An Veda ausgelagert

Outsourcing in flexibler Servicetiefe

Die Kölner Privatbrauerei Gaffel passt die Auslagerung von HR-Aufgaben flexibel an den Bedarf an.

Outsourcing in flexibler Servicetiefe

Die Privatbrauerei Gaffel, die bereits in vierter Generation von der Familie Becker geführt wird, hat im Zuge der langjährigen Zusammenarbeit mit dem Personalsoftware-Experten Veda GmbH aus Alsdorf zunächst die Anwendungen im Haus implementiert, dann im Outsourcing vom Hersteller betreiben lassen und schließlich die gesamten Prozesse an Veda ausgelagert. Das Ziel: durch ein Outsourcing in flexibler Servicetiefe die Auslagerung von Geschäftsprozessen genau an den Bedarf anpassen.

Begründet wurde die Zusammenarbeit bereits im Jahr 1995 durch die AS/400, denn auf der Suche nach den passenden Lösungen für Gaffels IT-Plattform fiel damals die Wahl auf die Veda-Lösungen HR Entgelt und HR Zeit. Nachdem sich Gaffel 2009 gegen eine eigene IT-Abteilung entschieden und den gesamten erforderlichen Prozess um Support, Wartung und Systempflege extern vergeben hatte, war es ein nächster logischer Schritt, die bewährten HR-Anwendungen im Application Service Providing (ASP) auszulagern. Für das ASP sprachen nicht nur systemische Vorteile; auch die organisatorische Bereicherung überzeugte die betroffenen Mitarbeiter der Personalabteilung: Die gerade im Entgeltbereich aufwendigen halb­jährlichen Releasewechsel sowie die Updates, die mehrmals im Jahr eingespielt werden mussten, interessieren Anwender im ASP nicht mehr. Im Rechenzentrum des Dienst­leisters wird immer die aktuellste Version gehostet; so gab es für Gaffel sogar auch das moderne grafische Benutzerfrontend statt des „Green Screen“ quasi als Bonus hinzu.

Im Zuge des Outsourcings wurden auch die Risiken der gesetzlichen Änderungen komplett an Veda ausgelagert. „Gerade im Dschungel der gesetzlichen und tariflichen Verordnungen ist die Auslagerung der Anwendungen in Entgelt und Zeit eine enorme Erleichterung“, erklärt Ralf Walter von der Abteilung Controlling/EDV bei Gaffel. „Wir haben die Sicherheit, mit unseren Systemen stets allen gesetzlichen Änderungen zeitnah zu entsprechen.“ Weil weder Softwarelizenzen noch Hardware nötig sind sowie (personelle) Ressourcen in Personalabteilung und IT-Support frei werden, seien mit der Umstellung auch die Kosten gesenkt worden.

Risiken auslagern und die Expertise von HR-Experten nutzen war auch die Motivation für den nächsten Schritt, den Gaffel im Jahr 2010 voll­zogen hat. Mit der Auslagerung der Anwendungen in das externe Rechenzentrum war zwar die Pflicht erfüllt, den Systemen eine neue Heimat zu geben. Nach der positiven Erfahrung mit den reibungslosen Abläufen im ASP-Betrieb folgte dann mit einer Erweiterung der Service­tiefe auch die Kür.

Seither entlastet der „Meldeservice zu Veda HR Entgelt“ im Business Prozess Outsourcing (BPO) die Personalabteilung. Für Gaffel stehen der Bearbeitungskomfort sowie die Beachtung aller gesetzlichen sowie der betriebs- und tarifrechtlichen Abrechnungsvorgaben im Vordergrund der Dienstleitung. Man kann sich nun auf die rein fachliche Pflege der Personaldaten und den Monats­abschluss konzentrieren, während der Dienstleister sowohl den Versand aller notwendigen Meldungen als auch die Überwachung der Rückmeldungen und Verarbeitungsbestätigungen übernimmt.

Nach dem Monatsabschluss erteilt Gaffel die Freigabe zum Versand aller meldepflichtigen Daten mit einer formlosen E-Mail. Die Übermittlung der Daten – pro Firma eine E-Mail – erfolgt an ein geschütztes Mailpostfach des Veda-Payroll­service. Bereits am nächsten Tag erhält Gaffel die Versandbestätigung und die Datei mit den Mitarbeiterausdrucken und Nachweisen. Die Übermittlung der Daten erfolgt dabei mittels verschlüsselter E-Mails an definierte Ansprechpartner. Die Überwachung aller Rückmeldungen sowie eventuell daraus resultierende Korrekturen der Entgeltabrechnung (auch für Vormonate) gehören zum Service des Dienst­leisters. Gerade auch zeitkritische Aufgaben wie nach fehlerhaften Rückmeldungen der Krankenkassen im EEL-Verfahren werden von Veda behoben.

Die Personalverantwortlichen bei Gaffel erhalten das „fertige Paket“ zur Ablage und können alle Meldungen lückenlos nachweisen – der Aufwand dahinter entfällt für sie. Gibt es doch einmal eine Rückfrage, steht ein vertrauter Ansprechpartner mit direkter Durchwahl zur Verfügung, keine Hotline. Neben Nervenkraft spart dies messbar Zeit; bei Gaffel veranschlagt man mindestens drei Arbeitstage im Jahr. „Die Anforderungen im Personalbereich steigen weiter, daher müssen wir uns stärker um die Betreuung unserer Mitarbeiter kümmern“, er­klärt Gabriele Neubert. Die Mitarbei­terin des Personalbüros bei Gaffel kann die gewonnene Zeit gut nutzen und betont, dass die sehr persönliche Arbeits­weise und die Qualität des Service Zweifel am Outsourcing gar nicht erst aufkommen ließen, auch nicht bei der Qualität der Melde­daten und beim Datenschutz.

Gerade der Datenschutz wird beim Outsourcing kritisch betrachtet. Dabei ist eines dennoch klar: Für Outsour­cer ist Datenschutz Kerngeschäft, für das Gros der Mittel­ständler nicht. Ein deutliches Mehr an Datensicherheit ist also mit fast jedem Outsouring verbunden, denn zertifizierte Rechenzentren, gesicherte Übertragungen und redun­dante Datenhaltung geben den Kunden Sicherheit, die zumeist über das gesetzlich vorgeschriebene Maß hinausgeht.

Auch für die Zeitwirtschaft, die Gaffel weiter im ASP-Modus nutzen will, werden gemeinsam mit dem Dienst­leister optimierte Prozesse erarbeitet, die für mehr Transparenz und genau passende Arbeitsabläufe sorgen sollen. „Die Nutzung der Anwendung ist seit 1995 historisch gewachsen und wurde nicht dokumentiert“, begründet das Nelly Dreidt, Projekt­leiterin bei Veda. Sie verweist auf die bekannte Problematik gewachsener Systeme und rät: „Bevor man selber weiterwurschtelt’, ist es besser, mit einer Prozessanalyse Transparenz zu schaffen.“ Die Ergebnisse dieser Analyse sind bisher eine effektivere Nutzung der Schnittstelle zum Entgeltsystem, die z. B. Kranktage direkt übermittelt.

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