Interview mit Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer ELO Digital Office, Stuttgart

Content mobil in der Wolke

Angesichts der immer flexibleren, ortsunabhängigeren und mobileren Arbeitsweisen befragte DV-Dialog im Vorfeld der Fachmesse DMS Expo den ELO-Geschäftsführer Karl Heinz Mosbach zu den Auswirkungen dieser Trends im kostenbewussten Mittelstand. Denn ELO hat nicht nur im Mai die Kooperation mit IBM vertieft, sondern verfügt traditionell über Schnittstellen zur AS/400 und über kompetente Partner im Midrange-Markt.

„Gefragt sind intelligente Technologien zur Suche nach Dokumenten!“ sagt Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer ELO Digital Office, Stuttgart

Das elektronische Archiv hat sich gemausert. Aus dem einst langweiligen, angestaubten Content-, Output- und Dokumentenmanagement ist längst ein mächtiger Hebel in der Hand von IT-Chefs geworden, die den Wandel ihres Unternehmens zum Enterprise 2.0 vorantreiben. Praktisch alle aktuellen IT-Trends spielen bei diesem „Enterprise Content Management“ (ECM) eine wichtige Rolle. Das ist eine Herausforderung nicht nur für die IT-Chefs, die diese Trends in der für ihr Unternehmen passenden Geschwindigkeit in der richtigen Reihenfolge umsetzen wollen, sondern auch für die Hersteller, die in der Entwicklung eine unglaubliche Pace an den Tag legen müssen, um mit der Marktentwicklung Schritt zu halten.

Das führte schon in den vergangenen zehn Jahren zu vielen Übernahmen: IBM kaufte Filenet und Oracle Stellent, EMC schluckte Interwoven sowie Documentum und HP verhob sich an der Übernahme von Autonomy. Jüngstes Beispiel ist der Erwerb der Berliner Saperion AG durch Lexmark für ca. 72 Mio. Dollar; der Druckerhersteller war bereits im Jahr 2010 mit dem Kauf von Perceptive Software in dieses lukrative Marktsegment eingestiegen. Dennoch prägen nicht nur diese Global Player, zu denen auch Microsoft oder Opentext zu zählen sind, den ECM-Markt von heute. Das tun vielmehr innovative Start-ups, die Cloud Computing, mobile Apps oder Social Media elegant in die Praxis umsetzen. Daneben sind es auch manche Pioniere der Branche, von denen viele – wie etwa Ceyoniq, D.velop, Docuware, Easy, Optimal Systems oder SER – in Deutschland beheimatet sind.

Zu diesen Pionieren zählt auch die Stuttgarter ELO Digital Office GmbH, deren Anfänge bis 1996 zurückreichen, als die Unternehmensgruppe Louis Leitz das Geschäftsfeld „Elektronisches Ablegen und Archivieren“ begründete. Das ist die Geburtsstunde der Marke ELO (Elektronischer Leitz Ordner) und auch der Archivsoftware ELO Office, wobei ELO zwar noch das Leitz-L im Namen trägt, aber schon im April 2000 als unabhängige Gesellschaft aus der Leitz-Gruppe ausgegründet worden ist und seither eigenständig am Markt agiert.

Herr Mosbach, ELO hat jüngst die Kooperation mit IBM erweitert. Warum?
Karl Heinz Mosbach:
ELO entwickelt schon seit längerem spezifische Lösungsangebote für IBM-Kunden. So lassen sich unsere ECM-Suiten beispielsweise direkt in die Lotus-Notes-Umgebung integrieren oder als zentrale Datenbasis die DB/2-Datenbanktechnologie nutzen. Wei­tere Vorteile bringt die nahtlose Verzahnung mit IBM-spezifischen Technologien wie Websphere oder DR550.
Die Vertiefung und der Ausbau der Kooperation mit IBM war da nur ein logischer Schritt. Denn die Anzahl an ELO-Kunden, die IBM-Technologie einsetzen, steigt stetig an. Dank der engen Zusammenarbeit können unsere Kunden sicher sein, dass das Zusammenspiel der ELO- ECM-Systeme mit IBM-Systemkomponenten reibungslos funktioniert.

Was ändert sich dadurch für ELO-Kunden?
Mosbach:
Der eine Faktor ist der Preis. ELO kann seinen Kunden durch die mit IBM geschlosse­nen Rahmenabkommen günstigere Angebote unterbreiten. Zudem stellt die Kooperation für die Kunden sicher, dass in die gemeinsamen Lösungen jeweils das neueste technologische Know-how einfließt.

Was bringt die Partnerschaft für Neukunden, insbesondere die IBM-Anwender unter ihnen?
Mosbach:
Gerade für Neukunden bietet die Kooperation direkt auf ihre Belange zugeschnittene Komplettpakete für den Einstieg. Sie sorgen dafür, dass die ECM-Technologie schnell und reibungslos implementiert werden kann, so dass keine unnötigen Ressourcen gebunden werden oder Kosten entstehen.

ELO selbst arbeitet mit vielen Partnern zu­sammen, darunter auch IBM-Experten wie Noeske oder n-komm. In welchen Bereichen setzen Sie auf Partner, was macht ELO – speziell im IBM-Umfeld – selbst?
Mosbach:
ELO verfolgt generell eine Vermarktung über zertifizierte und qualifizierte Partner. In der Partnerfamilie befindet sich neben den genannten Partnern noch eine Reihe weiterer, denen wir vollstens vertrauen.
Gerade mittelständische Unternehmen sind darauf angewiesen, fachkompetente Lösungspartner wie n-komm und Noeske an ihrer Seite zu haben. ELO selbst liefert die ECM-Infrastruktur, die Partner steuern die passgenaue Dienstleistung und das Lösungs-Know-how bei. So erhält der Kunde ein funktionierendes, effizientes Leistungspaket.

Noeske liefert eine AS/400-Schnittstelle zu ELOs ECM-Software, die bei Autohäusern, Banken oder der Lufthansa erfolgreich im Einsatz ist. Welche Stärken kann Ihre Windows-basierte Lösung ausspielen, um native ECM-Lösungen auf dem ECM-Server zu übertrumpfen?
Mosbach:
Zuerst möchte ich sagen, dass der Kunde bei ELO nicht auf die Windows-Plattform festgelegt ist. Unsere ECM-Systeme sind darauf ausgelegt, plattformunabhängig zu agieren. So können Kunden auch andere Betriebssysteme, wie IBM AIX oder Linux, wählen. Allerdings hat Windows unbestritten in bestimmten Themenbereichen noch Vorteile, insbesondere wenn es um preisgünstige Tools wie z.B. OCR-Software geht. Es gibt auf dem Markt einfach eine höhere Zahl an Windows-kompatiblen Add-on-Komponenten, die meist auch preislich attraktiver sind.
Doch wie gesagt läuft ECM von ELO auch problemlos auf den nativen IBM-Servern, die sich leichter in Windows integrieren lassen als in andere Plattformen und somit die Performance steigern.

Können Sie konkrete Beispiele nennen?
Mosbach:
Ein gutes Beispiel dafür sind die genannten OCR-Softwarekomponenten.

Mit n-komm ist zu Jahresbeginn ein weiterer IBM-Experte zu den ELO-Partnern gestoßen. Mit welcher Zielsetzung?
Mosbach:
Die Zielsetzung ist ganz klar: Wir wollen den IBM-Kunden durch weitere leistungsstarke Partner zusätzliche Betreuungs- und Lösungskompetenz an die Hand geben. Auf n-komm können wir uns dank jahrelanger Erfahrung in verschiedenen Projekten voll und ganz verlassen.

Gibt es weitere IBM-Experten unter den ELO-Partnern? Für welche Aufgaben?
Mosbach:
Es gibt eine Reihe weiterer IBM-Experten in unserem Partnernetzwerk. Sie sind auf vielfältige Themen spezialisiert, wie z.B. die Produktlinie Websphere oder die neue IBM-Anwendung Billing Online, mit der man seit dem Frühjahr IBM-Rechnungen, -Gutschriften und -Zahlungen online ansehen und organisieren kann.
Der Fokus liegt zum Teil aber auch auf klassischen Infrastrukturthemen wie den Speicher-Subsystemen DR550. Dank dieser breitgestreuten Expertise können wir garantieren, dass der Kunde jederzeit die auf seine Ansprüche zugeschnittenen Komponenten und Betreuung erhält.

Wo sehen Sie – im Vergleich zu anderen Produkten – die grundsätzlichen Stärken der DMS/ECM-Lösungen von ELO?
Mosbach:
Unsere Stärken stützen sich auf mehrere Säulen. Zum einen zeichnen sich unsere Produkte durch die erwähnte Plattformunabhängigkeit aus. So können wir auch in nativen Umgebungen arbeiten. Zum anderen runden leistungsstarke Middleware-Komponenten wie der Business Logic Provider (BLP) unser Port­folio ab. Mit ihnen können Fachapplikationen aus den Bereichen Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Unternehmensressourcenplanung (ERP) oder Konstruktion (CAD) ohne hohen Programmieraufwand in das ECM-System integriert werden.
Vorteilhaft ist dabei das flexible Schnittstellenkonzept, das Änderungen bei einer Schnittstelle automatisch auf die restlichen überträgt. So entfällt das sonst notwendige Scripting bzw. die Neuprogrammierung. Über einen Designer, eine grafisch ansprechende Benutzeroberfläche, kann der BLP individuellen Gegebenheiten angepasst werden. Er lässt sich somit schnell einsetzen, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Ein weiteres Differenzierungsmerkmal ist unsere Multi-Client-Strategie. Sie stellt sicher, dass unser ECM mit jeder Art von Endgerät reibungslos interagiert.

Eine Stärke ist das Plug-in-Konzept von ELO? Wie funktioniert das – und was hat der Kunde davon?
Mosbach:
Dem sogenannten Plug-in-Konzept mit seinen Beispielvorlagen (früher Muster­lösungen) liegt die leistungsfähige Basisarchitektur zugrunde. Es basiert auf standardisierten Bausteinen, wodurch sich Fachanwendungen wie Vertragsmanagement oder Rechnungseingangsverarbeitung einfacher branchenspezifisch erweitern lassen.
Die vorgefertigten Business-Templates können rasch an kundenindividuelle Anforderungen angepasst werden. Sie setzen auf den Standardversionen der ELO-Serverbase wie Applikations-, Automatisierungs- sowie Workflowdiensten auf und sind flexibel skalierbar. Individuelles ­Customizing und Möglichkeiten zur Script­erweiterung sorgen hier für die maßgeschneiderte Unternehmensfachapplikation.

Man archiviert Informationen ja, um sie wiederzufinden. Welche Trends sehen Sie bei der Suchtechnologie?
Mosbach:
Der Trend bei den Suchtechnologien wie unserer iSearch geht ganz klar hin zu intelligenten Lösungen, die über neue Methoden wie Autovervollständigung, Synonymthesaurus, linguistische Suche, Wissenslandkarten u.a. verfügen. Sie alle führen den Nutzer wesentlich schneller und sicherer zu eindeutigen Ergebnissen.
Jedes leistungsfähige ECM sollte über ein solches Modul verfügen. iSearch ist deshalb ein fester Bestandteil unserer ECM-Standardversionen. Wir nutzen iSearch intensiv auch bei uns intern, was die Wissensverfügbarkeit immens gesteigert hat.

Cloud Computing ist in aller Munde – und wird auch ein großes Thema auf der DMS Expo sein. Wie praxistauglich ist diese Technologie heute schon für Archivierung und Dokumentenmanagement im Mittelstand? Welche Strategie verfolgt ELO hier?
Mosbach:
Über unsere Lösungspartner bieten wir Private-Cloud-Lösungen an. Dabei erfolgt die Speicherung der archivierten Daten in deutschen Rechenzentren, was angesichts der derzeitigen Diskussion um die Ausspähaktion der NSA ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist.
Zudem bietet ELO die Möglichkeit, sensible Geschäftsdaten verschlüsselt aufzubewahren – und zwar mit einer leistungsfähigen Technologie, die nicht so einfach zu knacken ist. Gemeinsam mit den Partnern wird durch entsprechende Mechanismen wie einen dezidiert abgesicherten Datenzugriff sowie Verschlüsselung für hohe Sicherheit gesorgt.
Wichtig für eine erfolgreiche Cloud-Strategie ist eine Enterprise-fähige Systemarchitektur. Denn an eine Cloud-fähige ECM-Lösung werden in Bezug auf Sicherheit, Mandantenfähigkeit und Performance hohe Anforderungen gestellt. ELO bietet hier erprobte Lösungen im Enterprise-Umfeld.

Gibt es technische oder organisatorische Voraussetzungen, die dafür geschaffen wer-
den müssen – oder typische Stolpersteine, die (gemeinsam mit den Partnern) zuvor aus dem Weg geräumt werden müssen?
Mosbach:
Wenn Unternehmer sensible Daten und Businesslogik außer Haus verlagern, ist ein Partner ihres Vertrauens unentbehrlich. Kritische Faktoren sind der Ort bzw. das Land, in welchem die Daten gespeichert werden, und die Backup- bzw. Recovery-Möglichkeiten bei Störfällen. Desweiteren ist eine hohe Servicequalität im Interesse des Nutzers.
Nicht unerheblich ist auch die Thematik, wie leicht sich die Daten von einem Cloud-Anbieter auf einen anderen verlagern lassen. Dies spielt dann eine Rolle, wenn der Kunde mit dem Anbieter nicht zufrieden sein sollte. Ein Konkurs des Dienstleisters ist eine weitere Situation, in der klar definiert sein muss, wie man an seine Daten kommt und wie eine Systemmigration dann ablaufen kann.

Ein zweiter Megatrend sind mobile Anwendungen, kurz Apps. Welche Einsatzbereiche will ELO hier adressieren? Welche Technologien wählen Sie, um den mobilen Hardwarezoo von heute zu domestizieren und ein langfristig tragfähiges Fundament zu schaffen?
Mosbach:
Eine Besonderheit, die ELO auch im mobilen Umfeld ausspielt, ist die Multi-Client-Strategie. Sie ermöglicht das einfache Andocken beliebiger Drittsysteme an die leistungsfähigen ELO-Applikationsserver. So können wir mit überschaubarem Aufwand auch gerätespezifische Apps für die unterschiedlichsten Hersteller bereitstellen.
Auf der DMS Expo zeigen wir beispielsweise unsere jüngste Generation der ECM-App „ELO for Mobile Devices“. Sie bietet Nutzern des Apple-Betriebssystems iOS sowie der Android-Plattform die Möglichkeit, per Smartphone oder Tablet-PC flexibel auf ihr Archiv zuzugreifen.
Möglich ist jedoch auch ein mobiler Zugriff über die klassische Variante, sprich per browserbasiertem Frontend. Speziell auf das Endgerät abgestimmte Apps zeichnen sich jedoch stets durch einen höheren Benutzerkomfort und größere Performance aus.

Ende September findet die erwähnte DMS Expo nicht mehr nur im Doppelpack mit der IT & Business in Stuttgart statt, sondern erstmals auch mit der CRM Expo. Wie bewerten Sie als Vertreter der DMS-Branche diese Entwicklung?
Mosbach:
Mit der CRM Expo gesellt sich ein weiteres bedeutendes und spannendes Business­element zur Messe Stuttgart. Durch den Verbund von DMS/ECM-, ERP- und CRM-Anbietern an einem Ort erhält der Besucher nun ein geschlossenes Portfolio. In Stuttgart finden Interessierte einen repräsentativen Überblick über Lösungen zur Geschäftsprozessoptimierung für ihr Unternehmen vor.

Wie wird ELO in Stuttgart vertreten sein? Welche Neuheiten zeigen Sie?
Mosbach:
ELO ist auf der DMS Expo in Halle 5 an Stand A11 vertreten. Wir werden unsere Lösungen gemeinsam mit unseren Businesspartnern auf rund 400 m2 vorstellen. Somit sind wir einer der größten Aussteller der DMS Expo. Dies unterstreicht zum einen sicherlich die Bedeutung der Messe für uns, zum anderen aber auch unsere immer stärker werdende Position auf dem ECM-Markt.
Neu ist die schon erwähnte jüngste Version der kostenlosen App „ELO for Mobile Devices“, die sich nun auch an die Android-Community richtet. Sie ermöglicht die Teilnahme an Workflows sowie das Sichten und Bearbeiten von Dokumenten, sogar im Offlinemodus.
Zudem lässt sich der Business Logic Provider nun mit noch mehr Drittanwendungen verbinden. Seine flexiblen Schnittstellen und das einfache Customizing sorgen für hohen Bedien­komfort und eine optimale Zusammenarbeit zwischen ECM- und Fachapplikation. Mit im Messeportfolio sind auch die bereits angesprochenen Beispielvorlagen. Basierend auf den vorgefertigten Business-Templates können diese einfach und schnell an kundenindividuelle Anforderungen angepasst werden.

Herr Mosbach, vielen Dank für das Interview!

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