Der Automobilzulieferer Nedschroef führt DMS-Lösung auf IBM i ein

Der Dokumentenflut Herr werden

Vorbei sind die Zeiten papiergebundener Prozesse: Der Automobilzulieferer Nedschroef hat mit Hilfe von Daconsulting (DAC) sein Dokumentenmanagement auf dem Power System i automatisiert und für alle Unternehmensbereiche vereinheitlicht. Die rasant steigende Zahl eingehender Papierdokumente - von Lieferscheinen über Rechnungen bis Frachtbriefe - wird jetzt in digitale Dateien verwandelt und in die ERP- und Finanzsysteme übertragen.

Nach dem Erfolg des Pilotprojektes in Fraulautern wird das DMS-System Content Manager OnDemand jetzt weltweit ausgerollt.

„Das Ziel war es, über die Gruppe hinweg ein einheitliches Dokumentenmanagement aufzusetzen, damit unsere Mitarbeiter transparenter und effizienter arbeiten können und wir Kosten sparen“, sagt Wolfgang Schäfer, Projektmanager bei der Nedschroef Fraulautern GmbH in Saarlouis. Nach dem Erfolg des Pilotprojektes in Fraulautern werde das DMS-System Content Manager OnDemand jetzt weltweit ausgerollt. Dort wurde eine allgemeine Mustervorlage erstellt und die technischen und organisatorischen Standards für die Implementierung erarbeitet.

Die Nedschroef Fraulautern GmbH mit Sitz in Saarlouis und Berlin hat rund 320 Angestellte und ist Teil der Koninklijke Nedschroef Holding B.V., die ihren Hauptsitz in den Niederlanden hat. Als Anbieter von Befestigungssystemen für die Automobilindustrie und deren Zulieferer beschäftigt das mittelständische Unternehmen 1.500 Mitarbeiter in 14 Ländern und erzielt einen Jahresumsatz von rund 500 Mio. Euro.

Die Lieferung seiner Produkte geht mit einem enormen Volumen an Eingangsbelegen einher - allein an den sechs Produktionsstandorten empfängt Nedschroef jährlich bis zu 200.000 Rechnungen und Lieferscheine, was etwa 600.000 Seiten Papier entspricht. Um dieser Dokumentenflut Herr zu werden, werden nun die manuellen und papiergebundenen Prozesse beim Dokumentenmanagement digitalisiert.

Der Wechsel zu einem elektronischen System für die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung soll nicht nur Aufwand und Kosten senken, sondern auch die Reaktionsgeschwindigkeit in der Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern. Die auf Nedschroef zugeschnittene Lösung bearbeitet eingehende Dokumente und ordnet sie den entsprechenden Aufträgen im ERP-System Infor Xpert zu. Als Hardwarebasis hat sich der Mittelständler für IBM i auf Power-Servern der Modellreihe 720 entschieden.

Um ein einheitliches Vorgehen aller Betriebe sicherzustellen, hat Nedschroef standardisierte Prozesse in allen Produktionszentren und Vertriebsbüros eingeführt. Heute lassen sich so mehr als 2,8 Millionen Dokumente papierlos archivieren. Alle eingehenden Papierdokumente, einschließlich Rechnungen und zugehörigen Unterlagen wie Lieferscheine, werden bei ihrer Ankunft gescannt.

Mit der IBM-Software Datacap Taskmaster Capture verwandelt Nedschroef die Papierdokumente in digitale Dateien und erfasst automatisch Informationen wie Lieferantenname sowie Nummer und Betrag der Rechnung. Die Dateien verwaltet Nedschroef mit Content Manager OnDemand, da sich mit dieser ECM-Lösung Dokumente in kürzester Zeit laden, speichern und vorgangsbezogen abrufen lassen. Weil die gesamte Lösung zum Scannen und Archivieren inklusive der ergänzenden DAC-Anwendungssuite für die „Business Process Automation“ und die Infor-Anwendungssoftware auf der Plattform IBM i läuft, behält Nedschroef eine homogene IT-Infrastruktur – was die Komplexität reduziert.

www.daconsulting.de

www.nedschroef.com

www.infor.de

Bildquelle: Bildquelle Thinkstock/iStock

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