2018 wird E-Invoicing im Public Sector verpflichtend

Schubs des Gesetzgebers für die E-Rechnung

Am 27. Juni hat das Bundesministerium des Inneren eine Rechtsverordnung veröffentlicht, durch die die Ermächtigung des E-Governmentgesetzes mit der Änderung zur E-Rechnung in Kraft getreten ist. Damit werden alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltung zukünftig verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verschicken.

Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer des E-Invoicing-Anbieters Crossinx

Ein Kommentar von Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer des E-Invoicing-Anbieters Crossinx.

Mit den Änderungen im E-Governmentgesetz zur E-Rechnung sind besonders drei zentrale Punkte zu beachten:

  1. Alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltung werden zukünftig verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verschicken.
  2. Das vorgeschriebene Standard-Format wird die XRechnung sein.
  3. Eine Datenübertragung ist nur noch als strukturierter Datensatz zulässig. PDF-Rechnungen sind nicht länger zulässig.

Dass die elektronische Rechnung kommt, ist keine Überraschung. Im Rahmen der digitalen Agenda der Bundesregierung war die Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse längst beschlossene Sache. Der „Public Sector“ muss seine Prozesse digitalisieren – und stellt sich dennoch bis heute zu großen Teilen tot. Jetzt erwischt es die Zögerlichen umso härter: 2018 kommt nicht nur die verpflichtende Umstellung, sondern auch ein vorgeschriebenes Format für elektronische Rechnungen. Damit ist das Ende der PDF-Rechnung gekommen. Sie verliert dann ihre Gültigkeit.

Gesetzlicher Rückenwind für die E-Rechnung

Bisher war nur die öffentliche Verwaltung dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Neu ist jetzt, dass auch die Lieferanten des Public Sectors keine Wahl mehr haben und künftig E-Rechnungen verschicken müssen.

Dadurch ist automatisch rund jedes zweite Unternehmen in Deutschland betroffen, denn circa 50 Prozent der Unternehmen haben eine Geschäftsbeziehung mit mindestens einer öffentlichen Institution. Das liegt auch daran, dass die Verpflichtung nicht nur die Ministerien betrifft, sondern auch Krankenhäuser, Kitas, Sparkassen, Stadtwerke und ähnliche Einrichtungen.

Zusätzlicher Druck entsteht durch die Format-Vorschrift: Heute werden immer noch gut 80 Prozent der elektronischen Rechnungen als PDF verschickt. Künftig sind PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichend, sondern nur ein strukturierter Datensatz wird als E-Rechnung offiziell anerkannt.

Die Pistole auf der Brust

Bisher war die PDF-Rechnung quasi der „Kompromiss“ für alle, die nicht komplett analog arbeiten wollten. Aber durch die Format-Vorschrift müssen die Rechnungsversender nun die Anforderungen zwingend erfüllen. Bis 2018 wird wird sich der Prozentsatz elektronischer Rechnungen also dramatisch erhöhen: von heute rund 15 Prozent hin zu einer vollständigen Umstellung. Allein die öffentliche Verwaltung in Deutschland wird so jährlich bis zu 6,5 Mrd. Euro einsparen können!

Die Rechtsverordnung des BMI setzt dem öffentlichem Sektor wie auch der Privatwirtschaft die Pistole auf die Brust. Alle Betroffenen müssen sich mit dem Thema auseinandersetzen und strategisch klug vorgehen. Eine Umstellung auf Rechnungen in Form von strukturierten Datensätzen ist ungleich aufwändiger als der Versand per PDF. Ohne die Zusammenarbeit mit einem ERP-Anbieter oder Service Provider ist ein professioneller, strukturierter Umgang mit der E-Rechnung kaum möglich. Alle Betroffenen sollten sich daher besser gestern als heute informieren und die Umstellung zügig angehen.

Wir stehen in Deutschland vor einem bedeutenden Schritt in Richtung einer digitalisierten Gesellschaft. Dieser Schubs vom Gesetzgeber war für eine notwendige Entwicklung in Deutschland absolut überfällig.

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