Outsourcing im Output-Management

Archivierung von Dokumenten in der Cloud

Wann lohnt sich das Auslagern der Dokumentenlogistik? Eine branchen- und ­länderübergreifende Betrachtung zu Nutzen und Wesen eines alten und neuen Phänomens soll Klärung bringen.

Papierstapel, Bildquelle: Ssogras/Fotolia

Die meisten Unternehmen archivieren immer noch selbst.

Als Ende der 1990er Jahre die große „Outsourcing-Welle“ durch Europa und Nordamerika rollte, lagerten viele Firmen auch ihre Dokumentenverarbeitung aus. Der externe Dienstleister bekam die Rohdaten und kümmerte sich um den gesamten Prozess. Inzwischen „schwappt“ die Welle zurück: Angesichts von Multi-Channel und eines rapide sinkenden Druckvolumens entscheiden sich viele Firmen, die neuen digitalen Kanäle selbst zu bedienen und damit auch die Dokumentenerzeugung wieder ins Haus zu holen. Dabei ist die Situation in den einzelnen Regionen und Branchen unterschiedlich. In Deutschland, Österreich und der Schweiz drucken z. B. Finanzdienstleister immer noch selbst. Anders die Situation im angelsächsischen Raum: Hier ist es üblich, die komplette Dokumentenlogistik auszulagern. Auch in Skandinavien und Südeuropa ist man dem Outsourcing gegenüber aufgeschlossener als in Mitteleuropa. Skeptiker führen zumeist die ungenügende Prozesssicherheit und die Compliance-Anforderungen als Argumente ins Feld. Letzteren könne man nur gerecht werden, wenn man Herr über die Daten bliebe, ist landauf, landab zu hören. Doch: Welcher Dienstleister kann es sich erlauben, ein sensibles ­Schreiben an den falschen Empfänger zu verschicken? Tatsächlich sind Rechenzentren oft besser aufgestellt in Sachen Compliance als die Firmen selbst.

Was also spricht gegen Outsourcing im Output-Management? Beim Druck sicher nichts, denn er ist im „ausgelagerten“ Zustand billiger. Der „Economy-of-Scale“-Effekt kommt vor allem im hochvolumigen Farbdruck zum Tragen. Was aber ist mit den anderen Bereichen der Dokumentenverarbeitung, z. B. der Archivierung? Sie ebenfalls auszulagern, ist durchaus sinnvoll angesichts der steigenden Anforderungen an die Revisionssicherheit. Je höher die Zahl an komplexen Dokumenten und je mehr Regeln, desto mehr spricht für das Outsourcing. Wer will hier schon Heerscharen von Ressourcen vorhalten, um im Bedarfsfall sofort alle benötigten Informationen parat zu haben?

Achivierung in der Wolke

Befürworter sagen klipp und klar: Archivierung ­gehört in die „Cloud“, und wenn sich der Server innerhalb der EU befindet, dann gebe es auch keine Probleme mit dem Datenschutz. Viele große Druckdienstleister bieten inzwischen auch Archivierung an – nicht zuletzt deshalb, weil sich mit dem Druckgeschäft heute keine großen Margen mehr erzielen lassen. Trotzdem ist hier nur eine zögerliche Öffnung zu erkennen. Entscheidend ist auch die Flexibilität. Wie häufig wechseln die Prozesse? Wie schnell muss das Unternehmen auf neue Marktbedingungen reagieren und entsprechend neue Abläufe konfigurieren? Als Faustregel gilt hier: Je standardisierter die Prozesse und je höher das Dokumentenvolumen, desto größer der Gewinn durch Outsourcing. Wer beispielsweise regelmäßig Massen-Mailings in hoher Auflage verschickt, ist sicher gut beraten, wenn er auf einen Externen zurückgreift. Die großen Dienstleister sind bekannt dafür, dass sie große Datenmengen gut managen und diese Dienstleistungen aufgrund der Masse auch kostengünstig anbieten können. Die Wahl des passenden Providers steht erst an zweiter Stelle.

Die gesamte Versandlogistik auszulagern, ist auch nicht immer sinnvoll – je nachdem, wie eng das Output-Management mit der IT verknüpft ist. Konkret: Wer viele OM-Komponenten bereits über Serviceschnittstellen in seine „IT-Landschaft“ integriert hat, ist möglicherweise schon reif für ein komplettes Outsourcing. Zumindest scheint er sich über seine Kernkompetenz und seinen Wettbewerbsvorteil genau im Klaren zu sein.

 

Die Auswahl des richtigen ­Dienstleisters

Wer seine Dokumentenverarbeitung auslagern möchte, sollte zunächst seine Strukturen im Output-Management genau analysieren:

  •   Wie hoch ist das Dokumentenaufkommen?
  •   Welche physikalischen und elektronischen Kommunikationskanäle werden wo und mit welcher Intensität genutzt?
  •   Wie schnell ändert sich das Geschäft, wie stark ist die Dokumentenverarbeitung
  • davon betroffen?
  •   Welche Trends im Output-Management spielen für mein Geschäft eine Rolle?


Erst danach steht die Suche nach dem passenden Dienstleister an. Grundsätzlich gilt:

Je höher die Flexibilität, desto kleiner der Dienstleister. Denn im Gegensatz zu den Großen können die Kleinen neue Prozesse in der Dokumentenverarbeitung schneller etablieren, beispielsweise das kurzfristige Switchen auf einen alternativen Ausgabekanal für einige wenige Dokumente.

Auch wer generell kein großes Dokumentenaufkommen hat und möglichst viele Prozesse auslagern will, ist bei einem kleineren, dafür aber breiter aufgestellten Dienstleister besser aufgehoben.

Sind die Prozesse dagegen sehr standardisiert und unterliegen kaum Veränderungen, kommen die Großen ins Spiel – vor allem dann, wenn es um „Masse“ geht, beispielsweise im hochvolumigen farbigen Transaktionsdruck. Aufgrund ihrer Spezialisierung und guten technischen Ausstattung können diese große Volumina besser managen und die Dienstleistung günstiger anbieten.

Prinzipiell sollte der Dienstleister auf Augenhöhe mit dem Unternehmen kommunizieren und eine höchstmögliche Datensicherheit bieten.

Quelle: Compart

 

Bildquelle: Ssogras/Fotolia

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