempel. Im Index wird das Feld „Buchung“ mit „gebucht“ versehen. Finanzchef Küster über diese Lösung: „Ich habe jederzeit den Überblick über alle Rechnungen, die sich im Haus befinden und sehe sofort, ob sie geprüft, gebucht und insbesondere wann sie zu bezahlen sind.“ Für das Unternehmen ist damit eine Liquiditätsplanung auf Tagesbasis möglich.

Revisionssichere Ablage

Liquiditätsmanagement ist ein Schwerpunkt des DMS-Einsatzes, so der Finanzchef: „Wir haben hier an Stabilität und Sicherheit gewonnen. Aber wir verstehen uns auch als Premium-Partner unserer Lieferanten und gewährleisten eine exakte Zahlung.“ Durch die revisionssichere Ablage können die gesetzlichen Regelungen besser eingehalten werden. Das Start-up ist außerdem gegenüber seinen Investoren testatpflichtig. Transparenz und Nachprüfbarkeit sind durch das DMS gewährleistet.

Mit wenigen Mausklicks kann Küster den Wirtschaftsprüfern die notwendigen Dokumente sofort zur Verfügung stellen und muss sie nicht erst mühsam aus Ordnern zusammensuchen. Auch die Kommunikation und Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltung des Unternehmens gestaltet sich nun einfacher und zeitnaher. Vorher mussten alle Rechnungen ausgedruckt und handschriftlich mit den wichtigsten Anmerkungen versehen werden, bevor sie zur Buchung geschickt wurden. Durch die umfassende Indexierung der Belege kann auch sie heute jederzeit im zentralen Dokumenten-Pool auf alle Informationen zugreifen.

 „Ohne das neue System wäre es nicht möglich, unser starkes Wachstum und das riesige Dokumentenaufkommen so gut zu bewältigen“, sagt Claus Küster. Ihm gefällt, dass er mit der Cloud-Lösung über ein schnelles, flexibles System ohne Ballast verfügt: „Ich miete, was ich brauche.“ Alles andere als ein Cloud-System wäre nicht in Frage gekommen: „Wir konnten schnell starten, besitzen Flexibilität und die notwenige Skalierbarkeit, ohne Fixkosten zu erzeugen.“ Der CFO betont, dass er mit dem neuen System das Reporting, Controlling und Liquiditätsmanagement im Unternehmen auf eine komplett andere Ebene heben konnte: „Das optimierte Cash Management führt dazu, dass wir mehr Geld für Wachstum bereitstellen können, für Lagerhaltung und Marketing“, sagt Küster. Nicht nur für Start-ups sei Sicherheit und Transparenz bei Kreditoren existenziell. Außerdem sorge es für eine gute Beziehung zu den Lieferanten. Diese könnten sich so darauf verlassen, dass Alphapet immer pünktlich zahlt. Der DMS-Einsatz soll künftig aber noch in anderen Abteilungen des Unternehmens erfolgen. Als nächstes Projekt steht ein Vertragsarchiv auf der Agenda. Und auch die Personalverwaltung will vom DMS profitieren.

 

Bildquelle: alphapet

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