Titelinterview mit Lothar Steyns, Geschäftsführer Summit IT Consult GmbH

Von operativer zu strategischer Personalarbeit

Moderne Technologien wie Cloud Computing, Web 2.0 und Smartphone/Tablet-PC haben ebenso Einzug in die HR-Lösungen gefunden wie neue Funktionen in Bereichen wie Bewerber- und Talent Management. Die starke Nachfrage nach moderner Software zur Unterstützung der personalwirtschaftlichen Prozesse rührt vor allem von dem sich abzeichnenden Mangel an Mitarbeitern, insbesondere an hochqualifizierten Fachleuten.

Herr Steyns, was sind Ihrer Beobachtung nach heute die wichtigsten Aufgaben der HR-Abteilungen im Mittelstand?
Lothar Steyns:
Es wird aufgrund der immer enger werdenden und schneller agierenden Märkte zunehmend schwieriger, die Positionierung des eigenen Unternehmens zu behaupten oder sogar noch weiter auszubauen. Die Aufgaben, die dabei der Personalabteilung zukommen, sind massiv im Wandel begriffen. Die Zeiten, in denen sich die Personaler hauptsächlich auf die Lohnabrechnung konzentrierten, sind endgültig vorbei!

Administrative Prozesse im Personalwesen werden aufgrund zahlreicher gesetzlicher Änderungen sowohl im Abrechnungs- als auch im Kommunikationsbereich mit den Behörden von Jahr zu Jahr umfangreicher und leider auch immer komplizierter. Sie erfordern darüber hinaus ein wesentlich höheres technisches Verständnis in der Fachabteilung. Ganz zu schweigen von dem enormen Aufwand, der sich zwangsläufig ergibt, um hier für die nötige Leistungsfähigkeit zu sorgen. Und vor allem, um absolute Sicherheit zu gewährleisten.

Das klingt komplex. Was hat Priorität?
Steyns:
Unter der Überschrift „von operativer zu strategischer Personalarbeit“ lassen sich die wichtigsten Aufgaben der HR-Abteilung mit wenigen Worten zusammenfassen. Oberste Priorität hat die direkte Verzahnung zwischen Unternehmens- und Personalpolitik, um so in der Zukunft den Erfolg Ihres Unternehmens zu sichern.

Eine weitere Aufgabe der HR-Verantwortlichen ist es, eine klare Ist-Analyse in Bezug auf die eingesetzten Personalsoftwarepakete und deren Ausbaufähigkeit auf zukünftige Anforderungen durchzuführen. Weitere Herausforderungen, denen sich die HR-Abteilungen stellen müssen, sind z.B. die demografische Entwicklung, der Fachkräftemangel in Verbindung mit der gesellschaftlichen Bildungs- und Sozialstruktur und – verstärkt – die heute häufig fehlende Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen.

Wie wirkt sich die demografische Entwicklung auf die Personalarbeit aus?
Steyns:
Nicht nur die demografische Entwicklung verlangt ein konsequentes Umdenken und die Neuausrichtung der Personalabteilungen. Die Altersstruktur der Belegschaft ist ja bekannt. Es gilt daher nur, diese nicht zu ignorieren und rechtzeitig Vorsorgemaßnahmen zu treffen – z.B. mit einer geeigneten Nachfolgeplanung.

Worauf kommt es dabei an?
Steyns:
Die Kernfrage sowohl aus Mitarbeiter- als auch Bewerbersicht für die Entscheidung zugunsten einer Firma wird sein: Ist dieses Unternehmen als Arbeitgeber attraktiv? Damit sich ein Bewerber morgen für ein bestimmtes Unternehmen entscheidet, ist auch dessen „Außenauftritt“ von entscheidender Bedeutung.

Es stellen sich zudem weitere Fragen: Berücksichtigt das Unternehmen die geänderten Wertevorstellungen bei heutigen und künftigen Mitarbeitern? Welche Weiterbildungschancen haben die Mitarbeiter? Dies sind nur einige Fragen, die eine erfolgreiche Personalpolitik in Zukunft beantworten muss. Aber auch innerhalb der Firmen kann man einiges verbessern. Kennt der Personalchef seine Mitarbeiter und ihre Qualifikationen? Kennt er die Interessen der Mitarbeiter und kann er sie in seine Personalpolitik verstärkend mit einfließen lassen?

Ein motivierter Mitarbeiter ist für das Unternehmen gewinnbringend. Er hegt keine „Abwanderungsgedanken“, bleibt dem Arbeitgeber treu und ist ein wichtiger Multiplikator für die Re­krutierung neuer Mitarbeiter aus seinem Umfeld – auch über die Firmengrenzen hinaus.

Das heißt: Eigentlich brauchen Firmen heute eine konsistente HR-Strategie, abgestimmt auf ihre Unternehmensziele?
Steyns:
Dies ist das „A und O“ für den Erfolg. Nur die Unternehmen, denen es gelingt, ihre HR-Strategie ganzheitlich mit der Unternehmensstrategie in Einklang zu bringen, werden in Zukunft Erfolg haben.

Woher kommen die gravierenden Änderungsanforderungen?
Steyns:
Die Neuausrichtung wird erforderlich, da durch Trends wie wachsende Globalisierung, die höhere Mobilität und die zunehmende Individualisierung der Umbruch in der Arbeitswelt unaufhaltbar voranschreitet. Jede Unternehmensstrategie ist aber letztlich nur mit den „richtigen“ Mitarbeitern erfolgreich umsetzbar. Das heißt für den Personalchef: Es müssen genügend kompetente, fachkundige und engagierte Mitarbeiter zur Verfügung stehen, deren Qualifikationsstand à jour bleibt. Klar definierte Ziele, wo das Unternehmen mit der Produktion, mit dem Vertrieb oder mit dem Service hin will – oder welchen Markt es bedienen möchte, bilden deshalb die Basis für die Ausrichtung der Personalarbeit.

Leider zeigt sich sehr schnell, dass die beste Unternehmensstrategie nichts nutzt, wenn ihre Umsetzer, also die Mitarbeiter, fehlen oder nicht den nötigen Wissensstand besitzen. Das heißt: Die vorhandenen Kräfte werden rechtzeitig geschult und auf ihre neuen Aufgaben vorbereitet bzw. alternativ neue Mitarbeiter eingestellt, die dann aber noch in die Unternehmensabläufe eingeweiht werden müssen.

Welche Konsequenzen hat all das auf den Software-Einsatz im Personalwesen?
Steyns:
Personalarbeit ist viel mehr als nur die Lohnabrechnung und die damit direkt verknüpften Aufgaben wie Einstellungen oder Vertragsabwicklung. Allerdings sind auch heute noch viele Softwarepakete auf den reinen Abrechnungsbereich ausgerichtet. Man hat versucht, durch viele miteinander gekoppelte Insellösungen und Zusatzprodukte bestimmte Zusatzaufgaben zu lösen. Dies hilft längst nicht mehr wirklich weiter.

Warum?
Steyns:
Nur eine Gesamtlösung mit den Modulen Entgeltabrechnung, Personalmanagement (Qualifikation, Bewerber, Weiterbildung, Personalkostenplanung  usw.) und gegebenenfalls Personalzeitwirtschaft eröffnet die Möglichkeit, administrative Prozesse schneller und effizienter abzuwickeln, um so mehr Zeit für die strategische Personalarbeit zu gewinnen. Diese administrativen Prozesse sind in den letzten Jahren aufgrund zahlreicher gesetzlicher Änderungen sowohl im Abrechnungs- als auch im Kommunikationsbereich erheblich umfangreicher und komplexer geworden. Sie erfordern darüber hinaus einen wesentlich höheren technischen Aufwand als früher, um hier den neuen Anforderungen gerecht werden zu können.

Können Sie Beispiele nennen, wie die Personaler durch ganzheitliche HR-Lösungen nachhaltig im Tagesgeschäft entlastet werden?
Steyns:
Es gibt dann z.B. keine redundante Datenhaltung mehr, so dass die einmalige Anlage der Mitarbeiterdaten ausreicht. Alle Programme, angefangen von der Abrechnungssoftware über die Personalzeitwirtschaft bis zu den Weiterbildungsmodulen, greifen auf diesen Datensatz zu. Allein dies bringt schon eine erhebliche Zeitersparnis in Bezug auf die Pflege, die Aktualisierung usw.

Wird im Bewerbungsprozess mit einer intelligenten Software gearbeitet, gibt es von der Ausschreibung der Stelle bis zur Einstellung des Mitarbeiters, seinem Vertrag, der Abrechnung, dem Einarbeitungsplan sowie der Weiterbildungs- und Seminarplanung einen durchgängigen Workflow mit klar strukturierten Prozessen. Am Beispiel eines Webportals wird deutlich, wie effektiv der Einsatz moderner Software sein kann. Fragen, die früher an das Personalbüro herangetragen wurden, haben sich von selbst erledigt, weil jeder Mitarbeiter Einsicht in sein Zeitkonto, seine Abrechnung sowie den Urlaubs- und Gleitzeitstand hat. Das kann sogar im produktiven Bereich eingesetzt werden, z.B. über einen einfachen Client, der den Mitarbeitern in jeder Abteilung zur Verfügung steht. Darüber kann z.B. auch problemlos die Urlaubsplanung inklusive Genehmigungsverfahren durch die Vorgesetzten elektronisch abgewickelt werden.

Genauso gut klappt der umgekehrte Weg, von den Produktionsdaten in die Personalzeitwirtschaft, in die Entgeltabrechnung und über die Buchhaltung zum Controlling – alles erfolgt mit automatisierter Datenübergabe und ohne ein einziges Blatt Papier. Ebenso effektiv ist der Einsatz einer digitalen Personalakte. Diese gehört üblicherweise zum Standardportfolio eines guten Personalmanagementsystems.

Bis es so weit ist, sind aber einige Vorarbeiten nötig ...
Steyns:
Natürlich entsteht zu Beginn ein erhöhter manueller Aufwand, weil die Digitalisierung der Personalpapiere ansteht. Aber danach, wenn diese erste Hürde überwunden ist, geht alles einfacher und schneller. Ein weiterer Vorteil ist der Onlinezugriff auf dieses Archiv – und zwar von allen Geschäftsstellen des Unternehmens, sicher und problemlos. Berichte und Auswertungen für die Geschäftsleitung sind aufgrund der zentralen Datenhaltung leicht und schnell zu generieren. Eine Berichtsvorlage kann immer wieder genutzt werden. Das lästige „Verschönern“ von Daten entfällt.

Welche HR-Aufgaben bleiben originär im Unternehmen, welche sind auslagerbar?
Steyns:
Prinzipiell lässt sich jede administrative Aufgaben auch extern erledigen. Hier gibt es verschiedenste Möglichkeiten, die von der ASP-Lösung bis hin zum „Full Service“ reichen. Ein Outsourcing für die neuen Aufgaben der Personalabteilung im operativen Personal­management ist in meinen Augen nur bedingt sinnvoll, da hier der menschliche Aspekt im Vordergrund steht. Dies ist jedoch unabhängig von der Nutzung einer Software als Inhouse- oder Outsourcingvariante zu sehen. Die „alte“ Personalabteilung muss zum (Personal-)Dienstleister im Unternehmen werden. Der Dienst am Mitarbeiter fordert ein hohes Maß an Vertrauen und Einfühlungsvermögen; hier kann die Personalabteilung ihre Vertrauensstellung sehr positiv und für beide Seiten gewinnbringend einbringen. Durch den Einsatz moderner HR-Software erhält die Personalabteilung den nötigen Freiraum, um den Switch von ihrer administrativen Tätigkeit zur operativen Personalarbeit zu schaffen.

Auch der Betrieb der HR-Software lässt sich (teilweise) outsourcen. Wann ist das zu empfehlen?
Steyns:
Eine allgemeingültige Empfehlung gibt es nicht, da in jedem Unternehmen unterschiedliche Voraussetzungen vorliegen, die jeweils mehr oder weniger intensiv bewertet werden. Ohne einen detaillierten Einblick in das Tagesgeschäft kann weder eine Beurteilung noch eine Empfehlung ausgesprochen werden.
HR-Software deckt ja die Bereiche Personalabrechnung, Personalmanagement und Personalkostenplanung ab, ebenso aber auch die Personalzeitwirtschaft oder die digitale Personalakte. Deshalb gibt es eine Vielzahl von Punkten, die es auf der Anbieterseite zu prüfen gilt.

Welche sind das?
Steyns:
Zunächst die wichtigsten Grundsatzfragen: Ist der Lohnanbieter in der Lage, eine Gesamtlösung zu liefern? Im Einzelnen bedeutet dies eine komplett integrierte Lösung von Zeitwirtschaft und Entgelt über Module für die Personalentwicklung, Kompetenz- und Bildungsmanagement, Seminarverwaltung, Bewerbermanagement, Personalkostenplanung bis hin zu einer elektronischen Personalakte.

Natürlich sollte der Anbieter aufgrund seiner Personalstruktur und seiner Installations- bzw. Kundenanzahl in der Lage sein, die wachsenden gesetzlichen Änderungen zeitnah und richtig umzusetzen. Es sollte dort eine direkte qualifizierte und persönliche Hilfe bei Fragen rund um den HR-Bereich geben – und nicht eine 0190 er Nummer oder ein Callcenter. Außerdem sollte man auch einzelne Bereiche gezielt auslagern können – und das in den Varianten „Application Service Providing“ (ASP), „Business Service Providing“ (BSP) und „Full Service Providing“ (FSP).

Können Sie das bitte an einem Beispiel verdeutlichen?
Steyns:
Die Lohnabrechnung wird durch die eigene Personalabteilung durchgeführt. Ein Dienstleister hostet die entsprechende Software in seinem Rechenzentrum. Das heißt: Er kümmert sich um die Software, das Hosting, die Release-Pflege und die Wartung. Außerdem sorgt er dafür, das die Kommunikationswege für das Datenerfassungs- und Übermittlungsverfahren zum Sozialversicherungsträger und Finanzamt (Dakota, Elster) performant und sicher zur Verfügung stehen. Der Bereich Personalmanagement, der sich z.B. um die Bewerbungen kümmert, würde aufgrund der direkten Verbindung zur Homepage als Inhouselösung gefahren. Wobei aber auch hier einer Outsourcingvariante nichts im Wege stehen würde.

Der Einsatz von HR-Software ist geprägt durch einen raschen Wandel, induziert durch neue gesetzliche Vorschriften, Tarif­abschlüsse und den technischen Fortschritt. Wie lassen sich die in rascher ­Folge eintreffenden Updates und Releases beherrschen?
Steyns:
Die ideale Lösung ist hierfür die Nutzung einer HR-Lösung in der ASP-Variante bei einem Komplettanbieter wie Summit IT. Dieser kümmert sich um Updates und neue Releases. Wartungsarbeiten werden in der Regel außerhalb der normalen Arbeitszeit ausgeführt, so dass die Lösung zu den Geschäftszeiten uneingeschränkt zu Verfügung steht. Es ist Aufgabe des Dienstleisters, für die notwendigen Softwarelösungen mit den gesicherten Kommunikationswegen zu  den Behörden und Krankenkassen zu sorgen.

Aber auch bei Inhousevarianten entlasten moderne Softwarepakete die IT-Abteilung, z.B. durch sogenannte „Auto-Updater“, die automatisch auf die Verfügbarkeit von neuen Updates und Patches schauen und diese dann, freigeschaltet durch den Anwender, auch installieren.

Beim Datenaustausch mit den ­Behörden und Sozialversicherungsträgern sind viele gravierende Änderungen geplant, doch ehrgeizige Projekte wie Elstam stocken oft. Wie ist der aktuelle Stand der Dinge?
Steyns:
Der bundesweite Umstieg von der Papierlohnsteuerkarte auf das neue elektronische Verfahren „Elektronische LohnSteuer AbzugsMerkmale“ ist zum Jahreswechsel 2012/13 vollzogen worden. Viele Unternehmen und Anbieter nutzen das Jahr 2013 für Tests und um organisatorische Abläufe sauber zu strukturieren: Zum Glück ist die Verpflichtung zur Nutzung ja erst mit dem Jahreswechsel 2013/2014 gegeben. Genauso wie beim EEL-Verfahren ist hier eine saubere Kommunikationsmöglichkeit seitens der IT unabdingbar. Routereinstellungen, Portfreigaben und Virenschutzsoftware sind hier nur einige Schlagworte, die dem IT-Chef sehr häufig das Leben schwer machen.

Dazu kommt das Problem, dass heute anders als früher nicht nur die Daten versendet werden, sondern nun auch Rückantworten online in die Datenbank eingelesen und manchmal sogar weiterverarbeitet werden müssen. Nur mit einer sehr gut ausgebildeten IT-Mannschaft lassen sich solche Anforderungen im eigenen Hause lösen.

Ein weiterer Trend ist der mobile Online-zugriff auf aktuelle Daten. Welche Möglichkeiten eröffnet dieser Trend im Personalwesen?
Steyns:
Der Trend zu mobilen Onlinezugriffen auch auf Daten aus dem HR-Bereich ist nicht mehr aufzuhalten. Durch die enorm gewachsenen Mobilitätsanforderungen hat z.B. die gute alte Personalakte ausgedient. Es ist heute ohne Problem machbar, sich über einen Tablet-PC auf die Applikation aufzuschalten und hier z.B. bei Mitarbeitergesprächen in der Geschäftsstelle oder Niederlassung online die Daten abzurufen bzw. Gesprächs­notizen und Vereinbarungen direkt einzutragen. Natürlich kann man sich, vorbehaltlich der nötigen Berechtigungen, auch Zeugnisse, Zertifikate oder aktuelle Bewerberprofile anschauen und diese sogar analysieren, bearbeiten oder weiterleiten. Zum Beispiel kann der Vorgesetzte in einem Personalgespräch die vorher definierten Fragen und Besprechungspunkte mit dem Mitarbeiter einzeln durchgehen und direkt die Ergebnisse bzw. Vereinbarungen in der Applikation dokumentieren. Ab sofort stehen diese dann allen Beteiligten zur Verfügung. Unsere Kunden schätzen es, mit einem Tablet-PC oder Notebook ihre Arbeit via Mobilfunk unabhängig von festen Firmenverbindungen nutzen zu können. Für die „New Generation“ von heute ist das ebenso eine Selbstverständlichkeit wie die Tatsache, dass diese Lösungen auch in der Outsourcingvariante funktionieren.

Wenn wir den Bogen zum Anfang schlagen: Wie sieht im Zeitalter von Web 2.0 eine moderne Bewerberabwicklung aus?
Steyns:
Der Begriff Web 2.0 bezieht sich neben spezifischen Technologien primär auf eine veränderte Nutzung und Wahrnehmung des omnipräsenten Internet. Die Nutzer erstellen, bearbeiten und verteilen Inhalte in qualitativer und quantitativer Weise selbst, unterstützt von interaktiven Anwendungen auch im Personalwesen. Das kann z.B. im Bewerbungsprozess sein. Das Unternehmen erstellt aus den Profilen der offenen Stelle eine Bewerbervorlage mit Fragen wie z.B. zu Schulbildung, Studium, beruflichem Werdegang, Zertifikaten oder Zeugnissen. Diese Bewerbungsvorlage bzw. Stellenausschreibung wird auf der Homepage des Unternehmens oder bei diversen Stellenbörsen online gestellt. Die Bewerber füllen die Vorlage mit ihren Daten, ergänzen sie um Zeugniskopien, Lichtbild etc. und verschicken sie per Knopfdruck zur Personalabteilung der Firma. Wenn gewünscht, erfolgt automatisch eine Rückantwort an die Bewerber über den Eingang und eine Info an die jeweilige Stabstelle. Diese sichtet die Bewerbungen, verteilt sie online im Unternehmen, fragt die Stellungnahme der einzelnen Abteilungen hierzu ab und leitet die nächsten Schritte von der Einladung bis zur Absage ein.

Völlig automatisch läuft z.B. der Schriftverkehr über eine Word-Serienbrief-Verarbeitung in unserer Lösung ab. Das System verwaltet automatisch den Stand der Bewerbungen – von eingegangen, eingeladen, abgesagt bis hin zur etwaigen Einstellung. Danach folgt die Vertragserstellung und nach der Unterschrift die Ablage in die digitale Personalakte.

Parallel hierzu wird der Einarbeitungsplan erstellt und verschickt, der Bildungsmanager um die getroffenen Maßnahmen ergänzt und die Nachverfolgung in die Wiedervorlage aufgenommen. Nach Abschluss einer Qualifizierung, z.B. einer Sicherheitsunterweisung oder Ersthelferausbildung, werden die erworbenen Fähigkeiten dem Qualifikationsportfolio des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin zugeordnet. Selbstverständlich mit automatischer Erinnerungsfunktion für eine Auffrischung bzw. Erneuerung der Qualifikation.

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