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Digital Workplace 2.0

Erfolgsfaktoren im digitalen Wandel

Laut dem Branchenverband Bitkom arbeitete im März fast jeder zweite Arbeitnehmer im Homeoffice. Inzwischen zeichnet sich ab, dass das kein vorübergehendes Auslagern war, sondern nur der Beginn einer längeren Reise – auch technisch gesehen. Die Frage ist, wie sieht das Zukunftsmodell des Remote Office aus? Was sind die Erfolgsfaktoren, die Unternehmen beachten müssen? Und welche Rolle spielt der Mitarbeiter?

Wir sprechen hierzu mit Oliver Schorer, CIO bei CHG-MERIDIAN.

Oliver Schorer ist Mitglied des Vorstands und Chief Information Officer (CIO) bei CHG-MERIDIAN, einem international agierenden Finanz- und Technologie-Manager. Das Unternehmen betreut international über 12.000 Kunden mit einem Technologieportfolio von knapp sieben Milliarden Euro (Stand 12/2019).

Herr Schorer, wie bewerten Sie die Entwicklung der letzten Monate? Was sind die Lessons Learned und wohin geht die Reise des Remote Arbeitsplatzes?
Oliver Schorer:
Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt in ihre digitale Zukunft versetzt und den IT-Verantwortlichen die Stellschrauben aufgezeigt, an welchen sie bei ihrem Digital Workplace Ansatz noch drehen müssen. Aus unserer Erfahrung waren die drei wesentlichen Faktoren: Die Technologie, digitale Plattformen sowie das Digital Mindset der Mitarbeiter. 

Was die zukünftige Entwicklung des Remote Arbeitsplatzes betrifft, bin ich mir sicher: Er ist gekommen, um zu bleiben. Sein Startschuss fiel allerdings – dass nur nebenbei gesagt – lange vor Corona, aber durch COVID-19 wurde er eben extrem befeuert. Dabei ist vielen Unternehmen bewusst geworden, dass sich einige Aufgaben von remote effizienter und produktiver realisieren lassen.

Was ist in Ihren Augen der entscheidende Faktor, das treibende Moment des digitalen Arbeitens?
Schorer:
Wenn wir jetzt in Kriterien von Arbeitsproduktivität sprechen, dann steht sicherlich ein Thema ganz vorne. Das ist die Zufriedenheit des Mitarbeiters und die positive User Experience an seinem digitalen Arbeitsplatz.

Bei CHG-MERIDIAN war diese Mitarbeiterzentrierung schon früh eine leitende Handlungs-Prämisse. Alle unserer Aktivitäten haben wir unter der Maßgabe entwickelt: Was kann ich meiner wichtigsten Ressource bieten? Wie stelle ich ihren optimalen Arbeitsplatz zusammen? Denn je zufriedener ein Mitarbeiter an seinem digitalen Arbeitsplatz ist, desto höher seine Produktivität und Wertschöpfung.

Wie lässt sich nun diese User Experience am digitalen Arbeitsplatz konkret optimieren?
Schorer:
Das beginnt schon bei der Technologieauswahl. Mitarbeiter vergleichen die Geräte ihres Arbeitsplatzes oft mit privat genutzter Technologie. Wenn zwischen beiden Sphären ein Innovationsgefälle besteht, dann führt das schnell zum Einsatz firmenfremder Hard- und Software. Das hier entstehende Sicherheitsrisiko liegt auf der Hand. Daher stellen wir bei CHG-MERIDIAN unseren Mitarbeitern topaktuelle Geräte zur Verfügung, die sie dann sogar auch privat nutzen dürfen.

Die Gerätebeschaffung erfolgt über unser TESMA® Portal. Das Self-Service-Portal, das wir für unsere Kunden und ihre Mitarbeiter entwickelt haben, kommt auch in unserem eigenen Unternehmen zum Einsatz. Bei der Entwicklung haben wir viel Wert auf die User Experience gelegt, damit Mitarbeiter schnell und einfach zu ihrem Wunschgerät kommen. Da die Anforderungen an die Devices unterschiedlich sind, sind auch die Warenkörbe individuell. Ist der Kollege viel unterwegs, stehen ihm leichtere Geräte oder Convertibles zur Auswahl. Bewegt er große Datenmengen, sind es besonders leistungsfähige Geräte. Auch private Vorlieben zählen. Jeder Mitarbeiter kann seine Auswahl entlang persönlicher Interessen upgraden. Einem passionierten Gamer ist schließlich kaum zu vermitteln – und da spreche ich aus eigener Erfahrung – warum er auf ein System mit der entsprechenden Power verzichten soll. Ganz besonders, wenn seine private High-End-Ausstattung jedes Geschäftsgerät wie einen besseren Taschenrechner aussehen lässt.

Lebt eine gute User Experience nicht auch von einem entsprechenden Mitarbeiter-Support?
Schorer:
Sie sagen es. Nichts ist kontraproduktiver als Mitarbeiter, die genervt sind von langen Wartezeiten, komplexen bürokratischen Prozessen und mangelnder Flexibilität. Deshalb sorgen wir mit TESMA® Portal über alle Phasen des Technologie-Lifecycle für ein komfortables Arbeiten. Und zwar ohne Unterbrechung der positiven Erlebniskette. Ein durchgängig hoher Automatisierungsgrad macht es möglich. Vom Einkauf, Rollout über Ersatz und Austausch bis zum Rollback. Der Service Request ist denkbar einfach zu erstellen, die Lieferung erfolgt postwendend an die eigene Wunschadresse.

Das klingt jetzt aber nach einem harten Job für die Unternehmens-IT.
Schorer:
Ganz und gar nicht. Für die IT bringt ein Self-Service-Portal viele Vorteile. Da die Mitarbeiter ihre Geräte selbst bestellen, wird die IT hinsichtlich ihrer operativen und administrativen Aufgaben nachhaltig entlastet. Prozesse wie beispielsweise Genehmigungsverfahren sind voll automatisiert. Einmal aufgesetzt, reduziert diese durchgehende Automatisierung im Übrigen auch Fehlerquellen. Zudem lassen sich jederzeit auf Knopfdruck Reportings ziehen, welche Geräte im Bestand sind, neu bestellt wurden, zu welchen Konditionen, etc. Auf dieser Datenbasis lassen sich wiederum auch einfacher strategische Handlungsempfehlungen ableiten.

Und damit kommen wir zu einem Aspekt, der für CHG-MERIDIAN immer eine zentrale Rolle spielt: Der Nutzen! Das Self-Service-Portal an sich ist eine Software, von der es viele am Markt gibt. Doch ohne das richtige Nutzungskonzept, ist der Effizienzgewinn gering.  

Können Sie das noch etwas genauer erklären?
Schorer:
Sehr gerne. Als internationaler Finanz- und Technologiemanager schauen wir uns die Bedürfnisse unserer Kunden immer ganzheitlich an. Das eigentliche Ziel, dass IT-Experten verfolgen, wenn sie sich im Self-Service-Portalen beschäftigen, ist die Effizienzsteigerung im Workplace Management. Die Software trägt dazu einen kleinen Teil bei, aber es geht um weitaus mehr: Fehlen zum Beispiel Lieferantenketten? Gibt es Budget-Engpässe? Welche Anforderungen hat der Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz? Daher bieten wir unseren Kunden nicht nur ein Beschaffungsportal, sondern eine Nutzungslösung, die diese Fragestellungen sowie alle Anforderungen rund um den Produktlebenszyklus berücksichtigt. Dabei ist jede Lösung individuell. Je nachdem, um welche Dienstleistungen es geht, welche Hersteller eingebunden werden sollen oder in welchen Ländern der Kunde aktiv ist.  

Welche Entwicklungen werden in Zukunft entscheidend sein, um IT-Nutzungskonzepte erfolgreich umzusetzen?
Schorer:
Die Anforderungen von Unternehmen und Mitarbeitern ändern sich dynamisch. Ich denke entscheidend wird sein, wie schnell und flexibel ich mitarbeiterzentrierte Nutzungskonzepte aufsetzen bzw. anpassen kann. Zu den Gewinnern werden diejenigen Unternehmen zählen, denen es gelingt – ich benutze hier immer gerne das Bild eines Schiebereglers – äußerst flexibel auf sich verändernde Anforderungen zu reagieren. Dafür brauchen sie passende Partner. Lösungen wie Workplace-as-a-Service werden an Bedeutung gewinnen. Unternehmen werden die strategische Beschaffungsplanung, die Verwaltung von Budgets und Lieferanten sowie das Management der Beschaffungsprozesse vermehrt an externe Dienstleister auslagern.

Ein anderes Thema mit zunehmendem Gewicht sehe ich in der Nachhaltigkeit.  Wie können Geräte nach dem Gebrauchszeitraum ressourcenschonend in den Wertstoffkreislauf zurückgeführt werden? Hierfür braucht es intelligente Wiedervermarktungskonzepte. Nur durch eine ganzheitliche Betrachtung des Workplace Managements - von der Produktauswahl, über Bestellung und Support, bis hin zur Datenlöschung und Wiedervermarktung - kann die Effizienz optimal gesteigert werden.

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