Auftrag für Iron Mountain

Aktenarchivierung der Deutschen Rentenversicherung Bund

8,3 Millionen Akten werden in ein neues Hochsicherheitsarchiv überführt, das speziell auf die Anforderungen der Deutschen Rentenversicherung Bund ausgerichtet ist.

Iron Mountain wird ab Mitte 2013 einen Großteil der Aktenarchivierung für die Deutsche Rentenversicherung Bund übernehmen. Der weltweit tätige Dienstleister für Informationsmanagement und Datenschutz setzte sich bei der Ausschreibung gegen drei Mitbewerber durch.

“Unser Konzept zur Beschreibung der Dienstleistung einschließlich aller Sicherheitsmaßnahmen und der Organisation eines sicheren Transports für die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) umfasst über 100 Seiten. Ein nationales Team hat die Anforderungen der Rentenversicherung exakt umgesetzt. So war die von uns entwickelte, kundenspezifische Lösung einer der ausschlaggebenden Gründe dafür, dass sich die DRV Bund für Iron Mountain entschieden hat”, erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer Iron Mountain Deutschland.“ Außerdem konnten wir mit unserer langjährigen Erfahrung und höchsten Sicherheitsstandards überzeugen. Schließlich enthalten die Akten sensible und persönliche Daten von Millionen Versicherten, hohe Datenschutzstandards waren die Grundvoraussetzung.”

Die Akten der Deutschen Rentenversicherung Bund lagern derzeit verteilt in drei Archivstandorten. Etwa 170 Kilometer Akten werden ab Mitte 2013 von Iron Mountain übernommen. Dazu sind täglich circa 34.000 Akten in ein neues Hochsicherheitsarchiv zu transportieren, das eigens dafür in Berlin gebaut wird. Nach geschätzten 1.000 Fahrten und 264 Arbeitstagen sollen im März 2015 die letzten Dokumente ihr neues Zuhause erreichen.

Das gesicherte Archivcenter soll speziell auf die Arbeitsweise der Deutschen Rentenversicherung Bund ausgerichtet werden. Hochsichere Lagerung und jederzeitiger Zugriff sind dabei in Einklang zu bringen. Im Tagesbetrieb werden morgens 15.000 Akten angefordert, die bis Mittag übergeben werden. Im Vollbetrieb müssen täglich 30.000 Aktenbewegungen effizient durchgeführt werden. Das Sicherheitskonzept soll alle Aspekte der Sicherung von Daten berücksichtigen: Das beginnt mit Sicherheitszäunen, Kameraüberwachung, Einbruchmeldeanlagen und rigiden Zugangskontrollen, geht weiter über den physikalischen Schutz der Akten entsprechend Brandschutzvorschriften, sektoralen Sprinkleranlagen, Aufschaltung für Feuerwehr und Wachdienst bis hin zu eigens ausgestatteten Transportfahrzeugen mit GPS-Überwachung und Wegfahrsperre. Das Hochsicherheitsgebäude wird exklusiv für die Akten der DRV Bund genutzt. Nach voller Übernahme der Dokumente sollen 60 bis 70 Mitarbeiter von Iron Mountain Deutschland im neuen Archivcenter beschäftigt sein.

Die Deutsche Rentenversicherung Bund will die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen mit eigens für die Anforderungen dieser Dienstleistungspartnerschaft geschultem Personal kontrollieren.

www.deutsche-rentenversicherung.de

www.ironmountain.de

Bildquelle: Poschmann / pixelio.de

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