Operation mit Tangro bei Uniklinik Köln gelungen

Automatisierte Belegverarbeitung

Dank einer automatisierten Belegverarbeitung von Tangro kann das Universitätsklinikum Köln Skontofristen verlässlicher einhalten.

Luftrettung, Bildquelle: Uniklinik Köln

Das Universitätsklinikum Köln behandelt über 270.000 Patienten pro Jahr.

Das Universitätsklinikum Köln hat sich mit 270.000 Patienten pro Jahr im Rheinland als leistungsfähigster Anbieter von Gesundheitsdienstleistungen etabliert. Gleichzeitig zählt die medizinische Einrichtung zusammen mit ihren elf Tochtergesellschaften zu einem wichtigen Arbeitgeber der Region. Und nicht zuletzt zählt man zu den wenigen Universitätskliniken in Deutschland, die seit Jahren ein kontinuierliches Wachstum vorweisen können. Diesen Erfolg hat u.a. der effektive Einsatz von Ressourcen bewirkt, den man sich auf die Fahnen geschrieben hat. So wurde dieses Ziel im Geschäftsbereich ­Finanzen durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen mit einer Software des Anbieters ­Tangro erreicht. Der Geschäftsbereich Finanzen ist für das Rechnungswesen, die Leistungsabrechnung sowie die Drittmittelverwaltung der Uniklinik Köln zuständig.

Eine zentrale Aufgabe stellt dabei die Verarbeitung der eingehenden Rechnungen dar: Ewa 155.000 Rechnungen gehen jährlich beim Universitätsklinikum ein, davon 100.000 in der zentralen Rechnungsstelle, 30.000 im Bereich DFS (Drittmittel, Fördermittel, Spenden) sowie zusätzlich noch einmal 25.000 bei den elf Tochtergesellschaften. Mit der neuen Software werden diese Rechnungen nun automatisiert erfasst und damit effektiver bearbeitet als vorher. „Wir können heute wesentlich mehr Rechnungen in gleicher Zeit bearbeiten“, sagt Werner Buser, Leiter des Rechnungswesens am Universitätsklinikum Köln. „Der Belegfluss wurde so beschleunigt, dass wir nun auch Skontofristen verlässlicher einhalten können.“

Vor der Automatisierung mussten die Sachbearbeiter alle eingehenden Rechnungen sortieren sowie den Kreditor und die Kontierung auf den Beleg schreiben, die Daten manuell in SAP eingeben und den gebuchten Papierstapel an die Kreditorenabteilung zur Zahlung weiterleiten. Dort wurde dieser wiederum neu sortiert und in den Zahlungslauf gegeben. Bei Klärungsbedarf musste das Papier kopiert, per Hauspost weitergeleitet und immer wieder nachgehakt werden, bis der Beleg bezahlt werden konnte. Ein zeitraubender Vorgang, wie sich Werner Buser erinnert: „Früher kam es häufig vor, dass eine Rechnung zwar gebucht, aber nicht im richtigen Stapel in der Kreditorenabteilung auffindbar war und deshalb gesperrt wurde. Am Ende wurde dann die Skontofrist verpasst.“ Ein großes Manko war zudem die fehlende Transparenz: „Wir konnten nicht nachhalten, wie viel offen ist“, so Buser.

Bei der Suche nach einer Lösung zur automatisierten Belegverarbeitung in SAP verließ man sich auf die Erfahrungen von Fachkollegen: Tangro IM (Invoice Management) sowie die Workflowlösung Tangro BWF (Business Workflow) waren von den Unikliniken München und Erlangen empfohlen worden, wo beide Systeme bereits im Einsatz sind. Punkten konnte die Software mit der einfachen Handhabung und den praxisgerechten Workflows. Außerdem sprachen eine schnelle Implementierung und das Preis/Leistungsverhältnis für die Systeme. Darüber hinaus sind die Lösungen SAP-embedded, sodass ein Direktzugriff auf Stamm- und Bewegungsdaten in SAP gewährleistet ist.

Das digitale Eingangsbuch

Im Mai 2013 waren nach einer Implementierungsphase von drei Monaten die Systeme in Köln produktiv im Einsatz. Rund 25 Mitarbeiter im Bereich Finanzen nutzen die Software für Rechnungsverarbeitung, weitere 150 sind in den Freigabe- und Genehmigungsworkflow eingebunden. Die eingehenden Belege werden in der zentralen Rechnungsstelle gescannt und stehen dann im elektronischen Eingangsbuch den Sachbearbeitern zur Bearbeitung zur Verfügung. Entspricht eine Rechnung den Bestell- und Wareneingangsdaten, dann kann diese sofort gebucht werden, so dass hier nicht länger als ein bis zwei Tage bis zur Zahlung vergehen. Bei Klärungsbedarf, verursacht durch Preis- oder Mengenabweichungen, sowie bei fehlenden Bestellungen geht der Beleg elektronisch zur Klärung bzw.

Nacherfassung direkt an die zuständigen Mitarbeiter. In den Workflow eingebunden sind die Einkaufsabteilung, der technische Betrieb, der die Beschaffung für die Bereiche Facility und Medizintechnik umfasst, sowie die Apotheke des Universitätsklinikums, welche für die Bestellung pharmazeutischer Waren zuständig ist. Nach und nach werden zudem die einzelnen Kliniken und Institute in den Workflow eingebunden. Dort werden die fraglichen Belege überprüft, eventuell korrigiert, freigegeben und gehen dann wieder an die Buchhaltung zurück. Das geht durch den elektronischen Versand des Belegs und die Freigabe per Mausklick besser als früher, so dass nun auch im Klärungsfall schneller gebucht werden kann. Lässt eine Freigabe trotzdem einmal auf sich warten, dann sorgt zusätzlich ein Eskalationstool für die rechtzeitige Verarbeitung, denn dieses Tool gibt automatisch eine Warnung aus, wenn die vorgegebene Laufzeit eines Belegs überschritten wurde.

Durch das Eingangsbuch ist dabei jederzeit klar, wie viele Belege im Umlauf sind – ein wichtiger Punkt, wenn es um mehr Kosteneffizienz geht: „Wir wollen an die Skontoverluste ran, und das geht nur mit mehr Transparenz“, so Werner Buser. „Dank der neuen Software wissen wir jetzt jederzeit genau, welche Rechnungen gerade bearbeitet werden, wie viele sich davon im Workflow befinden und wem ein Beleg momentan zur Bearbeitung vorliegt.“ Gleichzeitig können nun auch Rabattverhandlungen mit Lieferanten gezielter geführt werden, weil sich Zahlungsbedingungen genau auswerten lassen.

Auch den Sachbearbeitern kommt es zugute, dass zu jeder Rechnung bzw. Bestellung die Vorgänge genau nachvollziehbar sind. „Die Recherche hat sich vereinfacht“, erklärt Mitarbeiterin Kerstin Wolf: „Wenn Nachfragen von Lieferanten kommen, dann können wir genau sehen, wo die Rechnung gerade liegt und warum sie noch nicht beglichen wurde.“ Das langwierige Nachhaken und Nachtelefonieren gibt es nicht mehr – ein Mausklick auf den Beleg, und alle Informationen sind am Monitor sichtbar. Und weil alle Belege elektronisch vorliegen, fällt auch die Papierablage weg.

Auf dem Weg zum papierlosen Büro und effizienten Geschäftsprozessen ist man beim Uniklinikum also schon ein Stück vorangekommen. Nun sind noch weitere Schritte geplant: Auch beliebige Belege wie Patientenunterlagen oder Rezepte sollen künftig elektronisch abgelegt werden. Und mit der Verarbeitung der 30.000 jährlich eingehenden Drittmittelrechnungen soll bald auch die letzte Papierbastion in der Rechnungsprüfung fallen.

 

Die Uniklinik Köln
Das Universitätsklinikum mit rund 1.400 Betten behandelt jährlich über 270.000 Patienten. Mit rund 9.400 Beschäftigten gehört die Uniklinik zu den größten Arbeitgebern in Köln und den führenden Unikliniken in Deutschland.
Im Internet: www.uk-koeln.de

 

Bildquelle: Uniklinik Köln

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