Manpower optimiert sein Output-Management

Ablösung „auf einen Schlag“

Der Personalvermittler Manpower ist nicht nur in eine neue Hauptniederlassung umgezogen, sondern hat gleichzeitig sein Output-Management mithilfe eines speziellen Servicekonzepts optimieren lassen.

Büro, Bildquelle: Manpower

Manpower ist mit mehr als 4.100 Niederlassungen in 82 Ländern weltweit die erste Adresse, wenn es um Personalvermittlung, Arbeitnehmerüberlassung und Human-­Resource-Lösungen geht.

Etwa 400.000 Firmen zählen weltweit zum Kundenkreis von Manpower. In Deutschland ist die Manpower GmbH & Co. KG Personaldienstleistungen mit Sitz in Eschborn bei Frankfurt am Main seit 1965 präsent. Mit 13 verschiedenen Branchenlösungen, wie Gesundheitswesen und Luftfahrt, bietet das Unternehmen zielgruppengerichtete Fachkompetenz. Weil der ehemalige Standort des deutschen National Head Office (NHO) in Frankfurt bald „aus allen Nähten zu platzen“ drohte, entschloss sich das Unternehmen, in eine neue Zentrale in Eschborn umzuziehen und alles an einem Standort zu bündeln. Im Zuge dessen wurden sämtliche operativen Bereiche des Unternehmens, Effizienz und Produktivität genauer unter die Lupe genommen.

Hohe Dezentralität

Im Bereich Outputmanagement wurde schnell Verbesserungspotential entdeckt. Bisher verfügte das Anwenderunternehmen über eine heterogene Druckerlandschaft, bestehend aus diversen Herstellern und Modelltypen. „Wir hatten viele Sorgen mit den früheren Geräten: Die hohe Dezentralität, unterschiedliche Hersteller, kein Monitoring, manuelle Zählerstandsablesung sind nur Beispielursachen für einen insgesamt hohen Administrationsaufwand für die IT“, beschreibt Andreas Kaden, Leiter IT-Infrastructure bei Man­power, die Ausgangssituation.

„Zudem wurden Drucker in den Niederlassungen über die Jahre je nach Bedarf angeschafft. Es war uns nur noch mit erheblichem Aufwand möglich, nachzuvollziehen, welche Drucker überhaupt im Einsatz waren und ob diese jeweils noch gerechtfertigt waren.“ So wurde schließlich Konica Minolta ins Boot geholt, um die Print-Infrastruktur zu optimieren. In zahlreichen Workshops seit August 2010 wurde gemeinsam die vorhandene Situation analysiert, eine Strategie zur Verbesserung entwickelt sowie erarbeitet, welche Ressourcen und Aufgaben für jeden einzelnen Schritt benötigt wurden und welche Prozesse und Wege einzuhalten waren. Das Ergebnis bestand in einem Optimierungsplan, der nur noch einen Hersteller von Multifunktionsgeräten (MFG) vorsah und somit die Treibervielfalt und den Administrationsaufwand deutlich reduzierte.

Elimination der Arbeitsplatzdrucker

Der Umzug des Standorts war für Mai 2011 festgelegt sowie die Entscheidung, keine Altsysteme in das neue Gebäude mitzunehmen. Vorab sollten auch die Systeme an allen bundesweiten Standorten ausgetauscht werden. Konica Minolta unterbreitete daher das für Manpower überzeugende Angebot, sämtliche Geräte „auf einen Schlag“ abzulösen. Die große Herausforderung bestand hierbei, 216 MFGs in gut zweieinhalb Wochen an 190 Standorte auszuliefern, zu installieren und einzuweisen. Durch den zu organisierenden Umzug waren Personal- und Zeitressourcen bei Manpower sehr eng gesteckt. „Entscheidender Hauptfaktor, warum wir uns zusätzlich für den Anbieter entschieden haben, war dessen Angebot, die komplette Projektleitung zu übernehmen. So mussten wir selbst ‚nur’ Hilfestellung leisten und die Zuarbeiten liefern“, so Kaden. Pro Tag wurden bis zu 20 Systeme in den Standorten installiert. Um diese schnell anzubinden und die Mitarbeiter so wenig wie möglich zu beeinträchtigen, wurden sie von dem Unternehmen teilweise noch auf den Lkws selbst bereits vorkonfiguriert. Neben der regulären Systemeinweisung nutzte Manpower das webbasierte Training, mit dem sich Mitarbeiter individuell am PC oder am System die Funktionen erklären lassen können. Die Projektplanung und -durchführung erfolgte mit der Prince2-abgeleiteten internen Projektmanagement-Methode PR2ompt. 95 Prozent der Arbeitsplatzdrucker konnten letztlich eliminiert werden. Dies ist auch Bestandteil der gemeinsam erarbeiteten Drucker-Policy, die u.a. Unzulässigkeit von Arbeitsplatzdruckern sowie die Notwendigkeit zum Schwarz-Weiß- und Duplexdruck festschreibt.

„Kontrolle abgeben, aber nicht verlieren“

Das Monitoring der Systeme erfolgt mit der Applikation SiteAudit. Störungsmeldungen, Tonerbelieferungen und die Beauftragung von Technikern für Wartungseinsätze laufen jetzt automatisiert ab. Zudem werden Auswertungen erstellt, die einen Überblick über die Auslastung der Drucksysteme geben, also wie viel insgesamt, beidseitig gedruckt, im DIN-A3- bzw. A4-Format und in Farbe oder schwarz-weiß gedruckt wird. „Damit haben wir die Kontrolle zwar abgegeben, aber nicht verloren“, so Kaden. „Jede Meldung, die an den Anbieter versendet wird, erhalten wir automatisch in Kopie per E-Mail. Zusätzlich erhalten wir eine Übersicht über das Druckaufkommen und können somit reagieren, wenn z.B. an einem Standort das Druckvolumen zu hoch für die dort installierten Systeme ist.“ Zählerstände, die früher manuell erfasst wurden, lassen sich heute per Tastenklick generieren. Verbesserungen sind auch im Servicedesk zu spüren. Hier hat die Anzahl der Anrufe deutlich abgenommen. Da die Systeme Störungen heute automatisch melden, bilden nur noch „Notanrufe“ die seltene Ausnahme. Manpower hat überdies eine deutlich bessere Planungssicherheit in Bezug auf den Toner- und Papierverbrauch erhalten.

Da Optimized Print Services (OPS) ein kontinuierlicher Prozess sind, ist das Projekt seit dem Rollout im März 2011 noch nicht abgeschlossen. So finden regelmäßig Review-Meetings statt. Hier wird überprüft, welche Serviceeinsätze es gab, welche Probleme auftauchten, ob die vereinbarten Service Level Agreements eingehalten werden konnten, ob das definierte Druckvolumen von monatlich 642.000 Schwarz-Weiß- und 18.000 Farbseiten noch gerechtfertigt ist und welches Feedback es seitens der Mitarbeiter gibt. Zudem soll weiteres Optimierungspotential erörtert werden. So ist z.B. die Einführung eines Formularwesens im Gespräch, um gedrucktes Briefpapier zu ersetzen. Auch soll die Einführung eines Dokumentenmanagement- und Scan-Routing-Systems geprüft werden, um die Dokumentenworkflows weiter zu optimieren.

 

Die Manpower GmbH & Co. KG
Mit rund 1.400 Mitarbeitern und über 20.000 Zeitarbeitsnehmern erwirtschaftete das über 200 Standorte starke Unternehmen 2010 einen Umsatz von 596 Mio. Euro. Etwa 400.000 Firmen zählen weltweit zum Kundenkreis Manpowers.
Im Internet: www.manpower.de

 

Bildquelle: Manpower

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