Autohaus entscheidet sich für IT-Asset-Management-Lösung

App für Assets

Verschiedene Softwaresysteme sowie eine spezielle App ermöglichen der IT-Abteilung beim Autohaus Wolfsburg einen Überblick über sämtliche Assets.

Dirk Schröder, Autohaus Wolfsburg

Dirk Schröder, IT-Leiter beim Autohaus Wolfsburg

Das Autohaus zählt zu einem der drei Betriebe, aus denen die „Autohaus Wolfsburg Hotz und Heitmann Gruppe“ entstanden sind. Zudem waren das Fahrzeughaus Schade sowie die Hotz GmbH & Co. KG an der Fusion im Jahr 1999 beteiligt. Seither ist die Gruppe kontinuierlich gewachsen, wobei heute 25 Autohäuser an neun Standorten von Dirk Schröder, IT-Leiter beim Autohaus Wolfsburg, und seinem Team gemanagt werden.

Durch das stetige Wachstum der IT-Infrastruktur wurde die übersichtliche Dokumentation des Inventars in einer zentralen Datenbank unerlässlich. „Wir benötigten eine inhaltliche und kaufmännische Übersicht über unsere Hardware und Lizenzen“ berichtet Dirk Schröder. Zunächst versuchte man über viele Jahre mit Excel-Tabellen Herr der Lage zu werden. Dies erwies sich jedoch als zeitintensiv und zudem unzureichend für das Management der komplexen Prozesse des IT-Asset-Lifecycle-Managements. So entschieden sich die IT-Verantwortlichen der einzelnen Häuser im Jahr 2012 dafür, eine professionelle IT-Asset-Management-Lösung zu suchen: „Für uns war es wichtig, schnell und mit wenig Aufwand, Hardware, die daran geknüpfte Software, unsere Lizenzen sowie Verträge in einer Lösung, gemeinsam dezentral verwalten zu können“, so Schröder.

Nach einer intensiven Testphase und mehreren Produktvergleichen fanden die Projektverantwortlichen mit dem Programm Asset.Desk und dem Softwarehaus FCS Fair Computer Systems im Frühjahr 2014 die gewünschte Lösung: „Das Produkt bringt von Haus aus eine Menge mit. Es muss nicht viel angepasst oder individuell programmiert werden“, erklärt Dirk Schröder. Mit ausschlaggebend für die Entscheidung war, dass das vorhandene Inventar mit der App Asset.Desk Mobile+ über alle Standorte hinweg schnell und mobil erfasst werden kann. „Die Erstinventur, welche auch das Labelling der IT-Werte an allen Standorten einschloss, wurde erfolgreich abgeschlossen“, so Schröder. Für das Autohaus passte der Hersteller die Software so an, dass eine rollierende Inventur bei Sicht, z.B. über das von einem IT-Mitarbeiter mitgeführte Smartphone, möglich ist. Außerdem können über mobile Endgeräte auch Geräteumzüge, Reparaturen, Prüfplakettentermine etc. direkt vor Ort dokumentiert werden.

Nachweis über IT-Leistungen

„Weitere zentrale Punkte bei der Einführung waren der IT-Einkaufsprozess sowie der Nachweis der Asset-Lebenszyklen“, berichtet Schröder. „Zurzeit bilden wir den kompletten Asset-Lifecycle-Prozess mit der Lösung ab – und zwar vom Angebot bis zur Entsorgung. Über das Einkaufsmodul werden Angebotsanfragen sowie Bestellungen getätigt. Nach Prüfung der Ware wird diese in den Wareneingang geschoben und bei Aufbau mit der App dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet. Sobald ein Objekt nicht mehr benötigt wird, wird es entsorgt und der Entsorgungsbeleg an die Buchhaltung weitergeben.“

In den nächsten Monaten möchte das Autohaus Wolfsburg weitere IT-Managementprozesse automatisieren. „Aufbauend auf den Daten aus der Asset-Lösung werden wir den „Heinzelmann Service.Desk“ als Helpdesk-System sowie die Lösung Install.Desk zur Softwareverteilung einsetzen. Damit haben wir alles aus einer Hand und arbeiten übergreifend in allen Standorten mit den gleichen Daten“, so Schröder. Dadurch entstehen mehrere Vorteile: Tickets im Helpdesk können mit den Geräten aus der Asset-Datenbank verknüpft werden, sodass die zuständigen Supportmitarbeiter jederzeit wissen, um welches Gerät es sich handelt, wo es sich befindet, wie es konfiguriert ist und welche Vorfälle bereits für dieses Asset oder den nutzenden Mitarbeiter registriert wurden. So erhält die IT-Abteilung zusätzlich einen Überblick darüber, wie oft und welche Probleme ein bestimmtes Gerät verursacht hat. Zeitgleich dient die Erfassung der Vorfälle auch als Nachweis über Leistungen der IT-Abteilung.
Bastian Brand, IS


Die Autohaus Wolfsburg Hotz und Heitmann Gruppe ...
... ist mit über 1.800 Mitarbeitern sowie 24 unterschiedlichen Standorten einer der größten Automobilhändler Deutschlands. Zu den Geschäftsfeldern gehören der Verkauf von Fahrzeugen der Marken Volkswagen, Audi, Seat, Skoda und Volkswagen Nutzfahrzeuge, inklusive Ersatzteile und Zubehör für die genannten Marken. Auch Service- und Finanzdienstleistungen gehören zum Leistungsportfolio.
Im Internet: www.autohaus-wolfsburg.de

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