Dokumente in der Cloud

„Angst, die Kontrolle zu verlieren“

Im Interview erläutert Michael Mors, General Manager Central Europe bei Box, welche Herausforderungen digitaler Unterricht bzw. ein digitales Studium mit sich bringen, Dokumente in der Cloud abgelegt oder über diese ausgetauscht werden.

Michael Mors vom Anbieter Box

„In der Cloud können Präsentationen z.B. gemeinsam erstellt und bearbeitet werden“, erklärt Michael Mors vom Anbieter Box.

IT-DIRECTOR: Herr Mors, inwieweit ist die digitale Transformation an deutschen (Hoch-)Schulen bereits vorangeschritten?
M. Mors:
Laut einer Studie der Expertenkommission für Forschung und Innovation (EFI) hat lediglich die Hälfte aller deutschen Hochschulen eine Digitalisierungsstrategie oder arbeitet daran. Die Studie zeigt außerdem, dass nur jede fünfte Universität den Stand der Digitalisierung an der eigenen Institution hoch einschätzt. Vor allem im Bereich der Verwaltung hinkt die deutsche Hochschullandschaft der Digitalisierung hinterher. Während Studenten heutzutage ein Konto eröffnen, shoppen und Fachbücher ausleihen, ohne das Haus zu verlassen, ist bei fast 60 Prozent der Universitäten der Immatrikulationsprozess noch teilweise analog. Auch die Bewerbung auf einen Studienplatz ist bei nur 56 Prozent der Hochschulen online möglich. Immerhin sind die Prüfungs- und Notenbescheide schon bei 66 Prozent vollständig digitalisiert. Im Bereich der nicht-studiumsbezogenen Verwaltung allerdings laufen sehr viele Prozesse noch analog. So können bei den meisten Hochschulen weder Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen, Bewerbungen oder Rechnungsarbeiten digital abgebildet werden.

IT-DIRECTOR: Warum scheint hier die „Digitalisierung“ oft noch ein Fremdwort zu sein und die Cloud-Nutzung mit Skepsis betrachtet zu werden? Wer oder was sind die bremsenden Faktoren?
M. Mors:
Tatsächlich bemessen die meisten Hochschulen der Digitalisierung einen sehr hohen Stellenwert zu. Leider wird sie aber von veralteten und fragmentierten IT-Strukturen und mangelnden Fachkräften aufgehalten. Durch fehlende Grundfinanzierung und eine Struktur, die hauptsächlich durch zeitlich begrenzte Projektmittel getragen wird, haben sich bei vielen Universitäten Parallelstrukturen oder Insellösungen eingeschlichen. Diese Form der Schatten-IT führt oft zu unübersichtlichen Sicherheitslücken und auch die Einhaltung von Datenschutzregelungen sind in diesem Kontext schwierig zu kontrollieren. Zusätzlich leidet auch die Hochschullandschaft unter dem IT-Fachkräftemangel. Tatsächlich sind die Universitäten davon noch heftiger betroffen als Unternehmen, da festgelegte Entgeltordnungen der Länder die IT-Talente nicht an den Hochschulen halten können. Vor allem an wirtschaftsstarken Standorten ist die Konkurrenz der besser zahlenden Unternehmen zu groß.

IT-DIRECTOR: Welche Nachteile werden der Cloud oftmals zugeschrieben?
M. Mors:
Viele Menschen gehen davon aus, dass der Cloud-Anbieter, Geheimdienste oder andere auf die in der Cloud gespeicherten Daten zugreifen können und „mitlesen“. Gerade in Deutschland ist die Angst, die Kontrolle über die eigenen Daten zu verlieren, sehr hoch. Daher spielen Fragen rund um den genauen Speicherort eine sehr große Rolle. Der Umzug in die Cloud bietet oft Zugang zu besseren und vor allem einheitlichen Sicherheits- und Compliance-Strukturen. So können nicht nur bestehende Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO besser eingehalten werden, sondern Studenten, Professoren und Angestellte können weltweit auf ihre Dokumente zugreifen und daran arbeiten.

IT-DIRECTOR: Welche Stolpersteine und Herausforderungen gibt es tatsächlich, wenn Unterricht oder gar ein komplettes Studium digital erfolgt, Dokumente in der Cloud abgelegt oder über diese ausgetauscht werden?
M. Mors:
Eine Herausforderung bei einem digitalen Studium oder Online-Kursen ist sicherlich die persönliche Interaktion, die sonst in Seminar- oder Klassenräumen stattfindet. Gute Online-Studienangebote enthalten heutzutage allerdings Kollaborations-Tools, die die Zusammenarbeit und die Interaktion erleichtern. In der Cloud können Präsentationen z.B. gemeinsam erstellt und bearbeitet werden, egal von wo. Auf diese Weise können Studenten überall auf der Welt zusammenarbeiten und gemeinsame Projekte erstellen. Zudem hören wir immer wieder Bedenken zu sensiblen Dokumenten – dass beispielsweise Zeugnisse und Testergebnisse kopiert und gefälscht werden könnten. Mit den richtigen Sicherheitsanwendungen kann illegalen Kopien jedoch leicht vorgebeugt werden: Neben der Verschlüsselung von Daten und eingeschränkten Zugriffsrechten können Studenten und Professoren z.B. auch mit digitalen Wasserzeichen und anderen Sicherheits-Tools arbeiten.

IT-DIRECTOR: Inwieweit fordern die Schüler und Studenten selbst eine modernere Unterrichtsgestaltung bzw. entsprechende Tools?
M. Mors:
Ich bin natürlich kein Professor. Aber nach meiner Erfahrung – und diese beschränkt sich nicht nur auf akademische Kreise, sondern auch auf die Arbeitswelt – kann das Digital-First-Mindset der sogenannten Millennials nicht aufgehalten werden. Und wir sollten auch nicht versuchen, es zu stoppen, da diese Herangehensweise die Art und Weise, wie Dinge erledigt werden, nachhaltig verändert und vor allem auch verbessert. Die heutigen Schüler und Studenten sind mit dem Internet aufgewachsen und sind daran gewöhnt, jederzeit und überall online zu sein. Sie sehen das enorme Potential digitaler Lösungen auf dem Weg zum Erfolg und wollen diese nutzen, sei es am Arbeitsplatz, an der Uni oder zu Hause. Wir sollten ihnen die Möglichkeit geben, dieses Potential auszuschöpfen.

IT-DIRECTOR: Was müssen die Schulen und Universitäten hierzulande zeitnah tun, um nicht den Anschluss an die digitale Wirtschaft zu verlieren?
M. Mors:
Die Verantwortung liegt tatsächlich nicht nur bei den Universitäten, da diese sich in den meisten Fällen gerne digitaler aufstellen wollen. Es liegt vor allem an mangelnden Ressourcen. Daher ist hier auch die Politik gefragt. Die zunehmende Abhängigkeit von Drittmitteln ist nicht nur in der Bewerbungsphase zeitaufwendig, sondern erschwert auch die langfristige Planung. Gleichzeitig sollten Universitäten an einer besseren Vernetzung miteinander arbeiten, um z.B. beim Einkauf von Lizenzen oder Software-Produkten gemeinsam bessere Konditionen verhandeln können.

Bildquelle: Box

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