Flexibler mit Automatisierungslösungen

Bereit für den virtuellen Finanzabschluss?

Die derzeitigen globalen Ereignisse sind für alle Unternehmen in beispielloser Weise herausfordernd und zwingen sie, ihre Strukturen und Prozesse neu zu organisieren. Das gilt auch für den Finanzabschluss, den die Unternehmen trotz der Corona-Einschränkungen zum Monatsende abgeben müssen.

Virtuelle Finanzen

Die Digitale Transformation hin zu einem virtuellen Monatsabschluss ist ein Muss, das nicht erst durch die Corona-Krise hervorgerufen wurde.

Problematisch ist dabei vor allem die Tatsache, dass viele Mitarbeiter ihre Aufgaben derzeit aus dem Home Office heraus erledigen müssen. Unter diesen Voraussetzungen für einen validen Monatsabschluss zu sorgen, ist für die Unternehmen eine extreme Herausforderung, nicht zuletzt, weil viele Finanzabteilungen nicht darauf ausgerichtet sind, ortsunabhängig zu arbeiten. „Bereit für den virtuellen Finanzabschluss“ lautet die Zauberformel. Wem es gelingt, sich von Excel-Listen, Aktenordnern und Co. zu verabschieden und den Umstieg auf einen virtuellen Abschlussprozess zu wagen, wird davon profitieren – während der Krise und darüber hinaus.

Beim virtuellen Monatsabschluss geht es darum, die für den Finanzabschluss relevanten Informationen aus den unterschiedlichen Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP) in einen automatisierten Abschlussprozess zu übergeben. Das übergeordnete Ziel ist, möglichst alle manuellen Arbeiten zu eliminieren. Die Vorteile des virtuellen Abschlusses liegen klar auf der Hand: Durch die Automatisierung der Prozesse werden Fehler reduziert und es wird Zeit gespart. Akkurate Finanzergebnisse bieten dem Unternehmen zudem eine valide Grundlage für geschäftliche Entscheidungen. In der Krisenzeit noch wichtiger ist, dass mit dem virtuellen Monatsabschluss eine hohe räumliche Unabhängigkeit für das Finanzteam geschaffen werden kann. Durch die Automation brauchen die Finanzexperten viel weniger oder im besten Fall keinen physikalischen Kontakt in andere Abteilungen, um sich Informationen zu besorgen und in die Buchhaltung zu übertragen. Der Abruf der Informationen und Daten erfolgt automatisiert und digital. Zudem ist es hilfreich, dass der virtuelle Monatsabschluss im Idealfall Cloud-basiert ist. Die Cloud schafft die Möglichkeit, ortsunabhängig und damit auch in Home Offices zu arbeiten.

Pandemie als Katalysator

Noch immer verlassen sich viele Buchhaltungsteams teilweise oder komplett auf traditionelle manuelle Prozesse. Diese Vorgehensweise ist nicht nur kostenintensiv, sondern birgt auch unnötige Risiken und ist zudem wenig agil bzw. skalierbar. Die Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen und das Expertenwissen Einzelner ist nicht nachhaltig. Das Motto „Das haben wir schon immer so gemacht“ funktioniert heute nicht mehr. Viele Unternehmen werden sich dessen durch die Corona-Krise schneller bewusst, als man noch vor ein paar Wochen vermutet hätte. Vor diesem Hintergrund müssen sich Unternehmen auch darauf einstellen, dass ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Der Umstieg auf einen virtuellen Abschluss ist nicht nur die effizienteste und sicherste Alternative, sondern auch eine zukunftsweisende Entscheidung.

Die Digitale Transformation hin zu einem virtuellen Monatsabschluss ist ein Muss, das nicht erst durch die Corona-Krise hervorgerufen wurde. Die Pandemie ist jedoch ein enormer Katalysator. Die Herausforderungen der traditionellen Herangehensweise liegen u.a. darin, dass die meisten Finanzteams sehr schlank aufgestellt sind und insbesondere bei den Shared Service Centern eine höhere Fluktuation besteht, so dass man sich nicht allein auf das Wissen einzelner Mitarbeiter bei der Durchführung kritischer Aufgaben verlassen kann. Die Folge: Kontinuität ist ein Problem. Zudem häufen sich zum Quartalsende Besprechungen, um Arbeitsschritte zu koordinieren oder um Akten manuell untereinander auszutauschen. Das ist ineffizient und für eine Planung fehlt die benötigte Zeit. Die Folge: Unter Zeitdruck entstehen die meisten Fehler.

Besonders akut seit der Corona-Zeit zeigen sich Probleme wie eine ungenügende IT-Infrastruktur. Abgesehen von den fehlenden Automatisierungslösungen verfügen viele Mitarbeiter nicht über genügend Laptops. Eine weitere Herausforderung sind Audits, die ebenfalls aus der Ferne durchgeführt werden müssen. Vielleicht derzeit am wichtigsten: Um durch schwierige Zeiten zu navigieren, ist es wichtig, Transparenz in den Zahlen zu haben. Dies hilft auch bei der Kreditvergabe, um die Zahlen gegebenenfalls auf Knopfdruck bereitstellen zu können.

Monitoring der Aufgaben

Moderne Automatisierungslösungen wie beispielsweise von Blackline bieten eine solide Grundlage für einen einheitlichen, kooperativen, virtuellen Abschluss. Mit ihnen können die Unternehmen die Basis für den virtuellen Finanzabschluss legen. Gleichzeitig schaffen sie durch die Standardisierung ihrer Prozesse Vertrauen und Klarheit sowie letztlich mehr Konsistenz, Kontrolle und Effizienz verteilt arbeitender Teams. Ein virtueller Abschluss unterstützt die Zusammenarbeit, da jeder weiß, was und bis wann etwas zu tun ist, und so den Abschluss mit vorantreiben kann. Engpässe werden durch ein übergreifendes Monitoring der Aufgaben im Prozess jederzeit erkannt und können damit sofort behoben werden. Außerdem kann ein virtueller Abschluss schnell ein- und durchgeführt werden, insbesondere wenn es sich um Cloud-basierte Lösungen handelt. Die Ablösung des manuellen Accounting-Prozesses sorgt für Sicherheit und eine hohe Zeitersparnis und macht so den Weg frei für andere wichtige Aufgaben, wie etwa die Erstellung von Analysen und Berichten, die die Buchhaltung regelmäßig zu erledigen hat. Unternehmen, die sich diese Art des Abschlussprozesses zu eigen machen, können so auch in unsicheren Zeiten für Sicherheit und Vertrauen sorgen.

Finanzabschluss – warum virtuell?

  • Anbieter moderner Automatisierungslösungen unterstützen Unternehmen bei der Konzeption und Einführung eines modernen Accounting-Prozesses.
  • Automatisierungslösungen liefern zuverlässige Ergebnisse und halten dabei automatisch sämtliche rechtliche und buchhalterische Anforderungen ein: So bilden sie eine solide Grundlage für Performance-Analysen und unterstützen bei der Entscheidungsfindung.
  • Sie reduzieren Fehler und Risiken, indem sie Prozesse standardisieren und die Cloud-basierten Plattformen von allen Beteiligten zu jedem Zeitpunkt zugänglich sind. Der gesamte Workflow sowie die unterschiedlichsten Kontrollmechanismen sind so in einen durchgehenden Finanzabschlussprozess eingebettet.
  • Das erhöht die Sichtbarkeit, macht die Arbeit effizienter und sorgt für mehr Vertrauen in die Finanzprozesse und somit in das ganze Unternehmen.

Bildquelle: Getty Images / iStock

©2020Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok