Integration des Webshops

Tradition mit Zukunft

Versandhaus Erwin Müller erschließt mit Hilfe von Standardsoftware neue Märkte

Erwin Müller Versandhaus GmbH

Die traditionsreiche Erwin Müller Versandhaus GmbH im schwäbischen Buttenwiesen

Das traditionsreiche Versandhaus Erwin Müller hatte – wie so viele andere Unternehmen – seit den 80er Jahren seine Software selbst entwickelt und kontinuierlich den sich verändernden und wachsenden Anforderungen der einzelnen Fach- und Geschäftsbereiche angepasst. Die Anwendungen waren IBM-basiert und liefen auf einer AS/400 in der „grünen Welt“.

Das Sortiment des Versandhauses wird den Kunden heute in Spezialshops über das Internet, über Kataloge und via Mailing präsentiert. Vor dem Hintergrund der Anforderungen des Multi-Channel-Vertriebs und der geplanten ­Expansion in neue Absatzländer stellte sich für die Unternehmensführung 2007 die Frage, ob der Weg in eine erfolg­reiche Zukunft weiter mit selbst entwickelten Lösungen oder besser mit einer Standardsoftware geebnet werden könne.

Ergebnis sorgfältiger Abwägung war die Einführung einer Standardsoftware. Nach einer Vorauswahl unter diversen Anbietern von Versandhandelslösungen aus dem IBM-­Umfeld fiel die Wahl auf die Branchenlösung SPH-Direkt der SPH AG aus Stuttgart, deren Einführung in zwei Stufen geplant wurde. Im ersten Schritt war die Umstellung des Labels Buttinette mit rund 90 Usern vorgesehen. Baby Butt, Kinderbutt und Erwin Müller sollten nach drei bis sechs Monaten im zweiten Schritt folgen, was die Anzahl der User auf dann insgesamt circa 400 ansteigen lassen sollte.

Bei einem Unternehmen mit einer Kundenanzahl im sechsstelligen Bereich und mehreren Millionen Einzelvorgängen in der Kundenhistorie stellt die Übernahme der Bestandsdaten allein schon unter quantitativen Gesichtspunkten eine Herausforderung dar. Wie kann die vollständige Geschäftshistorie im neuen System integriert abgebildet werden? Wie können mehrere Millionen Einzelaufträge nachgefahren werden? Wie erreicht man einen lückenlosen Übergang in Zahlungsabwicklung und Mahnwesen?

Zur Beantwortung dieser Fragen hat die SPH AG eigens ein spezielles Übernahmeverfahren entwickelt. Dieses stellt sicher, dass alle Aufträge aus der Vergangenheit im neuen System noch einmal verarbeitet werden. Im Ergebnis dieses Vorgehens werden die neuen Datenbanktabellen mit allen vorhandenen wertvollen und marketingrelevanten Daten gefüllt. Zudem wurden sämtliche Bestandsadressen einem modernen und aktuellen Adress-Check unter­zogen. Hierbei wurde deren postalische Richtigkeit überprüft und nötigenfalls korrigiert.

Die Integration des Müller-eigenen Webshops in das neue System mit dem automatischen Abruf der Internetbestellungen und vor allem der vollautomatischen Weiterverarbeitung hat zu erheblichen Einsparungen bei der Bearbeitungszeit geführt, da die Aufträge wesentlich schneller ausgeliefert werden. Das liegt daran, das Adressprüfung, interne wie externe Bonitätsprüfung sowie die entsprechende Kundenkorrespondenz, z.B. bei abgelaufenen Kreditkarten, integriert erfolgen kann. Eine weitere Besonderheit lag in der Integration des Lagerverwaltungsrechners und des Materialflussrechners. Alle lieferbaren Sendungen wurden zu Serien optimiert und dann dem Lagerverwaltungsrechner übergeben. Dank dieses Verfahrens konnte das Logistikkonzept von Pierau Hamburg zu 100 Prozent beibehalten werden.

Zum 1. Mai 2008  wurde Buttinette mit allen Funktionen – ERP, CRM, CMS, Dispo/Einkauf sowie Shop-Integration – vom Neusystem übernommen. Nach Konsolidierungsläufen über einen Zeitraum von elf Monaten wurden im zweiten Schritt wie geplant die übrigen Firmen umgestellt. Hierbei wurden die Altdaten in mehreren Etappen vorab übernommen, so dass zum Wochenende des Echtstarts nur noch 16 Monate nachgefahren werden mussten.

Zusätzlich wurde noch ein Parallelbetrieb auf dem Altsystem gefahren. In dieser Zeit wurden letztmalig die Altdaten im neuen System geprüft. Die offenen Posten aller Firmen und Länder wurden abgestimmt und schließlich für den Produktionsstart freigegeben.

SPH-Direkt ist bei Erwin Müller bis heute ohne Ausfall im Einsatz, wobei der Paketausstoß der Firmengruppe in Spitzenzeiten die Marke 30.000 pro Tag übersteigt. Bewältigt wird diese Workload durch ein System i5 mit 4 Terabyte Plattenkapazität 250 User. Dazu kommt ein neues Power System 720 für Buttinette  mit 15 TB Plattenkapazität, mit dem rund 150 User arbeiten. Beide Systeme  sind so ausgelegt, dass jedes das Backup für die andere Firma darstellt. Durch das Vorliegen umfassenderer Informationen konnten der Service im Kundencenter und die Auskunftsbereitschaft im Call Center deutlich gesteigert werden.

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