K+H Software im Einsatz bei Giesswein

Maßgeschneidertes ­Rechnungswesen

Beim Umgang mit Massendaten setzt Traditionsfertiger Giesswein auf Automatismen

K+H Software im Einsatz bei Giesswein

Das österreichische Familien­unternehmen Giesswein, 1954 mit selbst gestrickten Pullovern und Jacken gestartet, beliefert heute private und gewerbliche Kunden in 47 Ländern Europas, Asiens und Übersee mit Schuhen, Trachtenmode und Heimtextilien.

Von der Zentrale in Brixlegg/Tirol aus wird heute auch die Buchhaltung für die Lokationen in Italien, Spanien, Frankreich durchgeführt. Dabei stellt der Umgang mit Massendaten, wie Bestellungen, Eingangszahlungen und Mahnungen, einen besonderen Anspruch an ein Rechnungswesen. Nachdem die AS/400-basierte Lösung nicht weiterentwickelt wurde, ging Mag. (FH) Günter Fauster, ­Finanzleitung der Giesswein Walk­waren AG, Mitte 2010 auf die Suche nach einer modernen, international einsetzbaren Finanzsoftware. Weil die Geschäftsprozesse bei Giesswein durchorganisiert sind, kommt nur ein Anbieter in Frage, der auf individuelle Anforderungen eingeht.

Neben weiteren Anbietern wurde auch die K+H Software KG zur Präsentation eingeladen. „Nach den ersten Gesprächen mit K+H bekräftigte sich der positive Eindruck, den ich bereits von den Mitarbeitern und dem Produkt selbst hatte“, erklärt Fauster den Auswahlprozess. „Die Funktionsbreite und Bedienerfreundlichkeit des Fimox-Rechnungswesens ist sehr beeindruckend.“

Alle sechs Gesellschaften in den verschiedenen Ländern werden in der Zentrale verwaltet. „Deshalb benötigen wir zum einen intern das Wissen um die länderspezifischen buchhalterischen Besonderheiten, aber auch die geeignete Software für diese Aufgabe“, so Fauster weiter. „K+H hatte hier mit Abstand den höchsten Erfüllungsgrad hinsichtlich der landestypischen Funktionen. Die Behandlung des spanischen Wechsels ‚Recibos’ oder des italienischen ‚Ricevuta bancaria’ – kein Problem.“

Für Privatkunden betreibt Giesswein einen Onlineshop. Das erfordert die Berücksichtigung der Zahlungsarten, wie Kreditkarte, Vorkasse oder eine angebotene Ratenzahlung. Eine integrierte Retourenbehandlung mit automatischer Auszifferung und Debitorenzahlungswesen bei Gutschriften greift, wenn der bestellte Artikel zurückgesandt wird.

„Der Automatisierungsgrad bestimmter Geschäftsabläufe war uns sehr wichtig“, betont Fauster. „So werden zum Beispiel die täglich massenhaft eingehenden Zahlungen für bestellte Ware durch ein Bankeneingangsclearing abgefangen. Mit Hilfe eines intelligenten Prüfzifferverfahrens werden Debitoren und die dazugehörigen offenen Posten mit einer nahezu 100-prozentigen Trefferquote erkannt und bei einem perfekten Match sogar automatisch ausgeglichen und verbucht.“

Außerdem müsse man Kunden immer wieder auch Mahnungen schreiben. Das solle in Zukunft per E-Mail erfolgen. Integrierte mehrsprachig vordefinierte Korrespondenzschreiben, wie bei der Mahnung inklusive Überweisungsträger, machen es möglich. Da auf die Software über jeden gängigen Browser zugegriffen werden kann, können Mahnungen direkt aus der Anwendung heraus per E-Mail verschickt werden.

Automation ist auch im Dokumentenmanagement gefragt. Deshalb wurde in der ersten Projektphase der automatisierte Import der Fimox-Druckausgaben sowie das Digitalisieren der Eingangsbelege mit Infostore ECM realisiert. Mit der Migration des bestehenden SER-Archives nach Infostore ECM wurde mittlerweile auch die zweite Projektphase erfolgreich abgeschlossen.

Für Textilhersteller ist es von besonderer Bedeutung, die Liquidität im Blick zu behalten. Er muss zunächst Waren bestellen, die in der Produktion weiterverarbeitet werden. So fließen Zahlungsmittel ab, bevor Waren zum Verkauf präsentiert werden. Deshalb stellen sich immer wieder folgende Fragen: Wie lange dauert es von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung? Welche Zahlungen müssen geleistet werden? Welche Einnahmen sind zu erwarten?

Die in Fimox integrierte Liquiditätsplanung erlaubt es innerhalb des Rechnungswesens, die kurz- und langfristigen, die einmaligen und wiederkehrenden Geldein- und -ausgänge entsprechend der voraussichtlichen Zahlungstermine zu planen. Resultat ist eine mandantenübergreifende Liquiditätsvorschau pro Woche, Monat oder sogar Tag, inklusive Banksalden und Kreditlinie. Durch eine automatische Datenversorgung aus dem ERP-System, für z.B. Kundenaufträge oder Absatzplanzahlen, wird die Vorschau für die Liquiditätsplanung noch aussagekräftiger.

„Die Software schmiegt sich an unsere Geschäftsprozesse an und erfüllt einen hohen Automatisierungsgrad bei wiederkehrenden Tätigkeiten, wie etwa beim Zahlen und Mahnen“, resümiert Mag. Fauster. „Die Flexibilität der Technik macht es uns möglich, dass die Mitarbeiter über ­einen Internetzugriff einen Einblick in deren Finanzen erhalten können, obwohl die Software nur in der österreichischen Zentrale installiert ist.“ Außerdem gebe es nun die Möglichkeit, Echtzeitinformationen aus dem Berichtsgenerator zu gewinnen, sogar mandantenübergreifend. Jeder Bericht kann bis auf den Einzelbeleg aufgeblättert werden. „Das schafft die nötige Datentransparenz, die wir brauchen“, betont Fauster.

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