DBK: Mut zu Innovation eröffnet Perspektiven

Digitale Workflows

Prozesse verstehen, beherrschen und fortlaufend weiterentwickeln – so lautet das Leitmotiv der DBK-Gruppe. Fehler sollen so vermieden und höchstes Qualitätsniveau gewährleistet werden. Dieser Anspruch gilt nicht nur für Entwicklung und Produktion, sondern auch für die Administrationsprozesse.

Mit dem Neubau der Firmenzentrale hat die DBK-Gruppe auch das Archiv modernisiert

Mit dem Neubau der Firmenzentrale hat die DBK-Gruppe auch das Archiv modernisiert

Die DBK David + Baader GmbH, mit weltweit rund 500 Mitarbeitern spezialisiert auf Heizelemente und -systeme, hat in den letzten Jahren durch gezielte Akquisitionen ihre Marktposition in Europa, Amerika und Asien ausgebaut. Als sich im Jahr 2010 die Produktions- und Verwaltungsstätten in Kandel ihren Kapazitätsgrenzen näherten, wurde ein Neubau der Zentrale im benachbarten Rülzheim beschlossen. Das neue Verwaltungsgebäude sollte nicht nur ökologisch modernsten Ansprüchen gerecht werden, die Büroflächen sollten zudem ökonomisch genutzt werden.

Vereinnahmen in klassischen Büros Schränke und Registraturen viel Fläche, sollte durch den konsequenten Einsatz eines elektronischen Dokumenten-Management-Systems (DMS) die Nutzung von Papier und damit der Bedarf an Staufläche minimiert werden. „Je intensiver wir uns mit dem Thema beschäftigten, desto deutlicher erkannten wir, dass diese Technologie uns – neben der Papierreduzierung – viele weitere Potentiale zur Optimierung unserer Geschäftsprozesse eröffnet“, erklärt Reinhold Boltz, Prokurist und Leiter Organisation bei DBK.

Die DBK-Gruppe betreibt ein eigenes Rechenzentrum, das nicht nur die Mitarbeiter in Deutschland mit IT-Leistungen versorgt, sondern auch den Großteil der Töchter. Vier IT-Mitarbeiter betreuen weltweit etwa 130 Clients. Herz der IT ist das ERP-System Xpert, das auf einer AS/400 läuft und speziell die Anforderungen produzierender Betriebe adressiert. Dafür galt es eine gleichermaßen funktionale wie investitionssichere DMS-Software zu finden, die auch mit der seit vielen Jahren genutzten Drucker-, Scanner- und Output-Management-Infrastruktur von Ricoh korrespondiert.

Die Wahl fiel auf das DMS Docuware, das in das Ricoh-Produktportfolio für Office-Workflows integrierbar ist. Über einen Ricoh-Multifunktionsdrucker lassen sich Dokumente einscannen, indizieren und sicher im zentralen Dokumentenpool archivieren. Per Mausklick stehen sie autorisierten Nutzern zur Verfügung und können in Dokumentenworkflows eingebunden werden, so der verantwortliche System­administrator Michael Mendel. Die Basisinstallation, bei der die Docuware-Arbeitsplätze im In- und Ausland mit einem zweiten Bildschirm ausgestattet wurden, sei direkt nach dem Bezug der neuen Firmenzentrale erfolgt und habe nur wenige Tage gedauert.

Skalierbares Output-Management-System


Als Brücke für den Datenaustausch zwischen der maßgeschneiderten DMS-Lösung und dem ERP-System Xpert fungiert das „Windows-Enhanced­ Laser Printing“-System W-ELP. Dabei handelt es sich um ein skalierbares Output-Management-System, das Druckdatenströme aufbereiten kann, ohne in die Anwendungen eingreifen zu müssen. W-ELP ist plattformunabhängig und unterstützt ein breites Spektrum von Betriebssystemen, darunter auch IBM i. Ein optionales W-ELP-Erweiterungsmodul erlaubt die elektronische Ablage von Dokumenten im TIFF-Format. Auch eine Integration mit der Comarch-Personalverwaltung Topas ist gegeben.

Nach einer kurzen Test- und Pilotphase wurden im Januar 2012 in einer ersten Ausbaustufe kaufmännische Ausgangsdokumente aus dem ERP-System, etwa Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Ausgangsrechnungen, als elektronische Kopie direkt ins Archiv transferiert. Im zweiten Projektschritt wurden kurze Zeit später auch Eingangsrechnungen elektronisch bearbeitet. Die Erfassung erfolgt im Posteingang, wo die Papierunterlagen mit einem Barcode versehen, digitalisiert und mit Schlagwort versehen werden. Der Bearbeitungsprozess, beginnend mit der Prüfung des entsprechenden Wareneingangs im ERP-System über die Bestätigung der Richtigkeit durch die Auftrag gebende Fachabteilung bis zur Zahlungsfreigabe durch die Buchhaltung, erfolgt per Workflow.

Altakten auf Papier kommen per Shuttle-Service


Auf das Scannen der Altdokumente wurde verzichtet. „Zum einen bestehen für diese Altakten nach wie vor Lagerkapazitäten in unserer bisherigen Firmenzentrale, zum anderen ist ein Zugriff nur relativ selten notwendig“, begründet Boltz diese Entscheidung. „Über einen Shuttle-Dienst kann der Sachbearbeiter sich bei Bedarf Alt­dokumente zeitnah zustellen lassen.“

Schnell wurden im Produktivbetrieb die Vorteile deutlich, die weit über die effizientere Nutzung der Büroflächen und den Verzicht auf Ablageschränke hinausgeht. „Der Zeitbedarf, den Mitarbeiter in der Vergangenheit mit Ablagearbeiten verbrachten, wurde unterschätzt“, so Boltz  heute. „Er war deutlich höher als gedacht.“ Die digitalen Workflows erhöhen die Transparenz der Geschäftsprozesse und erlauben „Eskalationsstufen“. Das heißt: Sachbearbeiter werden automatisch ermahnt, falls Vorgänge mehrere Tage bei ihnen ruhen. Der Bearbeitungsstatus von Vorgängen ist jederzeit abrufbar – und die Auskunftsfähigkeit gegenüber Lieferanten und Kunden deutlich gestiegen.

Große Fortschritte in puncto Datenschutz


Auch in puncto Datenschutz sieht Boltz Fortschritte. Alle Mitarbeiter sind mit personalisierten, multifunktionalen Transponderkarten ausgestattet. Sie öffnen die Türen der gesicherten Bürobereichen, können zur Nutzung von Getränkeautomaten mit Geldbeträgen aufgeladen werden und steuern die Druckausgabe über die im Gebäude verteilten Ricoh-Geräte. „Nur mit seiner persönlichen Chipkarte kann jeder Mitarbeiter seine Druckaufträge an jedem beliebigen Drucker innerhalb des Gebäudes abholen“, betont Boltz. „So konnten wir die Anzahl der Drucker auf zwei pro Stockwerk reduzieren, gleichzeitig aber auch für die Druckausgabe ein Höchstmaß an Vertraulichkeit sicherstellen.“

Nach anfänglicher Skepsis stößt der DMS-Einsatz bei den Mitarbeitern auf Akzeptanz. Mehr als 70.000 Dokumente mit insgesamt rund 100.000 Seiten sind inzwischen im Dokumenten­pool per Knopfdruck abrufbar; etwa 5.000 Dokumente kommen jeden Monat hinzu, Tendenz steigend.

Weitgehend abgeschlossen ist die Einrichtung eines digitalen Vertragsarchivs, in dem Miet- oder Lizenzverträge abgelegt werden. In der Pilotphase befindet sich ein weiteres Projekt im Bereich des Personalwesens. „Über die bei uns eingesetzte Comarch-Personalverwaltung können wir bereits heute mitarbeiterspezifische Belege wie Stundenzettel oder Gehaltsabrechnungen in einen digitalen Ordner transferieren. Als mittelfristiges Ziel betrachten wir die Implementierung komplett elektronischer Personalakten“, so Administrator Mendel. Geplant sind die digitale Eingangspostverarbeitung, eine auftragsbezogene E-Mail-Archivierung sowie der Zugriff auf den Dokumentenpool über mobile Endgeräte.

www.dbk-group.de

Bildquelle: DBK

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