10.01.2018 Was für Ablenkung sorgt

Darum sind viele Meetings sinnlos

Schwache Meeting-Kultur: Drei von zehn Führungskräften halten die meisten ihrer Besprechungen für sinnlos.

Schwache Meeting-Kultur

Die Studie weist auf eine Reihe von Problemen hin, die bei Mitarbeitern in Meetings weltweit zu Abwesenheit, Ablenkung und Irritationen führen.

So lautet ein Ergebnis der just veröffentlichten „Meeting Success“-Studie von Barco Clickshare. Gemäß der Umfrage können dabei viele Faktoren zu einer ineffizienten Meeting-Kultur und Einbußen der Produktivität führen.

Die globale Umfrage unter 2.250 Führungskräften aus Deutschland, Großbritannien, Frankreich, den USA und den Vereinigten Arabischen Emiraten untersuchte die Meeting-Erfahrungen im Arbeitsalltag. In einem weiteren wissenschaftlichen Experiment mit einer Gruppe von leitenden Mitarbeitern wurden die Reaktionen in gewöhnlichen Besprechungssituationen mit Hilfe der EEG-Hirnkartierungstechnik analysiert.

Die Ergebnisse weisen auf eine Reihe von Problemen hin, die bei Mitarbeitern weltweit zu Abwesenheit, Ablenkung und Irritationen führen. Faktoren wie technische Probleme, das Vorhandensein von Essen, die Sitzordnung oder das Fehlen ansprechender Inhalte können eine signifikante negative Wirkung auf die Effektivität von Besprechungen haben.

Was sorgt für Ablenkung?

Viele Befragte glauben, dass Besprechungen entweder schlecht organisiert oder schlimmstenfalls gar sinnlos sind. Fast ein Drittel der Teilnehmer weltweit meint, dass weniger als die Hälfte ihrer Meetings nützlich ist, 20 Prozent sind sogar schon einmal während einer Besprechung eingenickt.

Abgesehen vom Inhalt sollen externe Faktoren für besonders viel Ablenkung bei Mitarbeitern sorgen. 59 Prozent der befragten Führungskräfte berichten, dass bereits die Anzahl der Meetings pro Tag einen Einfluss auf ihre Aufmerksamkeit hat. Über 86 Prozent der deutschen Befragten irritiert es, wenn Teilnehmer zu spät kommen und 43 Prozent können Besprechungen nicht mehr folgen, wenn Kollegen während des Meetings über Privates sprechen.

Weltweit lassen sich Mitarbeiter jedoch besonders stark durch das Lesen von E-Mails oder die Nutzung sozialer Medien ablenken. Mehr als 70 Prozent der Befragten gaben an, ihre E-Mails regelmäßig während Meetings zu lesen, 37 Prozent nutzen soziale Netzwerke. Die Deutschen verhalten sich in dieser Hinsicht im Konferenzraum vorbildlich und lassen sich kaum durch Technik ablenken. Lediglich 18 Prozent öffnen laut Studie ihr E-Mail-Postfach und nur 13 Prozent schenken sozialen Netzwerken ihre Aufmerksamkeit.

Technische Probleme

Ein einflussreicher Faktor, um das Engagement in Meetings positiv zu beeinflussen, könne Technologie sein – so ein weiteres Ergebnis. 67 Prozent der Befragten seien regelmäßig davon irritiert, wenn es bei Besprechungen zu technischen Problemen kommt. Es gab deutliche Unterschiede zwischen den einzelnen Ländern. Deutsche Mitarbeiter lassen sich am wenigsten von technischen Problemen ablenken, während 55 Prozent der Teilnehmer aus den Vereinigten Arabischen Emiraten ihren Fokus verlieren, sobald die Technik ausfällt. Vier von zehn Teilnehmern haben sogar das Gefühl, dass sich dies auf ihr Engagement auswirkt. Folglich kann sich Technologie, wenn sie richtig angewendet wird, positiv auf das Engagement und die Produktivität auswirken: 72 Prozent der Teilnehmer meinen, dass sie während einer Präsentation engagierter sind, wenn multimediale Inhalte eingebunden sind.

Nicht zuletzt zeigt die Studie, dass das Vorhandensein von Essen ebenfalls Einfluss auf das Engagement während der Besprechung hat. Mehr als die Hälfte der Befragten gab zu, nur wegen des Essens an Besprechungen teilzunehmen. Während die Hirnkartierung zu dem Ergebnis kommt, dass die Stimmung der Teilnehmer durch das Vorhandensein von Nahrung verbessert wird, sagte fast ein Drittel der befragten Geschäftsleute, dass sie bei Meetings von Essen abgelenkt wurden.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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