IT-Abteilungen auf den Prüfstand bringen

6 Schritte zum Check-up der IT-Abteilung

Mit dieser Herangehensweise lässt sich die IT auf Herz und Nieren überprüfen und Veränderungen werden erfolgreich angestoßen >>>

Die IT-Abteilung des Unternehmens ist mittlerweile überlebenswichtig. Gleichzeitig dreht sich das Rad der digitalen Welt besonders schnell. Aufgrund weniger bis fehlender Standards in der IT ist ein steter Abgleich mit den Unternehmenszielen unabdinglich. Im Grunde unterliegt die IT einem kontinuierlichen Wandel, um sich den verändernden Begebenheiten stetig anzupassen.

Die IT-Abteilung sollte deswegen regelmäßig auf den Prüfstand – und wie im Privatleben gilt auch hier: Ab zum Experten und durchchecken lassen.

6 Schritte zum Check-up der IT-Abteilung

•    Externe Expertise ins Boot holen
•    Ergebnisoffen arbeiten
•    Den Menschen zuhören
•    Relevante Dokumente und Prozesse sichten
•    Erste konkrete Veränderungen zügig einleiten (Quick Wins) und Erfolge feiern
•    Auswirkungen des Wandels eruieren und Plan erstellen

 

Externe Sicht

Die externe Expertise ist aus zwei Gründen nötig:

  • Erstens: Ein Check ist meist deutlich ganzheitlicher als nur der Blick auf die reinen IT-Themen – deckt er doch auch wirtschaftliche Aspekte wie Controlling oder die Prozesslogik ab. Dafür bedarf es Helfer, die sich in diesen Disziplinen auskennen.
  • Zweitens: Ähnlich wie bei einer Gesprächstherapie ist die zwischenmenschliche Komponente nicht zu unterschätzen. Ein Mitarbeiter als Moderator entstammt jedoch dem Beziehungsgeflecht der Abteilung – und läuft Gefahr, alte Grabenkämpfe bewusst oder unbewusst mit in seine Rolle zu nehmen.

 

Kaum Standards in der IT

Berater oder externer Experte aus anderem Hause stehen nun vor einer zentralen Herausforderung – der Methodik. In der IT gelten aufgrund des vergleichsweise jungen Alters der Disziplin kaum Standards. Während die Wirtschaftswissenschaften etwa auf rund 120 Jahre Erfahrung und Entwicklung von Untersuchungswerkzeugen zurückblicken, beginnt die wissenschaftlich-methodische Durchdringung der IT erst in den 1970er Jahren.

Ergo: Prozesse und Herangehensweise unterscheiden sich häufig grundlegend zwischen einzelnen Unternehmen, ja sogar innerhalb derselben Firmengruppen. Deswegen ist Geduld ein eminent wichtiger Faktor bei einer solchen Untersuchung. Gleichzeitig ist der Erfahrungsschatz der Menschen relevanter als in anderen Disziplinen.

 

Strukturierte Herangehensweise, offenes Ergebnis

Also lohnt es, einen Schritt zurückzutreten, einen ganzheitlichen Ansatz für die Analyse zu finden – gegebenenfalls unter Hinzunahme von Werkzeugen anderer Disziplinen – und vor allem ergebnisoffen zu arbeiten. Gerade dieser letzte Punkt ist elementar in solch komplexem Umfeld: Es existieren keine vorgefertigten Lösungen gerade in der IT; jede Lösung wird zu wesentlichen Teilen neu und individuell sein.

Anschließend beginnt die kommunikative Arbeit. Diese ist grundlegend für jeden Veränderungsprozess. Ausführliche Gespräche mit möglichst vielen Betroffenen sind deswegen essentiell. Betroffene sind dabei nicht nur die Mitarbeiter der IT-Abteilung, sondern auch deren Anwender – also Mitarbeiter und Führungskräfte aus anderen Abteilungen. Auf diese Weise entsteht ein klareres Bild des „Gesundheitszustands“.

Nun beginnt die Fleißarbeit:

  • Sichten Sie alle relevanten Dokumente.
  • Wie sehen die Prozesse aus?
  • Wo entstehen die Kosten, wer trägt Sie?
  • Was wird wie dokumentiert, wo klaffen gegebenenfalls Lücken?

Wichtig ist es, nicht bereits aus dem Eindruck der Gespräche Annahmen zu bestätigen, sondern weiterhin ergebnisoffen die Dokumente und Prozesse zu durchforsten. Schlussendlich geht es darum, die in den Gesprächen ermittelten Symptome mit den Erkenntnissen aus der Analyse der Dokumente zu verknüpfen, und konkrete Handlungsempfehlungen herauszuarbeiten.

Genau hier bestätigen sich häufig drei Dinge:

  1. In der IT ist wenig standardisiert – beinahe jede „Genesung“ musste mit einer anderen Lösung erreicht werden.
  2. Ressourcenplanung ist ein regelmäßiger Knackpunkt. Sobald diese nicht korrekt abläuft, knirscht es im Betrieb und zwischenmenschlich. Womit wir beim nächsten Punkt wären.
  3. Der Faktor Mensch ist auch und besonders in der IT von enormer Bedeutung. Denn auch wenn die Disziplin höchst technisch ist, so werden Maschinen immer noch von Menschen bedient; Prozesse von Personen befolgt; und Software immer noch von Köpfen entwickelt. Kurz: Ohne den Menschen läuft in der IT nichts. Stichwort auch hier: Erfahrungsschatz.

Manchmal allerdings müssen Entscheidungen nicht nur über Prozesse, sondern auch rund um Menschen getroffen werden. So schmerzhaft das auch sein mag, auch personelle Wechsel oder Umschulungen sind in solchen Phasen manchmal notwendig. Auch wenn Unmut aufkommt, langfristig zahlt sich solch eine Veränderung allermeist positiv für alle Beteiligten aus.

Gleiches gilt auch für alle anderen ersten Schritte nach der Diagnose. Wichtig ist, mit "Quick Wins" Veränderungen zügig anzustoßen, um Effekte für alle sichtbar zu machen. Diese Veränderungen müssen ehrlich begründet, transparent und frühestmöglich kommuniziert werden.

So wie jede andere Veränderung: Change Management, vor allem aus der Krise heraus, muss kontextualisiert werden, sonst verpufft seine Wirkung, oder, schlimmer noch, wirkt kontraproduktiv.

Anfangs können Widerstände kommen. Organisationen tendieren dazu, den Status Quo zementieren zu wollen. Deswegen sollten Erfolge gemeinsam gefeiert werden. Auf diese Weise schafft man ein positives Momentum.

Und wie bei einem Trainingsprogramm gilt auch für die Folgezeit einer solchen Veränderung einer IT-Abteilung: durchhalten und keine halben Sachen machen. Nur so zeigt die Check-up wirklich Nutzen.

Untersuchungsgebiete – diese Puzzlestücke gehören gecheckt

•    IT-Strategie und Business-Abgleich
•    IT-Organisation und Personal
•    IT-Governance und Prozesse
•    IT-Kosten
•    IT-Management
•    IT-Landschaft – Applikationen und Infrastruktur


Bildquelle: Thinkstock / iStock

Autor André Mertel ist Head of Advisory, Ewerk Group

 

 

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