Probleme wurzeln in falscher Vergabestrategie

7 Schritte zur erfolgreichen Umsetzung von IT-Projekten

Ein wichtiger Aspekt im Rahmen von IT-Großprojekten wird bislang viel zu wenig ­beachtet: Etliche Probleme bei der Umsetzung wurzeln in einer falschen ­Vergabestrategie an die entsprechenden IT-Dienstleister. Wie sollten Unternehmen also vorgehen?

Bei der Planung von IT-Projekten müssen wichtige Schritte beachtet werden.

Für IT-Großprojekte müssen in vielen Fällen technologische Innovationen genutzt oder entwickelt werden.

IT-Großprojekte verlaufen oft wenig erfolgreich oder scheitern sogar vollständig. Kostenexplosionen und deutliche Verzögerungen etwa durch die involvierten IT-Dienstleister sind bekannte Phänomene. Gerade der öffentliche Sektor scheint hier schlecht abzuschneiden. Gängige Erklärungen sind ein stark reguliertes Umfeld, komplexe politisch-rechtliche Rahmenbedingungen und verschiedenste Akteure mit ausgeprägten Mitspracherechten. Aber ein wichtiger Aspekt wird bislang viel zu wenig beachtet: Etliche Probleme bei der Umsetzung von IT-Großprojekten wurzeln in einer falschen Vergabestrategie.

Dabei könnte die Vergabe, wie sie die öffentliche Hand praktizieren muss, sogar Beispielcharakter für die Privatwirtschaft haben. Denn wenn der rechtliche Zwang zur regelmäßigen Neuvergabe von Aufträgen dazu eingesetzt wird, eine Wettbewerbssituation zu schaffen und Lieferanten strategisch auszuwählen, ergibt dies Projektergebnisse mit hoher Wirtschaftlichkeit. Projektmanager – ob im öffentlichen Sektor oder in der Privatwirtschaft – sollten die erfolgsentscheidende Bedeutung des Vergabeverfahrens erkennen und ihre strategische Projektplanung mit der Vergabekonzeption harmonisieren.

Wie die strategische Projektplanung bezüglich der Vergabestrategie aussehen kann, zeigt die Technologie- und Managementberatung Cassini Consulting anhand der folgenden 7 Schritte:

1. Klarer, abgestimmter fachlicher Zielzustand

Den Ausgangspunkt für die Projektinitialisierung und das Vergabeverfahren stellt eine klar formulierte Produktvision dar. Diese Vision beschreibt, welche Ziele und welchen konkreten Nutzen das Projekt erreichen soll. Die Entwicklung der Produktvision sollte mit allen Stakeholdern abgestimmt sein. Deren Zusagen verschaffen dem Projektteam Handlungskompetenz.

2. Steuerungskompetenz aufbauen

In IT-Großprojekten werden oft Generalunternehmer beauftragt. Die Konsequenz: eine Informationsasymmetrie. Der Auftraggeber hat wenig Einblick in die praktische Umsetzung und kann negative Entwicklungen bei Kosten oder Zeit oft nicht nachvollziehen. Es ist darum sinnvoll, dem Generalunternehmer einen Projektsteuerer und Qualitätssicherer zur Seite zu stellen – eine Leistung, die sich durch ein zusätzliches Los im Vergabeverfahren auch an einen weiteren Auftragnehmer vergeben lässt.

3. Ein integratives und adaptives Anforderungsmanagement

Ein fundiertes Anforderungsmanagement ist integrativ, weil es die Lösungskompetenz der Nutzer einbindet und für die Konzeption sicherstellt, dass sie den Nutzer­anforderungen in der Praxis entspricht. Zudem sollte das Anforderungsmanagement adaptiv sein, damit sich der methodische Ansatz und der Detaillierungsgrad der Anforderungsbeschreibung auf den Auftragsgegenstand und das anvisierte Projektliefermodell anpassen lassen.

4. Fokus auf Minimalanforderungen

Für IT-Großprojekte müssen in vielen Fällen technologische Innovationen genutzt oder entwickelt werden. Weil es damit aber kaum genügend Erfahrungen gibt, werden der Realisierungsaufwand und die technische Umsetzbarkeit sehr leicht falsch eingeschätzt. Gleichzeitig können im Realisierungszeitraum neue, innovative Technologien auf den Markt kommen. Die Vergabe muss aus diesem Grund flexibel auf innovative Technologien reagieren. In IT-Großprojekten ist es deshalb ratsam, sich in der Anforderungsbeschreibung und bei der Realisierung auf Minimalanforderungen zu fokussieren und bei Weiterentwicklungen iterativ vorzugehen.

5. Projektrisiken berücksichtigen

Das Haushaltsrecht verpflichtet die öffentliche Hand bei Investitionsvorhaben zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung – nur wird dieses wirkungsvolle Instrument oft als läs­tige Formalie behandelt. Dabei sollte man immer gründlich prüfen, ob ein Vorhaben innerhalb der geplanten Konzeption wirtschaftlich umsetzbar ist. Auch alternative Ansätze gilt es, ernsthaft in Betracht zu ziehen. Wenn die Lösungskompetenz der Entwickler in die Einschätzung der Entwicklungskosten einbezogen ist, führt dies zu guten Ergebnissen.

6. Dialog mit Lösungsanbietern ermöglichen

Öffentliche Auftraggeber scheuen oft den direkten Dialog mit Bietern – aus Sorge, diese könnten das Vergabeverfahren wegen ungleichmäßig verteilter Informationen angreifen. Dabei eröffnen Verhandlungen und Aufklärungsgespräche die Chance, im Vergabeverfahren die Anforderungen vom Markt reflektieren und auf Umsetzbarkeit prüfen zu lassen. Selbst das öffentliche Vergaberecht hält entsprechende Verfahrensarten bereit, u.a. das Verhandlungsverfahren und die Innovationspartnerschaft.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

7. Vertragsmanagement für eine anforderungsgerechte Umsetzung

Der Prozess der Auftragsvergabe endet nicht mit dem Zuschlag für den Auftragnehmer. Vielmehr sollte die Leistungsbeschreibung in ein Vertragsmanagement überführt werden – mit dem Ziel, dass Anforderungen im Sinne des Vertrags umgesetzt und SLAs eingehalten werden. Ein Vertrags-Controlling kann dies überprüfen. Bei der Realisierung von IT-Projekten ist die Bilanz oft nicht zufriedenstellend. Die Ursachen dafür sind häufig Fehler in der Auftragsvergabe. Dabei kann die geeignete Vergabestrategie die Leitplanken für eine erfolgreiche Projektumsetzung errichten. Denn gerade bei Großprojekten gilt: Bereits das Vergabeverfahren entscheidet über den Erfolg.


Bei der Umsetzung von IT-Großprojekten ...

... schneidet gerade der öffentliche Sektor besonders schlecht ab. Die gängigen Erklärungen:

  •   Ein stark reguliertes Umfeld führt dazu, dass bei der Entwicklung von IT-gestützten Fachverfahren komplexe politisch-rechtliche Rahmenbedingungen zu berücksichtigen sind.
  •   Es gibt eine hohe Zahl an Stakeholdern auf verschiedenen Ebenen mit meist ausgeprägten Mitsprache-, Mitbestimmungs- oder Selbstbestimmungsrechten.
  •   Das Gehaltsgefüge der öffentlichen Hand macht es schwer, den Konkurrenzkampf um die bestausgebildeten, talentiertesten Fachkräfte (in diesem Fall mit Kompetenzen in IT und Projektmanagement) zu gewinnen.
  •   Viele Probleme bei der Umsetzung von IT-Großprojekten haben ihre Wurzeln in einer falschen Vergabestrategie – ein wichtiger Aspekt, der in der Ursachenanalyse bisher zu wenig beachtet wird.


Bildquelle: Thinkstock/iStock

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