Elektronische Rechnungsverarbeitung lohnt sich nicht immer

E-Rechnung ja, aber mit Bedacht

Wann lohnt sich eine elektronische Rechnungsverarbeitung? Diese Frage wollen Berater von der D.velop AG, Gescher, vor dem Hintergrund der Erkenntnis beantworten, dass sie keineswegs automatisch den gewünschten Nutzen bringt. Vielmehr müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.

Laut D.velop lohnt sich die Einführung einer elektronischen Rechnungsver-arbeitung auf jeden Fall ab 400 Rechnungen monatlich. Je größer die zu bearbeitende Menge an Eingangsrechnungen ist, desto höhere Skaleneffekte mit entsprechender Ersparnis bei den Personal- und Prozesskosten entstehen.

Auch wenn die Zahl der regelmäßigen monatlichen Rechnungen geringer ist, aber durch Lieferscheine etc. ein hohes Belegvolumen entsteht, kann der Nutzen groß sein. Liegt die Menge aber deutlich unter der 400er Grenze, sind nur wenige Begleitdokumente zu verarbeiten und künftig keine wesentlichen Volumensteigerungen zu erwarten, ist die Wirtschaftlichkeit der Investition meistens nicht gewährleistet, warnt Dirk Isferding, Leiter des „Professional Service“ bei dem Dokumentenmanagementexperten.

Eine Ausnahme kann jedoch eine elektronische Rechnungsverarbeitung sein, sofern sie Teil einer Digitalisierung der gesamten betrieblichen Prozesse ist. „Im Falle solcher Strategien bedeutet die Einführung einer Lösung normalerweise eine logische Fortsetzung vorangegangener Investitionen in die digitale Archivierung und Dokumentenverwaltung, weil gezielte Bestrebungen zum Abbau der papierbasierten Prozesse und Medienbrüche bestehen“, betont Isferding. Eine solche Ausrichtung impliziere häufig auch die Absicht, durch Verringerung des manuellen Aufwands und der Fehlerquote die Prozesskosten zu reduzieren oder die Durchlaufzeiten zu beschleunigen.

Auch bei Unternehmen mit mehreren Standorten und Geschäftsstellen, die jeweils als Rechnungsempfänger fungieren, sind digitalisierte Prozesse laut Isferding meistens sinnvoll, ohne dass bei der Entscheidung das Rechnungsvolumen im Vordergrund steht. Stattdessen entstünden die Effekte dadurch, dass die Rechnungsbearbeitung mit der Software zentralisiert werden könne. Dies erzeuge nicht nur mehr Transparenz, sondern senke auch die Prozesskosten spürbar.

Anders fällt Isferdings Antwort auf die Frage nach dem Nutzen aus, wenn Akzeptanzprobleme zu befürchten sind – häufig also dann, wenn vorher noch keinerlei Fokus auf die Digitalisierung dokumentenbasierter Prozesse gerichtet wurde. Dann sollte die Organisation zunächst Erfahrungen in den klassischen DMS-Bereichen wie etwa in der elektronischen Archivierung aufbauen und anschließend schrittweise in Richtung weiterer Lösungen zur Digitalisierung von betrieblichen Prozessen gehen.

Keinesfalls empfehlen kann Isferding eine elektronische Rechnungsverarbeitung, wenn sich dahinter nur eine technische Entscheidung verbirgt: „Beruht die Zielsetzung nicht gleichzeitig auf einem Prozesskonzept, dann sind große Zweifel angebracht, ob der gewünschte Nutzen generiert werden kann." Gleiches gelte auch bei unzureichenden Fibu-Systemen, wie sie teilweise noch anzutreffen seien. „Einer elektronischen Rechnungsverarbeitung fehlt ihre tatsächliche Begründung, wenn sie nicht effizient in die Finanzbuchhaltung integriert werden kann. Denn dann reduziert sich ihr Nutzen auf die Digitalisierung von Rechnungsdokumenten.“

www.d-velop.de

Bildquelle: Rainer Sturm/Opens external link in new windowPixelio.de

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