Wie Obi sein Change-Management und das E-Commerce-Backend erneuert hat

Neue Wege! Neues Glück?

Vorausgehen statt folgen. Das ist der Anspruch von Obi, Deutschlands Bau- und Heimwerkermarke Nr.1. Auch Obi Smart Technologies, die IT-Tochter der Obi Gruppe, beschreitet erfolgreich immer neue Wege. So zum Beispiel beim Change-Management für die selbst entwickelten Anwendungen auf dem IBM-System i, aber auch bei der Abwicklung des E-Commerce-Geschäftes. Dafür kommt seit Anfang Oktober 2015 ein neues Ordermanagement als ERP- und CRM-Backend für den international agierenden E-Commerce-Händler zum Einsatz.

  • Do it Yourself - das ist auch das Obi-Motto in der IT: Der Großteil der Anwendungssysteme wurde selbst entwickelt.

  • Thomas Raddatz, einer der drei Projektverantwortlichen für die Einführung des neuen Change-Managements bei Obi.

Obi wurde im Jahr 1970 mit dem ersten Markt in Hamburg gegründet. Zu den Kernkompetenzen gehören die Bereiche Garten, Baustoffe und -elemente, Werkzeuge, Sanitärzubehör und Innendekoration. Seit 1993 nutzt das Unternehmen die eigene Stärke im Heimatmarkt Deutschland, um seine Expansionspolitik intensiv voran zu treiben. Vor allem in Osteuropa sieht Obi potenzielle Wachstumsmärkte.

Im vergangenen Jahr fiel die Entscheidung, ein neues Change-Management-Systems für die Software-Entwicklung auf der Plattform IBM i einzuführen. Es galt, das bisher eingesetzte System abzulösen. Hierzu wurde eine Ausschreibung mit einem umfangreichen Anforderungskatalog erstellt. Anbieter von Change-Management-Systemen für die IBM-i-Welt wurden daraufhin aufgefordert ein Angebot abzugeben.

Obi und IBM i

Den Großteil der eingesetzten Anwendungssysteme hat Obi selbst entwickelt. Dies ermöglicht es, sehr schnell auf Änderungen am Markt zu reagieren und sichert dadurch den Wettbewerbsvorteil. Neben allen gängigen Betriebssystemen, Datenbanken und Programmiersprachen wird auch IBM i mit DB2 for i für in RPG programmierte Anwendungen eingesetzt.

Schon sehr früh erkannte man, dass eine Entwicklung nur mit PDM der geforderten Qualität nicht gerecht werden konnte. Daher entschied man sich seinerzeit für den Einsatz des Change-Management-Systems eines amerikanischen Anbieters, um die notwendige Struktur in die Entwicklung zu bringen.

So goldrichtig diese Entscheidung damals auch war, so stellte sich im Laufe der Zeit jedoch heraus, dass dieses System nicht mehr in der Lage war, mit den wachsenden Ansprüchen von Obi Schritt zu halten. Dies mündete letztendlich in dem Entschluss, das alte System durch ein anderes Change-Management-System abzulösen.

Change-Management in der IBM-i-Welt

Auch das im deutschsprachigen Bereich mit dem Change-Management-System CMOne aktive Softwarehaus Task Force IT-Consulting GmbH wurde aufgefordert, sich an der Ausschreibung zu beteiligen und ein Angebot abzugeben. Nach der Durchsicht der Ausschreibungsunterlagen war es dem Geschäftsführer Andreas Strietholt schnell klar, dass es sich um ein extrem anspruchsvolles Projekt handeln würde. Vieles konnte mit CMOne im Standard abgebildet werden, jedoch war da auch noch einiges, das es erst zu entwickeln galt. Nach der wahrheitsgemäßen Beantwortung aller Fragen des Anforderungskataloges wurden die Ausschreibungsunterlagen schließlich bei Obi eingereicht.

Task Force  und ein weiterer Anbieter wurden daraufhin eingeladen, am Beispiel einer der komplexeren Anwendungen von Obi die Leistungsfähigkeit ihres Produktes in einem „Proof of Concept“ unter Beweis zu stellen. Task Force war in der Lage, diese Anwendung innerhalb von drei Tagen bei Obi in Wermelskirchen vor Ort in CMOne so zu konfigurieren, dass die Entwickler mit der Evaluierung von CMOne beginnen konnten. Normalerweise benötigt man lediglich einen Tag für die Konfiguration einer Anwendung in CMOne, jedoch war die gewählte Anwendung von Obi so komplex, dass hier ein entsprechender Mehraufwand anfiel; im Vergleich zum anderen Anbieter, der sein Produkt ebenfalls im „Proof of Concept“ unter Beweis stellen musste, war die Konfiguration der Anwendung sogar dreimal schneller.

Die Evaluierungsphase

Nach der Konfiguration der Obi-Anwendung in den beiden Change-Management-Systemen musste sich jeder einzelne Entwickler des IBM-i-Teams bei Obi mit den Produkten auseinandersetzen. Es galt herauszufinden, ob die im Anforderungskatalog gelisteten Features tatsächlich vorhanden waren, oder ob ein Hersteller sein Produkt lediglich zu vollmundig beworben hatte. Weiterhin wollte man ergründen, wie komfortabel sich die Produkte bedienen ließen.

Als CMOne dann auf Herz und Nieren geprüft wurde, wollte bereits nach den ersten Stunden niemand aus dem Entwicklerteam mehr die Evaluierung des anderen Produktes fortsetzen. Hierzu der Originalton eines der drei Projektverantwortlichen Thomas Raddatz: „Die Usability von CMOne ist extrem ausgefeilt und speziell die Integration in RDi ist sehr gelungen. Es bleibt zu verzeichnen, dass zwischen CMOne und dem Altsystem Welten liegen.“ So war es dann auch kein Wunder, dass das gesamte Entwicklerteam einstimmig den Einsatz von CMOne beschloss.

Rapid Fire – Power-DB-Installationen

Einer der wichtigsten Punkte des Anforderungskataloges war die Funktion, die auch Dateien mit Milliarden Datensätzen in einer vertretbaren Zeit migrieren kann. Dieser Punkt war ein Ausschlusskriterium. Bei Obi gibt es Dateien mit einer solchen Größe, dass beim Hinzufügen eines neuen Feldes zu einer solchen Datei die Anwendung für Tage blockiert wäre, falls man dieses mit den Bordmitteln des Betriebssystems auf herkömmliche Weise macht. Dieses war nicht vertretbar.

Zum Einsatz für diese Funktion kam das Produkt Rapid Fire, das der IBM-i-Gemeinde von Task Force als Open-Source-Projekt zur Verfügung gestellt wird. Über Rapid Fire wird zunächst die Datei mit der neuen Struktur in einer sogenannten Schattenbibliothek erstellt. Anschließend werden im Hintergrund die Datensätze aus der Datei in der Produktionsbibliothek in die Datei in der Schattenbibliothek kopiert.

Während dieses gesamten Prozesses können die Benutzer weiter mit der Anwendung arbeiten; niemand muss seine Arbeit einstellen. Parallel dazu werden aus einem Journal die Änderungen an der betroffenen Datei in der Produktionsbibliothek, die durch das Weiterarbeiten der Benutzer mit der Anwendung entstehen, in der Datei in der Schattenbibliothek nachgezogen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Dateien in der Produktionsbibliothek und der Schattenbibliothek synchron sind.

„Der größte Feind der Qualität ist die Eile“ (Henry Ford)

Nachdem die Entscheidung endgültig für CMOne gefallen war, wurden detailliert die Pläne für das weitere Vorgehen geschmiedet. Es gab das eine und andere, das auf Wunsch von Obi erst noch in CMOne implementiert werden musste – aber das waren alles Nice-To-Have-Features, die dem sofortigen Einsatz von CMOne nicht im Wege standen.

Nach den Schulungen für die Programmierer und Administratoren wurden die vielen verschiedenen Anwendungen nach und nach in CMOne konfiguriert. All diese Aktivitäten erfolgten immer nach dem Motto „Qualität vor Quantität“ und „Eile mit Weile“.

Nicht zuletzt diese Vorgehensweise hat dafür gesorgt, dass das gesamte Projekt zur Zufriedenheit aller beteiligten Parteien verlaufen ist. Hierzu der Leiter der Abteilung „IBM i Entwicklung“ Michael Wiener: „Für uns war es ein wichtiges Kriterium, einen gut erreichbaren und verfügbaren Support durch den Hersteller zu haben. Wir haben während des Projektes die Erfahrung gemacht, dass die Aussagen von Task Force  einen hohen Grad an Verlässlichkeit hatten, was die zugesagten Änderungen in Bezug auf Qualität und Terminen betraf.“

Neues E-Commerce-Backend

Vorausgehen statt folgen war auch das Motto bei einem anderen Obi-Projekt, der Einführung eines neuen ERP- und CRM-Backendsystems für die Abwicklung des internationalen E-Commerce-Geschäftes. Dafür kommt die Ordermanagementlösung Divax zum Einsatz, die von der Flensburger Mac IT-Solutions GmbH auf Basis von Microsoft Dynamics AX entwickelt worden ist. Bei dieser Entwicklung lag der Fokus auf der Integration der CRM-Aspekte in die bestehende ERP-Prozesswelt. Die Verbindung von ERP- und CRM-Prozessen soll Obi eine strategische IT-Plattform bieten und alle erforderlichen Prozesse abbilden.

Hintergrund: Im Rahmen der Standardentwicklung hat Microsoft die Funktionen von Dynamics AX 2012 R3 um für die E-Commerce-Branche wichtige Themen wie Auftragsmanagement inklusive automatisierter Auftragsaussteuerung, Kundenservice oder Retouren-Management erweitert. Teil dieses Prozesses ist ebenfalls die Integration eines Workflow- und Ticketsystems, mit dem Kundenanliegen strukturiert aufgenommen und den Kundenaufträgen oder sogar einzelnen Artikeln eines Auftrages zugewiesen werden können.

Dieses Vorgehen ermöglicht dem Kundenservice eine lückenlose Betrachtung der Historie und des Bestell-, Zahl- und Retourenverhaltens des jeweiligen Kunden. Als Zahlarten sind heute sowohl Trust N´Pay wie auch Kreditkarten, Sofortüberweisung und Paypal integriert.

Integration in die Obi-Systemwelt

In einer Entwicklungszeit von ca. zwölf Monaten hat Mac IT-Solutions neben den spezifischen Obi-Anpassungen und der Integration der Applikation in die heutige Obi-Systemwelt auch eine gänzlich neue logistische Abwicklung eingeführt. So ist Obi heute einer der ersten Anwender des neuen WMS-Moduls in AX 2012 R3. Mit diesem Modul wird die eigene Zentrallagerlogistik für das E-Commerce-Geschäft abgewickelt. Bestandteil des Projektes ist auch ein Lieferantenportal zur Abbildung der Drop-Shipment-Prozesse bzw. des Streckengeschäftes.

Eine besondere Herausforderung in diesem Projekt war neben der neuen Technologie auch die Steuerung des komplexen Cutover-Prozesses, da Obi im Rahmen des Projektes sowohl den Callcenter-Anbieter gewechselt wie auch das bislang extern betriebene logistische Fulfillment übernommen hat.

Seit Anfang Oktober 2015 läuft die neue Lösung im Echtbetrieb – und wickelt im Rahmen einer Intercompany-Struktur die Aufträge aus dem deutschen und österreichischen Mandanten ab. Die Obi Smart Technologies GmbH als IT-Dienstleister der gesamten Obi-Gruppe hat Mitte April die operative Verantwortung und die weitere Entwicklung der Lösung übernommen.

Obi Smart Technologies kümmert sich um alles, was im Unternehmen mit Informations- und Datenverarbeitung zu tun hat. Das sind Projekte in der spannenden Welt der Warenwirtschaftssysteme, Onlineshops, IT-Infrastruktur und „Business Intelligence“, für die etwa 250 Spezialisten Konzepte, individuelle Software sowie Lösungen für alle nötigen IT-Anforderungen entwickeln – und dann in 13 Ländern Europas implementieren.

Bildquelle:OBI

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