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Komplettpaket aus der Cloud

Das flexible Telefon für den Arbeitsplatz

Cloud-basierte Telefonanlagen sind hoch skalierbar, helfen die Kundenkommunikation zu verbessern und entlasten die Unternehmens-IT. Davon profitiert auch die Marke Butlers.

Butlers nutzt mit DeutschlandLAN Cloud PBX von der Telekom eine flexible und skalierbare Telefonanlage aus der Cloud.
Butlers nutzt mit DeutschlandLAN Cloud PBX

Analog und ISDN haben ausgedient – der IP-basierte, digitale Anschluss übernimmt Telefonie und Kommunikation. Unternehmen jeder Größe ersetzen den herkömmlichen Festnetzanschluss durch Cloud-basierte Anlagen. Diese Lösungen können kleine Kundenservice-Teams mit drei Arbeitsplätzen genauso bedarfsgerecht ausstatten wie international operierende Unternehmen mit hunderten von Mitarbeitern.

Die Vorteile einer cloudbasierten Telefonanlage der Telekom (DeutschlandLAN Cloud PBX) haben auch die Marke Butlers überzeugt. Das 1999 gegründete Unternehmen ist spezialisiert auf Tisch-, Wohn- und Dekoideen, Geschenke sowie Möbel und präsentiert seinen Kunden je nach Anlass, Saison oder Thema immer wieder neue Ideen für Einrichtung und Gestaltung der eigenen vier Wände. 800 Mitarbeiter in 90 Filialen und Online-Shops in Deutschland, Österreich und der Schweiz haben 2017 einen Jahresumsatz von 76,55 Millionen Euro erwirtschaftet. Hinzu kommen 24 Franchise-Standorte im europäischen Ausland. Die Cloud-Telefonie nutzen aktuell bereits 70 Mitarbeiter der Unternehmenszentrale in Köln.

Zukunftssicher, ausbaufähig und einfach zu handhaben

Die Initialzündung für eine Telefonanlage aus der Cloud gab die Migration auf einen IP-basierten Anschluss: „Anstatt einen Analogwandler für unsere acht Jahre alte PMX-Telefonanlage zu beschaffen, haben wir uns direkt für eine innovative, zukunfts- und ausbaufähige Lösung entschieden. „Denn für ein Unternehmen ist die Telefonie per se geschäftskritisch“, sagt IT-Leiter André Martens. Via Cloud-Telefonie wickelt Butlers nun parallel 30 Gespräche ab. Zum Umfang der Lösung gehört unter anderem ein Sprachdialogsystem für Filialen, Kunden und Lieferanten, das über eine Menüführung weiterhilft, wenn Fragen zu Lieferscheinen oder Bestellung zu beantworten sind.

Reibungslose Migration

Auf den angebotenen Workshop zur Einführung verzichtete Martens, „weil sich Cloud PBX so einfach konfigurieren lässt“. Der IT-Leiter bildete mit zwei Kollegen ein Projektteam, das die 70 Nutzer von Butlers im System anlegte und ihnen die jeweiligen Rufnummern zuwies. „Das funktioniert ganz einfach über den Import von csv- beziehungsweise Excel-Dateien“, sagt Martens. Am Umschalttag baute das Team ab morgens sechs Uhr in der Zentrale die neuen Telefone auf und führte die Erstanmeldungen am Cloud-PBX-Portal durch. „Nach drei Stunden war die Umstellung abgeschlossen – und ab Geschäftsbeginn liefen alle Telefonate über unsere Cloud-Lösung.“

Die reibungslose Migration führt der IT-Leiter auch auf die sorgfältige Vorbereitung seitens der Telekom zurück: „Die kaufmännischen und technischen Mitarbeiter des Vertriebsteams haben alle unsere Fragen vorab klären können. Unter anderem haben wir zwei sehr gute Showroom-Präsentationen erhalten, in denen die von uns gewünschten Konfigurationen vorgeführt wurden, wie etwa zum Sprachdialogsystem und zu den Anrufübernahmegruppen.“ Zudem bot die Cloud PBX-Lösung auch im Vergleich mit zwei anderen Anbietern im Preis-Leistungsverhältnis das beste Angebot, so Martens.

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Vorteile für Anwender, Unternehmen und IT-Abteilung

Punkten kann die Cloud-Telefonanlage darüber hinaus mit ihren innovativen und ausbaufähigen Funktionalitäten. Besonders wichtig: Egal ob Mitarbeiter im Büro, Home-Office oder mobil telefonieren – sie tun dies jetzt immer unter ihrer Bürodurchwahl, was den Austausch mit Kunden und Lieferanten vereinfacht. Auch die Übergabe von Telefonaten von Mobil- auf Festnetz und umgekehrt verläuft reibungslos.

Das Unternehmen Butlers profitiert davon, jederzeit neue Telefon-Arbeitsplätze einrichten und auch wieder abschalten zu können. „Im Unterschied zur vorangehenden Lösung müssen wir nun keine große Telefonanlage und keine IT-Ressourcen mehr vorhalten“, erklärt Martens. Neue Telefon-Accounts für Aushilfen oder Studenten, die Butlers bei Lastspitzen braucht, lassen sich kurzfristig in wenigen Minuten einrichten und auch wieder abschalten. Bezahlt wird immer nur je nach Nutzung. „Das Abrechnungsmodell auf monatlicher Basis ist für uns attraktiv“, sagt der IT-Leiter: „Wenn etwa im Weihnachtsgeschäft unsere 70 festen Mitarbeiter in der Zentrale durch Aushilfen unterstützt werden, buchen wir die entsprechende Zahl von Telefon-Accounts für zwei oder drei Monate hinzu. Diese Skalierbarkeit und Flexibilität ist eine der großen Stärken der Anlage – es bedeutet einen niedrigen Startinvest gepaart mit überschaubaren laufenden Kosten.“

Mehr Zeit für strategische Aufgaben

Auch die IT-Abteilung ist durch die Umstellung auf eine Cloud-Telefonanlage spürbar entlastet worden. „Unser Admin-Aufwand für Telefonie geht gegen Null. Wir müssen Telefonanlage und Server nicht mehr selbst betreiben und warten. Regelmäßige lokale Backups sind nicht erforderlich, da die Cloud-PBX-Daten ohnehin in mehrere deutsche Rechenzentren der Telekom gespiegelt werden“, sagt Martens. Darüber hinaus sparen der IT-Leiter und sein Team im Vergleich zur früheren Lösung Zeit und Aufwand bei der Konfiguration von neuen Mitarbeiter-Telefonen.

Den Freiraum nutzt die IT-Abteilung, um sich wichtigeren Themen zuzuwenden: „Wir können den Fokus nun ganz auf die strategischen Aufgaben der IT legen, sprich auf Kunden, Geschäft und die unternehmerischen Kernkompetenzen von Butlers. Unsere Aufgabe ist es, dazu beizutragen, den Kunden schnell ansprechende Produkte mit gutem und innovativem Service zu liefern.“ Parallel geht der Ausbau von Cloud PBX weiter: Nach der erfolgreichen Anbindung der Zentrale werden nun auch 15 Arbeitsplätze im Zentrallager auf die Telekom-Lösung umgestellt.

Keine Sicherheitsbedenken

Last but not least ist der IT-Leiter auch in Sachen Sicherheit überzeugt: „Dass die Telekom unsere Telefonie-Daten ausschließlich an Rechenzentrumsstandorten in Deutschland speichert und spiegelt, war ein weiteres Argument für Cloud PBX. Unsere Lösung unterliegt somit den strengen deutschen Datenschutzregeln und ist mit den DSGVO-Vorgaben kompatibel.“ Auch kostentechnisch ist die Cloud-Lösung im Vorteil: „Ein solches Sicherheitslevel als mittelständisches Unternehmen selbst zu gewährleisten, würde jeden Rahmen sprengen und ließe sich nicht in einem vernünftigen Kosten-Nutzen-Verhältnis abbilden.“

Übersicht Cloud PBX: Funktionen und Leistungen

Das Komplettpaket DeutschlandLAN Cloud PBX der Telekom hat einen IP-basierten Anschluss inkludiert, ist für alle Unternehmensgrößen skalierbar und lässt sich vollständig mit mobilen Endgeräten wie Smartphones integrieren. Unterwegs, zuhause und im Büro lassen sich Funktionen wie etwa die einheitliche Rufnummer für Festnetz und Mobiltelefon, paralleles Klingeln, Chat und Konferenz nutzen. Firmen administrieren und konfigurieren die Lösung über ein Self-Service-Portal. Der Aufwand für die Einrichtung und Wartung von Anlage und Endgeräten reduziert sich erheblich. Automatische Software-Updates und das Hosting in Telekom-Rechenzentren am Standort Deutschland sorgen für höchstmögliche Sicherheit. Abgerechnet wird nach Nutzung (pay per use). Bedarfsgerechte Tarif- und Arbeitsplatzoptionen verschaffen den Anwendern größtmögliche Flexibilität, wodurch sich Investitions- und Betriebskosten deutlich senken lassen.

Bildquelle: Butlers Presse

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