Service-Konzept schafft Transparenz im Klinikum

Automatisierte Dokumentenprozesse

Eine effiziente Abwicklung medizinisch-organisatorischer Abläufe und die schnelle Verfügbarkeit von Daten sind für das Klinikum Emden und seine rund 1.000 Mitarbeiter unerlässlich, um eine hohe Qualität in der Versorgung seiner Patienten sicherzustellen. Die TA Triumph-Adler GmbH liefert dafür maßgeschneiderte Managed-Document-Services sowie eine moderne Druckerflotte und Multifunktionsgeräte.

Ärztin

Mit allen Maßnahmen konnte das Klinikum seine Kosten um mehr als 20 Prozent senken.

Dokumentenprozesse automatisieren, vereinfachen und damit beschleunigen – das waren die Ziele eines großen Projekts für die IT-Abteilung im Klinikum Emden. Im Frühjahr 2014 fiel der Startschuss: Das Team von IT-Leiter Jochen Fleßner und Spezialisten von TA Triumph-Adler schafften die historisch gewachsene Infrastruktur von Laserdruckern und Kopierern ab und ersetzten sie durch eine bedarfsoptimierte Ausstattung.

Der Gerätebestand ließ sich dabei um 22 Prozent auf 250 Systeme reduzieren. Leistungsfähige Managed-Document-Services inklusive Monitoring sorgen seither dafür, dass Prozesse automatisiert ablaufen. „Um effizienter zu arbeiten, digitalisieren wir fortlaufend unsere Klinikprozesse. Der Einsatz von Tablets z.B. bei der Visite ist mittlerweile völlig normal“, sagt Ulrich Pomberg, Geschäftsführer des Klinikums. „Unsere IT ist eine treibende Kraft und die Automatisierung des Dokumenten-Managements ein wichtiger Bestandteil.“

Das Gesamtkonzept ist nahtlos in das IT-Management des Klinikums Emden integriert. Grundlage für automatisierte Prozesse war die Implementierung von TA Cockpit. Dabei handelt es sich um eine webbasierte Steuerungszentrale, die dem Klinikum einen Überblick über alle Drucker- und Multifunktionssysteme verschafft. Hier kann das Team rund um Jochen Fleßner Statusmeldungen abrufen, Verbrauchsmaterial bestellen und Technikereinsätze koordinieren.

Mit allen Maßnahmen konnte das Klinikum seine Kosten um mehr als 20 Prozent senken. Ein weiterer Vorteil: In der Vergangenheit gab es oft einen überhöhten Tonerbestand, was ebenfalls reguliert und dem tatsächlichen Bedarf angepasst werden konnte. „Von TA Cockpit war ich schnell überzeugt. Es ist zum zentralen Werkzeug geworden, mit dem wir unsere gesamte Infrastruktur transparent abbilden und jederzeit den Überblick über die anfallenden Kosten haben“, so der IT-Leiter.

In einigen Bereichen hat das Klinikum zudem die Follow2Print-Lösung aQrate eingeführt. Auf diese Weise können Anwender Dokumente mit vertraulichen Daten als Druckauftrag speichern und zu einem späteren Zeitpunkt nach Authentifizierung am Drucker abholen. „Damit erzielen wir die notwendige Sicherheit und geben unserem Personal darüber hinaus ein effizientes Tool an die Hand, das die Arbeitsorganisation erleichtert“, erklärt Fleßner.

Bildquelle: Klinikum Emden/Mertsch

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