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Software zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung für den Mittelstand

IT-Herausforderung rechtssichere E-Mail-Archivierung


Im geschäftlichen Umfeld ist die E-Mail bis heute unverzichtbar. Sie enthält häufig geschäftskritische Informationen und sollte in dem Fall archiviert werden. Leitfäden von MailStore, den Experten für E-Mail-Archivierung, beleuchten das Thema unter rechtlichen und technischen Gesichtspunkten.

Mailstore e-Mail Archivierung

In Deutschland richtet sich die Archivierungspflicht primär nach der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch. Maßgeblich ist besonders § 147 AO. Dort ist geregelt, welche Unterlagen grundsätzlich wie lange geordnet aufzubewahren sind. Unter anderem fallen darunter etwa in- und externe Korrespondenzen, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird, so zum Beispiel Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen. All dies findet heute über E-Mails statt, die dann entsprechend archivierungspflichtig sein können. An einer Lösung für die rechtssichere E-Mail-Archivierung führt also kein Weg vorbei!

Was muss eine Software für die E-Mail-Archivierung leisten?

Die einschlägigen Regelungen sind vor allem diejenigen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen (§ 145 ff. AO) sowie die Vorgaben zur Führung der Handelsbücher (§ 238 ff. HGB). Daneben sind auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ relevant. Die wichtigsten Kriterien, die sich daraus für die Mail-Archivierung ergeben, sind Vollständigkeit, Manipulationssicherheit, Verfügbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit. Aus den GoBD geht auch hervor, dass die Daten adäquat gegen Verlust und unbefugten Zugriff geschützt sein müssen – entsprechend ist es sinnvoll, das Archivierungskonzept mit der IT-Sicherheitsstrategie abzustimmen.

Software für E-Mail-Archivierung reduziert Kosten und trägt zur Business Continuity bei

Entscheiden sich Geschäftsführer und IT-Verantwortliche für den Einsatz der E-Mail-Archivierungs-Software MailStore Server, werden bei aktivierter Journalarchivierung Kopien aller E-Mails in einem zentralen, durch Verschlüsselung geschützten E-Mail-Archiv abgelegt. Das trägt dazu bei, dass wesentliche durch die GoBD geforderten Eigenschaften, wie die Manipulationssicherheit, gewährleistet werden. Anwender können trotzdem weiterhin über z.B. Microsoft Outlook, Web Access oder mobil auf ihre E-Mails zugreifen und diese schnell durchsuchen. De-Duplizierung und Komprimierung entlasten das E-Mail-Archiv und tragen dazu bei, den Speicherbedarf um bis zu 70% zu reduzieren. Gleichzeitig wird der Aufwand für Backups und Restores erheblich reduziert. Auf diese Weise leistet die professionelle Lösung für E-Mail-Archivierung von MailStore ebenfalls ihren Beitrag zur Business Continuity, eine aktuelle Herausforderung für jeden IT-Verantwortlichen in Zeiten des vermehrt IT-gestützten Geschäftes.

Die Leitfäden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung in Deutschland, Österreich und der Schweiz stellt die MailStore Software GmbH kostenlos zum Download zur Verfügung.

Leitfäden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung
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