Vendor und Contract Management neu aufgestellt

Agil in die Zukunft

Mit agilen Methoden hat E.on Digital Technology nicht nur die Kommunikation mit Lieferanten effizienter und transparenter gemacht, sondern auch die interne Zusammenarbeit verbessert.

  • Verschiedene Büromaterialien auf einem Schreibtisch

    Agiles Projektmanagement führt zur mehr Flexibilität. ((Bildquelle: Thinkstock/iStock))

  • Sebastian Engelke, Abteilungsleiter Vendor und Contract Management bei der E.on Digital Technology GmbH

    Sebastian Engelke, Abteilungsleiter Vendor und Contract Management bei der E.on Digital Technology GmbH ((E.on Digital Technology GmbH))

E.on Digital Technology (EDT) steuert und implementiert mit rund 1.500 Mitarbeitern unternehmensweit die digitale Transformation des Energiekonzerns E.ON SE. Die Tochtergesellschaft stellt für die gesamte E.on-Gruppe die technischen Plattformen für die internationalen Geschäftsaktivitäten zur Verfügung. Um diese Aufgabe zur erfüllen, arbeitet EDT eng mit Providern und anderen Dienstleistern digitaler Services zusammen. Bis vor zwei Jahren war das Vendor und Contract Management dieser Lieferanten allerdings wenig standardisiert. „Aufgrund der Zusammenlegung mehrerer Bereiche gab es weder feste Rollendefinitionen noch eine einheitliche Herangehensweise“, erinnert sich Sebastian Engelke, Abteilungsleiter Vendor und Contract Management bei der E.on Digital Technology GmbH, „das machte den Informationsaustausch innerhalb des Bereichs und die Kommunikation mit anderen Abteilungen schwierig und ineffizient.“ Das Problem verschärfte sich, als im Zuge der Digitalen Transformation eine zunehmende Zahl von Lieferanten zu managen war. „Bei zwei oder drei Vendoren waren die Reibungsverluste noch tolerierbar“, ergänzt Engelke, „je größer das Portfolio aber wurde, desto weniger konnten wir uns den zusätzlichen Aufwand leisten.“ Hinzu kam, dass der Gesamtkonzern zunehmend auf virtuelle Teams mit wechselnden Mitgliedern setzt. „Wir brauchten möglichst standardisierte Rollen im Vendor und Contract Management, um sinnvoll in diesen Teams mitarbeiten zu können“, sagt Engelke.

 

Die E.on Digital Technology (EDT) steuert und implementiert mit rund 1.500 Mitarbeitern die konzernweite, digitale Transformation der E.on SE, einem international agierenden, privaten Energieunternehmen, das sich auf Energienetze, Kundenlösungen und Erneuerbare Energien konzentriert. EDT stellt die technologischen Plattformen zur Unterstützung der internationalen Geschäftsaktivitäten der gesamten E.on Gruppe. Der EDT-Hauptsitz ist in Hannover.

 

Das Unternehmen entschloss sich daher Ende 2017, das Vendor und Contract Management auf eine neue Basis zu stellen. Ziel war es, die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit den Vendoren effizienter und transparenter zu gestalten und gleichzeitig die Services, die EDT für die internen Kunden in der E.on SE erbringt, zu verbessern. Die vorhandenen Strukturen innerhalb der Abteilung Vendor und Contract Management sollten aufgelöst werden, neue Rollen ein zukunftsfähiges und skalierbares Dienstleistermanagement ermöglichen.

Agile Transformation von unten

Gemeinsam mit den Change-Experten der Msg-Consulting-Tochter M3 entwickelte E.on Digital Technology einen agilen Transformationsansatz, an dessen Umsetzung sich alle Mitarbeiter aus dem Bereich Vendor und Contract Management beteiligen konnten. In enger Kooperation erarbeiteten das Beratungsunternehmen und die Konzerntochter ein Zielbild, aus dem in Interviews und Abstimmungsmeetings die notwendigen Maßnahmen abgeleitet und in Form von User Stories auf Kanban-Boards festgehalten wurden. Die ca. 30 Mitarbeiter der Abteilung waren zu jedem Zeitpunkt über Status und Fortschritt informiert, konnten neue Ideen oder Änderungsvorschläge einbringen. „Es war uns wichtig, die Veränderung immer als Chance und nicht als Problem zu kommunizieren“, sagt Engelke. Das Transformationsteam, in dem jeder aus der Abteilung freiwillig mitarbeiten konnte, setzte die definierten Maßnahmen in dreiwöchigen Sprints um.

Natürlich hat die Transformation auch ihre Herausforderungen. Die oft wechselnden Anforderungen aus dem Tagesgeschäft machten ein agiles Vorgehen nach dem Lehrbuch schwierig. „Wir mussten häufig nachsteuern“, sagt Engelke, „und etwa Sprints verschieben oder die Größe des Teams anpassen.“ Die Erwartungshaltungen ließen sich nicht immer erfüllen: „Wir hatten gehofft, dass der Prozess schneller geht, aber eine Veränderung der Kultur braucht einfach seine Zeit“, so Engelke.

Klare Rollen, klare Ansprechpartner

Das Change-Projekt ging Mitte 2019 erfolgreich zu Ende. Das Ergebnis nach anderthalb Jahren Projektlaufzeit ist eine neue Struktur der Abteilung Vendor und Contract Management bei E.on Digital Technology. Während vor der Umstrukturierung einzelne Mitarbeiter auf bestimmte Themenfelder wie Lizenzen oder Finanzen spezialisiert waren, betreut nun ein Ansprechpartner einen Vendor in allen Themengebieten. Zeitaufwändige Abstimmungen zwischen Team-Mitgliedern, wie sie vor dem Veränderungsprozess notwendig waren, sind damit weitgehend überflüssig geworden. Der „One-Face-to-the-Vendor-Ansatz“ ermöglicht eine wesentlich bessere Steuerung der IT-Dienstleister als die alte themenspezifische Organisation. Auch die interne Zusammenarbeit wird deutlich erleichtert, da es nun für jedes Anliegen einen klaren Ansprechpartner gibt. 

„Die Chance selbst zu gestalten, hat die Mitarbeiter ausgesprochen stark motiviert“, stellt Engelke fest, „Veränderungsprozesse sind bei E.on nichts Neues, aber es macht einen erheblichen Unterschied, ob sie von oben verordnet werden, oder ob sie selbst gestaltet werden können.“ Laut Sebastian Engelke hat das Projekt sogar Strahlwirkung über die Abteilung hinaus: „Es ist ein Vorbildeffekt entstanden, der in alle Organisationsbereiche reicht.“

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