12.10.2016

10 Fehler beim Einstieg in die Videokommunikation

Von: James Campanini*

Es ist der Alptraum eines jeden Unternehmens: Zeit, Geld und Ressourcen für eine Technologie aufzuwenden, die die Beschäftigten anschließend nicht nutzen. Damit Videokommunikationslösungen nachhaltig von den Beschäftigten akzeptiert werden, sollte man wissen, wo häufige Probleme liegen und was man beachten sollte, damit das Videoconferencing-Projekt erfolgreich verläuft.

Einführung von Videokonferenzen

Beherzigt man gewisse Regeln, dann klappt es im Unternehmen auch mit der erfolgreichen Einführung von Videokonferenzen.

  1. Videokonferenzen sind nicht Teil der Unternehmenskultur: Doch wie kann man feststellen, ob bestimmte Tätigkeiten für die neue Technologie geeignet sind? Ein Indikator ist ein kollaboratives Umfeld oder zumindest der Wunsch, künftig kollaborativer zu arbeiten. Ist dies nicht der Fall, werd

en die Anstrengungen ins Leere laufen. Unternehmen, in denen einzelne Gruppen isoliert voneinander arbeiten und nichts dafür spricht, dass sich diese Situation ändert, sind keine geeigneten Kandidaten. Ihre Vorzüge kann die Videokommunikation am ehesten in Unternehmen entfalten, deren Beschäftigte auf verschiedene Standorte verteilt sind, sich besser vernetzen und eine auf Kooperation angelegte Kultur entwickeln wollen.


  2. Der Buy-in für die Einführung der Videokommunikation ist auf den IT-Bereich beschränkt: Um Videokommunikation erfolgreich einführen zu können, benötigen die Verantwortlichen die Unterstützung der Führungsetage, nicht nur die der IT. Führungskräfte haben hier eine Vorbildfunktion, denn wenn sich leitende Manager aktiv für die Technologie einsetzen, werden ihnen andere im Unternehmen folgen.
  3. 

Die Infrastruktur eignet sich nicht für Videokommunikation: Wenn das Netzwerk oder WLAN keine Videokonferenzlösung unterstützen, funktioniert das Projekt nicht. Eine ungeeignete Infrastruktur führt zu schlechter Bild- und Tonqualität und damit zu frustrierten Nutzern und wenig Akzeptanz. Zweifel an der Eignung des Netzwerks/WLANs lassen sich per Evaluierungsprozess ausräumen.
  4. 

Es gibt keine Pilotphase: Vor einer unternehmensweiten Einführung sollte das Tool in kleinen Gruppen getestet werden. Und zwar sowohl von einem technologie-affinen Team, das die Vorteile der Videokommunikation kennt, als auch von einer Gruppe, die technologisch weniger fit ist. Anhand der Ergebnisse lässt sich erkennen, wo die Planung richtig war und wo noch Nachbesserungsbedarf besteht.


  5. Das Projekt wird nicht durch Sponsoren bzw. Technology Evangelists unterstützt: Ebenso wichtig wie die Unterstützung durch das Management ist die Bestimmung eines Projektsponsors, der u.a. die Aufgabe hat, vorab Interesse und Begeisterung für die neue Technologie zu wecken – jemand, der sich auf allen Führungsebenen aktiv und unüberhörbar für die Videokommunikation einsetzt. Interne Technology Evangelists gehen häufig aus Pilotphasen hervor. Sie sind bestens geeignet, um Kollegen mit ihrem Enthusiasmus anzustecken.
  6. 

Das Projekt wird nicht ausreichend beworben: Nur eine angemessene Vorbereitungsphase kann breite Akzeptanz schaffen. Das Marketing sollte genügend Informationen bereitstellen, die das neue Tool erläutern, seine Einführung begründen, seine positiven Auswirkungen aufzeigen und den zeitlichen Rahmen vorgeben.
  7. 

Der Start der Videokonferenzlösung wird nicht klar kommuniziert: Wenn der Tag X gekommen ist, sollte die Lösung keinesfalls in aller Stille eingeführt werden. Vielmehr empfiehlt es sich, interne Mitteilungen an die Mitarbeiter zu verschicken, in denen sie erfahren, warum die neue Lösung so positiv ist, wo sie Hilfe erhalten können, wie sie die Technologie anwenden können und welche Ziele das Unternehmen damit verfolgt.


  8. Wichtige Kennziffern werden nicht berücksichtigt: Nach der Einführung gilt es, zu beobachten, wie viele Personen sich registriert haben und wie viele das Tool tatsächlich nutzen. Die Zahl der registrierten Nutzer kann noch so hoch sein – wenn das Tool in der Praxis niemand nutzt, ist das Projekt fehlgeschlagen.
  9. 

Nachzügler und Verweigerer werden ignoriert: Nicht alle Teams oder Mitarbeitergruppen werden das neue Tool gleich schnell annehmen. Personen, die diese Neuerungen skeptisch sehen, sollten aber keinesfalls ignoriert werden. Vielmehr muss man ihnen klar machen, wie nützlich das Tool für die tägliche Arbeit ist, z.B. wie es den Zeitaufwand beim Abschluss eines Vertrags, verringert und die Zusammenarbeit verbessert etc. Werden ‚Nachzügler’ oder ‚Verweigerer’ ignoriert, fühlen sie sich in ihrer kritischen Einstellung bestätigt und warten ab, bis das Projekt scheitert und ein Unternehmen zu alten Methoden zurückkehrt.
  10. Die Phase nach der Tool-Einführung wird vernachlässigt: Genauso wichtig wie eine gute Vorbereitung und Einführung ist auch eine angemessene „Nachsorge“. Dies beinhaltet etwa fortlaufende Mitarbeiterschulungen, „Lunch & Learn“-Sitzungen, in denen Fragen beantwortet und neue Funktionen vorgestellt werden, oder auch Wettbewerbe, mit denen die Akzeptanz gesteigert wird. Weiterhin sollten Erfolgsgeschichten wie ‚Projekt durch Videobesprechungen um drei Wochen verkürzt’ kommuniziert werden.

* Der Autor James Campanini ist Vice President und General Manager EMEA bei Blue Jeans, einem Anbieter von Video Cenferencing Services.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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