ERP-Projekte

Fehlerquelle Lastenheft ausgeschaltet

Die Geschäftspro­zesse des Kunden sollten die Software bestimmen und nicht umgekehrt. Lastenhefte sollten automatisch von den optimierten Geschäftsprozessen abgeleitet sein.

Meine Erfahrung aus den Aufträgen, die wir als Gutachter oder Sanierer erhalten haben bestätigt, dass bei gescheiterten ERP-Projekten fast alle Streitigkeiten zwischen Kunde und Software-Lieferant durch fehlerhafte oder oberflächliche Lastenhefte verursacht werden. Nachdem solche Sanierungen nicht selten sind, haben wir ein eigenes Werbeprospekt mit dem Titel: „IT-Projekte aus der Schieflage erfolgreich zu Ende führen“ und ein markantes Bild dazu entworfen.

ERP-Projekte scheitern nicht selten

Ein Interessent in einer solchen Schieflage war völlig perplex, dass wir sogar ein Werbeprospekt für solche Fälle haben, meinte er doch fälschlicherweise: „Das kann nur mir passieren“.  Nein, das kommt häufiger vor als gedacht. Ich wurde zu einem namhaften Unternehmen gerufen, das 2 Mio. Euro in ein neues ERP-System investiert hatte und mich bat, einen anderen Anbieter zu besorgen. Als ich nach dem Pflichtenheft fragte, wurde mit von der Geschäftsleitung mitgeteilt. „Das haben wir nicht. Der Anbieter hat uns glaubhaft zugesichert, das sei nicht erforderlich. Er beherrsche die Branche und wisse, was benötigt wird.“

In beiden Fällen haben wir nachträglich ein Lastenheft und dann mit dem neuen Anbieter ein Pflichtenheft erstellt. Zum Einsatz kam dabei unser Verfahren ePavos. Es basiert auf dem Prinzip: „Die Geschäftsprozesse des Kunden bestimmen die Software und nicht umgekehrt.“ Daher sind unsere Lastenhefte automatisch von den optimierten Geschäftsprozessen abgeleitet – und daher fehlen auch keine Anforderungen darin.

Diese Genauigkeit ist unabdingbar, denn die Schuldrechtsreform 2002 hat die Kunden in Zugzwang gebracht. Die zuvor für Softwareanbieter ungünstige und für die Kunden günstige Regelung der Abnahme im Werkvertrag entfällt, weil die Erstellung von Individualsoftware nun auch als Kaufvertrag anzusehen ist. Das bedeutet: Auch bei Erstellung von Individualsoftware wird die Vergütung mit Übergabe fällig. Das hat die Folge, dass der Kunde nun detaillierte Vorgaben den Softwareanbietern zur Verfügung stellen muss.

Das Vorhandensein detaillierter Lastenhefte hat somit bei Gerichtsverfahren eine neue, gewichtige Bedeutung bekommen.

Lastenhefte wichtig bei Gerichts­verfahren

Wir haben schon immer der Zahlung die zugesicherten Eigenschaften in Form eines detaillierten Lastenheftes gegenübergestellt. Diese Eigenschaften haben wir uns auch immer schon im Vertrag zusichern lassen. Das ist auch ein Eckpfeiler des Erfolges der UBK GmbH in den 24 Jahren und über 650 IT-Projekten.

An unserem Konzept der Lastenhefterstellung haben wir nach all den Jahren keine Verbesserungen mehr. In der Abgabe der Kostenschätzungen der Anbieter werden wir jedoch in diesem Jahr eine Erweiterung einführen, u.a. in der Darstellung in einzelnen Phasen. Denn die Höhe der Kosten ist eine weitere Quelle der Streitigkeiten zwischen Kunde und Anbieter.

Wenn wir Angebote von den Anbietern erhalten, stellen wir diese einer eigenen Kostenschätzung gegenüber – allein schon, um die Glaubwürdigkeit der Angaben zu erkennen. Nicht selten stellen wir fest, dass zu wenige Tage Aufwand geschätzt sind und bitten um eine Überprüfung anhand unserer Schätzung.

In einem mittleren, aber recht komplexen Projekt haben wir den Anbieter um Erhöhung von mindestens 70 Manntagen aufgefordert, die der Anbieter jedoch anhand seiner besonderen Einführungsmethodik  nicht als erforderlich ansah. Zum Ende des Projektes trat der Anbieter mit dem Anliegen an den Kunden heran das Budget um 100 Manntage zu erweitern, denn er könne das Projekt nun wegen Ausschöpfung des Budgets nicht weiter fortführen. Weil er jedoch einen Werkvertrag zur Umsetzung des mit ihm Detail abgestimmten Pflichtenheftes unterschrieben hatte, musste er die Tage auf seine Kosten verbuchen.

Das ist nur ein kleines Beispiel, das sich auf große Projekte übertragen lässt. Gut beraten sind daher Kunden, die ein detailliertes  Lastenheft und einen partnerschaftlichen Vertrag haben, der nicht einseitig zugunsten des Anbieters ausgelegt ist.

 

www.ERP-Auswahl-Berater.de

 

Bildquelle: Thinkstock / iStock

*Walter Kolbenschlag ist Geschäftsführender Gesellschafter der UBK GmbH, Lauf a. d. Pegnitz

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