Agiles Projektmanagement jenseits der IT

10 Tools für erfolgreiche Projekte mit Scrum & Co.

Mit folgenden 10 Tools klappt der Einstieg ins agile Projektmanagement mit Methoden wie Scrum & Co. – und zwar auch jenseits von IT-Projekten.

Tools für agiles Projektmanagement

Dank 10 Tools klappt es mit dem erfolgreichen Einstieg ins agile Projektmanagement mit Scrum & Co.

Der Einsatz agiler Projektmanagement-Methoden wie Scrum oder Kanban ist in wenigen Jahren zu einem Standard für das Management von Software-Projekten geworden. Lange Zeit galten IT-Projekte als Paradebeispiele für besonders komplexe Unternehmungen, die durch massive Überschreitung der ursprünglich geplanten zeitlichen und finanziellen Budgets geprägt waren. Nicht selten mussten ehrgeizige IT-Vorhaben nach jahrelangen Mühen und versenkten Budgets sogar komplett eingestellt werden.

Seit dem Aufkommen agiler Projektmanagement-Methoden Anfang des 21. Jahrhunderts können enorme Fortschritte konstatiert werden: Die durchschnittlichen Release-Zyklen sind in vielen Unternehmen von mehreren Monaten auf wenige Stunden geschrumpft. Immer anspruchsvollere Projekte können in immer kürzerer Zeit umgesetzt werden.

Begrenzter Erfolg jenseits der IT-Abteilungen

Trotz dieser erstaunlichen Erfolge in IT-Abteilungen und bei der Software-Entwicklung hat sich der Einsatz agiler Projektmanagement-Techniken in anderen Unternehmensbereichen bislang nur begrenzt durchsetzen können. Dies hat handfeste Gründe: Einerseits setzen agile Projektmanagement-Methoden darauf, iterativ kleine Arbeitspakete in relativ kleinen Teams abzuarbeiten. Dadurch wird sehr viel Komplexität reduziert, Planungs- und Kommunikationsaufwand eingespart und Mitarbeiter intrinsisch motiviert. Das kann enorme Produktivkräfte freisetzen. Andererseits erfordert dies jedoch in gewissem Maß den bewussten Verzicht auf langfristige Planung und enge Kontrolle. Beides sind zentrale Kernkompetenzen des klassischen Managements, was dessen Zurückhaltung erklärt. Eine IT-Abteilung, deren Arbeit ohnehin teilweise einer „Blackbox“ glich, neuartige Methoden erproben zu lassen, ist für die Unternehmensführung leichter, als im gesamten Unternehmen zu prüfen, wo der Einsatz von agilen Projektmanagement sinnvoll sein könnte.

Agile Methoden nicht für jedes Projekt geeignet

Tatsächlich sind nicht alle agilen Projektmanagement-Tools ohne Risiko einsetzbar und für jede Art von Projektziel und verfügbares Projektteam geeignet. Das volle Potential agiler Projektmanagement-Methoden lässt sich zudem nur realisieren, wenn agile Werte von Management und Projektteam verinnerlicht sind und sich dies im Gesamtkontext der Projekte niederschlägt. So favorisiert agiles Projektmanagement z.B. die Konzentration auf ein Projekt und damit kurze Laufzeiten, anstatt zahlreiche langlaufende Projekte gleichzeitig abzuwickeln.

Puristen agiler Projektmanagement-Methoden gehen davon aus, dass diese nur funktionieren, wenn jeweils das komplette Framework ohne Abwandlungen befolgt wird. Bei Scrum wird z.B. von „Scrumbut-Projekten“ gesprochen, wenn angeblich Scrum zum Einsatz kommt, „aber“ die eine oder andere Voraussetzung für den Erfolg der Methode nicht gegeben ist. Das kann z.B. der Fall sein, wenn es mehrere „Product Owner“ oder einen „klassischen“ Projektleiter über dem „Scrum-Team“ gibt, oder wenn neue Anforderungen während eines „Sprints“ eingebracht werden.

10 Tools für den Einstieg ins agile Projektmanagement

Trotz allem können agile Projektmanagementprinzipien und -werkzeuge auch eigenständig in einem „klassischen“ Projektmanagement-Kontext mit großem Gewinn verwendet werden. Der Einsatz einzelner agiler Methoden kann dem Projektmanagement helfen, sich langsam mit agilen Werten und Erfolgsvoraussetzungen vertraut zu machen und schrittweise Kompetenzen aufzubauen.

Im Folgenden wird eine Auswahl von 10 Projektmanagementprinzipien und -tools vorgestellt, die nur geringe Anforderungen an die Erfahrung des Projektteams stellen, auch in Nicht-IT-Projekten funktionieren und damit besonders gut für einen gelungenen Einstieg ins agile Projektmanagement geeignet sind.

1. „Iterationen“ oder „Sprints“

Eines aus dem Lean-Management stammendes, zentrales Prinzip des agilen Projektmanagements ist es, Kunden-Feedback so früh wie möglich in das Projekt einzubringen. Dadurch werden „Fehler“ oder „geänderte Kundenanforderungen“ schnell erkannt und können zu möglichst niedrigen Kosten berücksichtigt werden. Um dies zu erreichen, müssen Projekt(teil)ziele schrittweise und nacheinander erarbeitet werden. Das agile Projektmanagement spricht hierbei von sogenannten „Iterationen“, die bei Scrum auch „Sprints“ genannt werden. Eine Iteration ist eine kurze Projektphase von maximal einem Monat und entspricht im klassischen Projektmanagement am ehesten einem „Meilenstein“. Ziel jeder „Iteration“ ist es, testbare Ergebnisse zu erbringen. Im Idealfall handelt es sich schon um das „echte“ Produkt, das nun getestet und schrittweise verbessert werden kann. Teilweise kommen hierbei aber auch Prototypen zum Einsatz, die die relevanten Eigenschaften veranschaulichen, während die unwichtigen oder für spätere Iterationen vorgesehenen Elemente nur „simuliert“ werden. Der Projektkunde sollte eng mit dem Projektteam zusammen arbeiten, um echtes und schnelles Feedback zu ermöglichen.

2. Minimal Viable Product (MVP)

Iterationen funktionieren besonders gut, wenn so früh wie möglich ein wirklich funktionierendes Produkt erstellt wird, das dann in weiteren Iterationen schrittweise um weitere Features erweitert oder hinsichtlich der Usability verbessert wird. Ein solches „Basisergebnis“ wird im agilen Projektmanagement als „Minimal Viable Product“ (MVP) bezeichnet.

3. Time Boxing

Eines der größten Risiken im Projektmanagement und gleichzeitig einer der größten Kostentreiber ist, wenn aufgrund nicht rechtzeitig fertiggestellter Vorarbeiten, das Gesamtprojekt in einen „Stop-and-go-Modus“ verfällt. Bereitstehende Teams können nicht arbeiten. Das kostet Geld, Fokus und Motivation und ist genau das Gegenteil des von Arbeitspsychologen propagierten „Flow-Zustandes“. Ein Tool aus dem agilen Projektmanagement, das hier Abhilfe schaffen kann, ist das „Time Boxing“. Anstatt bei Schwierigkeiten die Deadline nach hinten zu verschieben, wird der Aufgabenumfang reduziert. Das geht natürlich umso besser, je mehr Gedanken man sich zuvor über zwingend erforderliche Elemente und „Nice-to-haves“ gemacht hat. Siehe auch „MVP“.

4. Use Cases

Use Cases sind eine agile Technik zur Entwicklung und Beschreibung von Anforderungen der Nutzer an ein Projekt. Die Besonderheit der Use Cases liegt darin, dass diese eindeutig aus Kundensicht beschrieben sind. Im Idealfall beschreibt der Kunde die Use Cases in seinen eigenen Worten. Hierdurch wird sichergestellt, dass der Projektleiter die Beschreibung exakt versteht und konkretes Feedback geben kann.

5. Persona

Ein weiteres Tool, das dem Projektteam hilft zu verstehen, für wen ein Produkt erstellt wird, sind sogenannte „Persona”. Kundengruppen werden dafür beispielhaft durch personifizierte, steckbriefartige Beschreibungen mit Charaktereigenschaften und Präferenzen dargestellt. Eine Persona ist bewusst etwas stereotyp. Mit einem konkreten Bild „des Nutzers“ vor Augen ist Kundenfokus viel leichter.

6. Task Boards

Task Boards werden teilweise auch als „Kanban-Boards” bezeichnet und dienen der Visualisierung des Projektes. Die Teilaufgaben des Projektes werden dabei auf Kärtchen notiert und an eine Pinnwand geheftet. Die Pinnwand ist hierfür in mehrere Kategorien unterteilt, die den Projektfortschritt darstellen. Dies kann von links nach rechts z.B. „Ready für den Sprint“, „Work in Progress“, „Issues“ und „Done“ sein. Um den Projektfortschritt darzustellen, werden die Kärtchen einfach in die entsprechenden Statusfelder umgehängt. Task-Boards können ganz physisch Magnetwände oder Pinnwände mit Post-its sein, es gibt allerdings mittlerweile auch sehr gute digitale Projektmanagement-Tools, die auf Basis von Task Boards funktionieren. Diese bieten noch einige Zusatzfunktionalitäten und sind besonders vorteilhaft, wenn das Projektteam dezentral arbeiten muss.

7. Definition of Done

Aus Erfahrung verwenden agile geführte Projekte relative viel Zeit darauf, eindeutig zu definieren, wann eine Aufgabe bzw. Vorarbeit als erledigt gilt und damit auch als Input für Folgeschritte geeignet ist. Dies geschieht, indem im Arbeitsablauf nachgeordnete Teams in Absprache mit den liefernden Personen oder Teams definieren, welche Vorarbeiten Sie genau benötigen. Andere Tools wie z.B. das „Task Board“ ergibt nur Sinn, wenn Aufgaben, die in die Kategorie „done“ verschoben werden, auch tatsächlich erledigt sind. Stellt sich erst im Nachhinein heraus, dass Vorarbeiten ungenügend sind, führt dies unweigerlich zu Verzögerungen.

8. Daily Stand Ups

Einer der größten Zeitfresser in Unternehmen sind lange und unproduktive Meetings. Im agilen Projektmanagement wird auf die meisten normalen Meetings verzichtet. Anstatt dessen kommt das Projektteam jeden Morgen zu einer fixen Zeit für nur 15 Minuten zusammen. In diesen 15 Minuten beantwortet jedes Teammitglied reihum die folgenden drei Fragen und diskutiert diese kurz mit den Teamkollegen:
1.    Was habe ich seit gestern (seit dem letzten Meeting) erreicht?
2.    Was will ich heute erreichten?
3.    Wofür brauche ich dabei Hilfe?

Die Bezeichnung dieses Meetings „Daily Stand Up“ kommt daher, dass diese Meetings im Stehen stattfinden. Erfahrung wie auch wissenschaftliche Studien belegen, wie stark die Aufmerksamkeit von der Körperposition abhängt, d.h. Stehen fördert die Konzentration und Dynamik. Die Kürze des Meetings zwingt die Teammitglieder sich auf wesentliche Punkte zu konzentrieren.

9. WIP-Limits

Aktuelle Studien zur Hirnforschung belegen, dass entgegen häufiger Behauptungen echtes Multitasking nicht möglich ist. Unser Gehirn kann jeweils nur eine Aufgabe gleichzeitig bearbeiten. Jedes Springen von einer Aufgabe zu einer anderen, führt zu „mentalen Rüstkosten“ und ist mit enormen Effizienzverlusten verbunden. Aufbauend auf diesen Erkenntnissen kommen im agilen Projektmanagement sogenannte WIP-Limits, d. h. Work-In-Progress-Limits zum Einsatz. Diese legen fest, wie viele unterschiedliche Aufgaben ein Mitarbeiter während einer „Iteration“ gleichzeitig bearbeiten darf, und zwingen daher zu einer klaren Priorisierung. WIP-Limits sind ein klarer Gewinn in jeder Art von Projekt. KPIs, die den WIP aufzeigen, helfen Engpässe zu identifizieren und deren optimale Auslastung zu gewährleisten.

10. Retrospektiven

In vielen Unternehmen werden auch im klassischen Projektmanagement Projektevaluationen durchgeführt, d.h. das Projektteam bewertet im Rückblick, was gut gelaufen ist und was in Zukunft noch besser gemacht werden kann. Das besondere an Retrospektiven im agilen Projektmanagement ist, dass diese regelmäßig nach jeder Iteration bzw. nach Erreichen der jeweiligen Meilensteine erfolgt und Erfahrungen damit systematisch noch während des Projektes genutzt werden können.

Fazit: Agile Projektmanagementprinzipien und -tools stellen eine echte Bereicherung für den Werkzeugkoffer der Projektmanager dar, und dies gilt nicht nur für IT-Projekte. Die vorgestellte Auswahl an Tools verdeutlicht dabei beispielhaft, dass diese sich teils gegenseitig bedingen oder zumindest begünstigen. Falsch eingesetzt, sind agile Projektmanagement-Methoden allerdings mit einigen Risiken verbunden. Wie bei jedem Werkzeug muss man wissen, wann und wie es eingesetzt werden muss, um das volle Potentfal zu nutzen.

* Der Autor Jonas Burkard ist freier Unternehmensberater und Mitglied im Team von Enable2grow. In über zehn Jahren in der Managementberatung sammelte er Erfahrung in zahlreichen Projekten, zuletzt primär in Projektleitungsfunktion. Dabei reichte das Spektrum der von ihm beratenen Unternehmen von großen internationalen Konzernen bis hin zu Start-ups.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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