Kulturwandel in Unternehmen

„Ab morgen sind wir digital“

Eine digitale Kultur etabliert man in Unternehmen nicht von heute auf morgen. Vielmehr benötigt der Kulturwandel Zeit und Kommunikation, betont Ralph Rotmann von Kyocera Document Solutions.

Ralph Rotmann, Kyocera Document Solutions

Ralph Rotmann, Business Development Manager DMS/ECM bei Kyocera Document Solutions

IT-DIRECTOR: Herr Rotmann, was macht in Ihren Augen heutzutage einen modernen, digitalen Arbeitsplatz aus?
R. Rotmann:
Ein moderner Arbeitsplatz ist vor allem durch den Faktor Flexibilität geprägt. Wissensarbeit findet nicht mehr nur im klassischen Büro von 9 bis 17 Uhr statt, sondern verstärkt auch aus dem Home Office oder von unterwegs. Teams, die fortwährend gleiche Aufgaben bewältigen, gehören in immer mehr Unternehmen der Vergangenheit an. Je nach Projekt finden sich die jeweils beteiligten Mitarbeiter zu flexiblen Teams zusammen – häufig auch in virtuellen Gruppen. Immer wichtiger wird dadurch die intelligente Zusammenführung aller erforderlichen Informationen, was wiederum eine durchgehende Digitalisierung der Prozesse erfordert. Hier unterstützten wir mit unseren Workflow-Lösungen vor allem kleine und mittlere Unternehmen, da hier meist Nachbesserungsbedarf besteht.

Welche Rolle spielen Output-Geräte und Managed Print Services in modernen Arbeitswelten?
R. Rotmann:
Dies kommt immer auf die vorhandenen Prozesse in einem Unternehmen an: So glaube ich nicht, dass das Drucken, Scannen und Kopieren in den kommenden Jahren aussterben wird: Gedrucktes kann uns helfen, Konzeptionen besser zu visualisieren, sich mit anderen auszutauschen oder auch, um Texte zu redigieren. Allerdings lassen sich viele der typischen Unternehmens-Workflows, die heute noch papierbasiert ablaufen, digital deutlich besser abbilden. Man nehme hier die Freigabe von Rechnungen oder die Abstimmung von Verträgen oder Angeboten als Beispiel. Aus diesem Grund unterstützen wir mit unseren Fachhandelspartnern Unternehmen dabei, ihre vorhandenen Dokumentenprozesse zu analysieren und darauf aufbauend einen Optimierungsvorschlag zu entwickeln. Dieser Vorschlag beinhaltet dann nicht zwangsläufig nur Software-Lösungen, sondern eben auch den bedarfsgerechten Einsatz von Hardware.

IT-DIRECTOR: Moderne Arbeitsplätze brauchen nicht nur neue Technologien, sondern auch flexible Arbeitsweisen und eine offene Kommunikationskultur. Nicht selten trifft man in Unternehmen jedoch auf traditionelle Hierarchien und verkrustete Kommunikationsprozesse. Wie lassen sich diese beiden Welten zusammenbringen?
R. Rotmann:
Eine digitale Kultur etabliert man nicht von heute auf morgen. Daher sollte man auch nicht den Fehler machen, einfach die Parole auszugeben: „Ab morgen sind wir digital“. Dieser Kulturwandel benötigt Zeit und Kommunikation. Dies gelingt am besten, indem man bei entsprechenden Projekte – wie etwa der Einführung von digitalen Workflows – immer auch die Mitarbeiter einbezieht. Anstelle par ordre du mufti über eine Lösung zu entscheiden, sollte man die Mitarbeiter fragen, welche Anforderungen sie haben, wo mitunter Ressentiments bestehen und zudem verdeutlichen wo die Vorteile von digitalen Prozessen sind. Auf diese Weise schafft man nicht nur vertrauen für eine Maßnahme, sondern erhöht auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Dies hat unlängst eine Studie von Fraunhofer IAO bestätigt: Demnach sind Mitarbeiter, die mit der Bürogestaltung zufrieden sind auch deutlich loyaler dem Unternehmen gegenüber eingestellt.

IT-DIRECTOR: Vom digitalen Wandel bleiben auch die Einkaufs- und IT-Abteilungen sowie die jeweiligen Verantwortlichen nicht verschont. Inwieweit haben sich ihre Rollen und Aufgaben bereits verändert? Was wird in Zukunft auf sie zukommen?
R. Rotmann:
Durch die Digitalisierung werden immer mehr Standardprozesse automatisiert werden. Dies schafft aber auch Zeit und Raum für andere, kreativere Aufgaben. Die IT-Abteilung kann dabei als Wegbereiter für moderne Arbeitsweisen fungieren. Dazu muss sie aber auch zukünftig verstärkt kommunikative Aufgaben wahrnehmen.

IT-DIRECTOR: Insbesondere größere Unternehmen erschaffen momentan die Position eines Chief Digital Officer (CDO), der die Digitalisierung vorantreiben soll. Inwieweit kann eine solche „Institutionalisierung“ die Digitalisierung vorantreiben? Oder ist sie zu kurz gegriffen?
R. Rotmann:
Eine Person allein wird den digitalen Wandel im Unternehmen im Alleingang sicherlich nicht stemmen können. Wenn es jedoch in dem Unternehmen vorher noch überhaupt niemanden gab, der sich mit den Themen und Herausforderungen der Digitalisierung beschäftigt hat, ist dies sicherlich ein guter, erster Schritt. Allerdings zeigt sich durch die Schaffung dieser Position, dass die digitale Transformation nicht allein ein technisches Thema ist, sondern vor allem ein strategisches. Diese Erkenntnis ist definitiv nicht verkehrt.

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