Diese vier Bereiche sind wichtig

Aufgabenliste für SEPA

Die Single European Payments Area (SEPA) tritt am 1. Februar 2014 in Kraft. Dennoch hinken die meisten europäischen Unternehmen bei der Daten-Validierung und -Migration hinterher. Gemäß aktuellen Schätzungen sind erst weniger als 40 Prozent der für die Compliance notwendigen Kredittransferdaten entsprechend umgewandelt. Die noch anstehenden Aufgaben lassen sich in folgende Kategorien einteilen: Menschen, Systeme, Daten, Prozesse.

Die Aufgaben für SEPA können in vier Kategorien eingeteilt werde: Menschen, Systeme, Daten, Prozesse.

  1. 1. Menschen
    Das erste Ziel im Migrationsprozess zu SEPA: Die dafür nötigen Mitarbeiter müssen erkennen, dass jeder Geschäftsbereich in den Prozess integriert und die Migration dringend gestartet werden muss. Dazu sollten sie die Gefahren durch finanzielle Strafen und Geschäftsrisiken durch verspätete oder verzögerte Zahlungsvorgänge kennen. Der Aufbau einer internen Taskforce kann den Prozess wesentlich beschleunigen. Nach einer Wirkungsanalyse, die die Wichtigkeit der SEPA-Verordnungen für das Unternehmen darstellt, sollten die einzelnen Schritte festgelegt werden. Einige Prozesselemente sind zwingend im eigenen Haus zu erledigen, andere lassen sich an dafür spezialisierte Agenturen auslagern. Dies erhöht die Effizienz, um die Deadline rechtzeitig zu erreichen.

  2. 2. Systeme
    Ein erfolgskritischer Teil der Migration auf SEPA ist die Aktualisierung der Systeme zur Datenspeicherung und zur Erzeugung der notwendigen Datenformate. Bei internen Systemen wie Lieferantenportale oder Internetseiten muss das Unternehmen prüfen, ob die Bankkonten mit IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code) erfasst werden. Idealerweise sollten die Informationen auch geprüft werden, um saubere Daten zu erhalten und Zahlungsausfälle zu vermeiden. Einige Systeme können nicht-compliant bleiben, falls ihre Daten durch andere Anwendungen automatisch konvertiert und geprüft werden.

  3. 3. Daten
    Der nächste Schritt ist die Datenkonversion in das IBAN- und BIC-Format selbst, die nur mit verifizierten Kontodaten durchgeführt werden sollte. Lastschriften sind dabei ein wichtiger Aspekt der neuen SEPA-Regulierungen, denn bislang sind nur zwei Prozent compliant. Um die bisherigen Mandate auf IBAN zu aktualisieren, gibt es drei Wege:

    • Das Versenden eines Formulars an jeden Kunden mit Lastschriftverfahren, um die benötigten Daten zu erhalten. Es gibt jedoch keine Garantie, dass diese korrekt ausgefüllt und rechtzeitig zurückgeschickt werden.
    • Das Anfordern von Unterstützung durch die Bank für den Erhalt der Daten.
    • Das Einschalten eines spezialisierten Drittanbieters, um die Daten zu sammeln, zu validieren und zu konvertieren.

    Eine weitere Anforderung von SEPA lautet, dass die Zahlungsinformationen in das ISO 20022 XML-Format zu konvertieren sind. Die meisten europäischen Banken unterstützen diesen Standard bereits und die Mehrheit der ERP-Anbieter implementiert ihn in Kürze. Obwohl der Prozess relativ einfach ist, kann er sehr zeitaufwändig sein.

  4. 4. Prozesse
    Ein Validierungsprozess ermittelt Fehler wie ungültige Kontonummern, geschlossene Filialen, abgetretene Forderungen oder falsch formatierte Daten. Zudem lassen sich gültige von ungültigen Daten trennen, um diese unterschiedlich weiterzubearbeiten. Für die Entscheidung, ob dieser Prozess intern oder extern erledigt werden sollte, ist eine angemessene Zeitkalkulation nötig. Für einige Unternehmen hat die Migration papierloser Lastschriftdaten alleine bis zu 18 Monate gedauert.

    Nach der Identifizierung ungültiger Daten, ist ein Prozess aufzusetzen, um diese zu korrigieren und dadurch Zahlungsausfälle zu vermeiden. Dieser lässt sich im Haus erledigen, aber nur auf Basis einer Analyse und Bewertung der dafür notwendigen Aufgaben. Diese Daten-Prüfung umfasst ein System zur regelmäßigen Revalidierung von Zahlungsdaten, da immer wieder Filialen schließen, Banken fusionieren und sich Kontodaten ändern.

Die Einführung von SEPA wurde bereits vor zehn Jahren gestartet. Trotzdem sind viele Unternehmen in der Eurozone noch nicht darauf vorbereitet – und die Zeit läuft. Mit den genannten Schritten und externen Dienstleistern können Unternehmen die SEPA Compliance noch rechtzeitig erreichen. Doch sie sollten jetzt damit anfangen, um Strafen, betriebliche Probleme oder Rufschädigung zu vermeiden.

*Jonathan Williams ist Director Strategic Development, Experian

www.experian.de

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