Zum Jahresende 2013 endet die Schonzeit

Gelangensbestätigung bald keine Kür mehr

Am Jahresende 2013 läuft die seit Oktober geltende Übergangsfrist für die Nachweispflicht für Lieferungen zwischen zwei EU-Mitgliedsstaaten aus. Welche Lösungen gibt es für Unternehmen?

Nach einigem Hin und Her ist es jetzt amtlich: Seit dem 1. Oktober ist für Lieferungen zwischen zwei EU-Mitgliedsstaaten eine „Gelangens­bestätigung“ Pflicht, sofern der Verkäufer das Geschäft umsatzsteuerfrei abwickeln möchte. Das heißt: Unternehmen müssen nachweisen, dass ihre Ware den Bestimmungsort auch tatsächlich erreicht hat. Bis zum Jahresende gewährt eine Übergangsfrist noch Schonzeit, denn im Zeitraum vom 1. Oktober bis zum 31. Dezember 2013 können Unternehmer für ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen ihre Belegnachweispflichten noch nach der bis Ende 2011 geltenden Rechtslage erfüllen.

Danach muss der Nachweis folgende Informationen enthalten: Name und Anschrift des Abnehmers, die Menge des gelieferten Gegenstands sowie die handelsübliche Bezeichnung, Ort und Monat des Zustelltermins in dem Gemeinschaftsgebiet, das Ausstellungsdatum der Bestätigung sowie die Unterschrift des Abnehmers bzw. der von ihm zur Abnahme beauftragten Person. Der Nachweis kann sich auch über mehrere Dokumente erstrecken.

Nachweis auch durch mehrere Dokumente möglich

Hier sind die Speditionen gefordert, ihre Kunden zu unterstützen. So bietet etwa TNT Innight einen neuen Service an: Kunden erhalten für alle Sendungen, die innerhalb der EU versendet wurden, auf Wunsch Track-and-Trace-Protokolle auf Wochen- oder Monatsbasis. Zusätzlich zum üblichen Rechnungsdoppel, der schriftlichen oder elektronischen Auftragserteilung ist das Track-and-Trace-Protokoll inklusive der Transporthistorie für den Nachweis ausreichend, sagt Thomas Karbach, Manager Sales Processes & Projects der TNT Innight. Denn für die Protokolle würden die Sendungen von der Abholung bis zur Zustellung lückenlos gescannt.

Um die Verwaltung der Dokumente handhabbar zu machen, bieten auch diverse Hersteller Software-Lösungen an, etwa in den Bereichen Transportmanagement, Logistik, Export/Import oder Verzollung. Damit werden vorhandene Dokumente und Daten zu einer Gelangensbestätigung gebündelt, verwaltet, gesendet und archiviert. Ein Beispiel dafür ist eine passgenaue Softwarelösung von Hübner IT Solutions, ein anderes die neue AS/400-Lösung „U12-Umsatzsteuer Befreiung Sichern“ von Rhenania Computer.

„Wir verzeichnen derzeit viele Kundenanfragen“, erklärt Marc Hasenbein, Bereichsleiter Vertrieb bei dbh Logistics. „Bei vielen Unternehmen herrscht Unsicherheit darüber, ob das Thema für sie relevant ist und welche Änderungen das neue Nachweisdokument mit sich bringt.“ Um den Mehraufwand zu minimieren, hat die TIA Innovations GmbH in Zusammenarbeit mit der AOB GmbH aus Soest die Software Z-GBS entwickelt. Mit dieser Software will Geschäftsführer Gerhard Stirner die Gelangensbestätigung auf Basis von Daten aus Vorsystemen (z.B. aus dem Versandsystem) oder mit manuell erfassten Daten erstellen.
Plausibilitätsprüfungen und eine Prüfung auf die Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers sichern die Erstellung der Gelangensbestätigung ab. Sie wird dann entweder als Papier der Sendung beigelegt oder als E-Mail oder Link zu einer Bestätigungsseite an den Empfänger geschickt – in der Landessprache des Empfängers.

Je nach gewähltem Weg für die Gelangensbestätigung kommt diese in der Regel per Mail oder auf Papier zurück. Um sie dann einfach einzupflegen, wird jede Gelangensbestätigung auf Papier mit einem Barcode versehen, der den Status der Gelangensbestätigung auf Erhalten setzt; elektronisch eingehende werden automatisch verarbeitet und der Status entsprechend gesetzt.

Kommt sie nicht in einem vorgebbaren Zeitfenster zurück, sorgt ein Mahnwesen für die wiederholte Anforderung der Gelangensbestätigung. Bei Sendungen, die über Kurier-, Express- oder Paketdienste verschickt werden, genügt die elektronische Empfangsbestätigung als Gelangensbestätigung. Sie wird jedoch nur für einen relativ kurzen Zeitraum vorgehalten. Daher liest Z-GBS diese Trackingdaten automatisch ein und setzt den Status der Sendung auf erhalten. Gleichzeitig werden die Trackingdaten archiviert, so dass diese unabhängig vom Dienstleister auch noch nach drei oder mehr Jahren als Beleg der umsatzsteuerfreien Lieferung zur Verfügung stehen.

Was ist eine Gelangensbestätigung?

Eine Gelangensbestätigung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, ein zwingendes Muster oder Formular gibt es nicht. Wichtig ist, dass alle für eine Gelangensbestätigung notwendigen Angaben (z.B. Name und Anschrift des Abnehmers, Detail-angaben zur Lieferung, der tatsächliche Liefertermin u.a.) anhand der Dokumente ersichtlich werden. Softwarelösungen wie Advantage Customs von dbh sorgen dafür, dass alle Dokumente in einer PDF-Datei zusammengefasst und im IT-System der Sendung zugeordnet werden. Mit der dbh-Software ist auch der Versand der relevanten Informationen an den Warenempfänger möglich. Nachdem dieser das Gelangen per Mausklick bestätigt hat, erfolgt eine Meldung an das System. Diese elektronisch quittierten Gelangensbestätigungen werden im ERP-System des Beförderers bzw. Versenders hinterlegt und revisionssicher archiviert.
www.dbh.de

BIldquelle: TNT

©2020Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok