Oxaions Technologie-Vorstand Marcel Schober empfiehlt:

Schlank werden mit BPM

Potential für schlankere und damit schnellere Abläufe gibt es überall, sei es im Rechnungseingang, in der Lagerlogistik oder im Personalwesen. Doch die Ressourcen, die Mittelständler für die interne Prozessorganisation bereitstellen können, sind begrenzt und den Aufwand zusätzliche Tools für das „Business-Prozess-Management“ (BPM) in ein klassisches ERP-System zu integrieren, scheuen viele.

Oxaions Technologie-Vorstand Marcel Schober: „Start small, think big!“

Der Grund ist wohl weniger die fehlende Prozessorientierung, die eine GFO-Studie dem Mittelstand unlängst bescheinigte, als vielmehr der Aufwand, eine „angedockte“ BPM-Anwendung zu implementieren und an die Unternehmenssoftware anzupassen.

Deshalb liefert die Ettlinger Oxaion AG mit ihrer ERP-Software die Business-Prozess-Engine gleich mit – bereits seit 2010 auch für die Business Solution auf dem IBM-System i. Die tiefe Integration in den Applikations-Server vereinfacht es, neue Geschäftsprozesse zu modellieren, zu dokumentieren und zu überwachen.

„Mittelständische Anwender verwenden graphische Prozessbeschreibungen als Grundlage von Prozessdokumentationen und Ablaufbeschreibungen“, konstatiert Oxaions Technologie-Vorstand Marcel Schober. „Ein ‚Management’ inklusive Prozessüberwachung oder -simulation ist im Mittelstand bisher eher weniger verbreitet.“ Oft scheiterterten Projekte auch daran, dass bereits in einer frühen Phase versucht wird, sehr komplexe Prozesse abzubilden. „Dabei steckt für viele Unternehmen bereits in der Abbildung kleiner (Teil-)Prozesse ein hoher Mehrwert“, so Schober weiter. „Daher gilt: Start small, think big!“

Visualisierte Geschäftsprozesse

Das BPM greift dazu direkt auf die Business-Objekte in der ERP-Lösung zu. Bei Oxaion geschieht dies mit Hilfe eines grafischen Editors. “Beim Modellieren sieht der Kunde exakt wie ein Prozess im Unternehmen realisiert ist und welche einzelnen Schritte er durchläuft“, erläutert Schober, der maßgeblich an der Entwicklung beteiligt war. „Der grafische Editor sorgt dafür, dass der gesamte Prozess von der Grobplanung bis zu den Detailprozessen sichtbar wird.“

Relevant wird dies laut Schober vor allem, wenn in der Prozessgestaltung unterschiedliche Business-Funktionen aus dem ERP-System berücksichtigt werden müssen. So seien in einen Geschäftsprozess beispielsweise Funktionen aus Auftragserfassung, Fertigung, Auslieferung und Rechnungswesen eingebunden. Eine Integration der Prozess-Engine in das ERP-Backend komme hier voll zum Tragen.

Die Prozess-Engine im ERP-Backend

„Mit der Prozess-Engine sind wir weit entfernt von der klassischen Konfiguration über Customizing und Programmierung“, meint Schober. „Zwar haben wir auch in der Vergangenheit Prozesse schon hochgradig maschinell gestaltet, diese waren aber mehr oder weniger fest miteinander verknüpft.“ Jetzt sei das Eingreifen in den Programmcode über Tabelleneinstellungen nicht mehr nötig.

Ein Beispiel: Die Bestellung ab einer bestimmten Liefermenge muss immer vom Abteilungsleiter freigegeben werden. Der dafür erforderliche Prozess wird einfach in der BPM-Engine umgestellt. Ohne jeglichen Programmieraufwand lassen sich so komplette Geschäftsprozesse definieren und abbilden. Es lässt sich einstellen, welche Masken der Benutzer sieht und in welcher Reihenfolge, ebenso welche Programme angestoßen und welche Prüfroutinen aufgerufen werden.

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