Business Intelligence: Ganzheitliche Strategien führen zum Erfolg

BI-Strategie wie einen Hausbau planen

58 Prozent der Unternehmen in Deutschland stellen ein Gesamtbudget von einer Million Euro und mehr für BI-Lösungen bereit. Doch trotz dieses finanziellen Engagements wird das Potential von Business Intelligence nur in eingeschränktem Umfang genutzt.

Hausbau, Bildquelle: © iStockphoto.com/SusanneB

Der Grund hierfür: Die Unternehmen übersehen in der Regel, BI als ganzheitlichen strategischen Ansatz zu verfolgen und ihre Unternehmensziele so auf breiter Front zu unterstützen. Zu diesem Ergebnis kommt der „Managementkompass Informationsmanagement 2010“ von Steria Mummert Consulting in Zusammenarbeit mit dem F.A.Z.-Institut.

65 Prozent der Unternehmen in Deutschland sind in verschiedenen Phasen mit einer BI-Strategie befasst: Jedes vierte Haus befindet sich dabei noch in der frühen Planungsphase. Jeweils rund jeder fünfte Betrieb ist in der ersten Umsetzung oder befolgt bereits verbindlich festgelegte BI-Standards. Es zeigt sich jedoch, dass in der Praxis ein sehr heterogenes Verständnis darüber herrscht, was eine BI-Strategie ist und welche Bestandteile von ihr adressiert werden sollten. Um aus den gesammelten Daten konsistente und hochwertige Informationen werden zu lassen, müssen die Unternehmen eine ganzheitliche BI-Strategie entwickeln. Schließlich wird man der vielzitierten strategischen Bedeutung des Faktors Information nur dann gerecht, wenn man auch eine Strategie hat, um mit dem Faktor Information im Umfeld BI angemessen umzugehen.

Unter einer BI-Strategie wird die zukunftsorientierte Gesamtplanung der BI-Initiative und der BI-Projekte eines Unternehmens verstanden. Sie muss sich direkt aus dessen Geschäftsstrategie ableiten. Deshalb ist es nötig, einen Masterplan aufzustellen, der Empfehlungen für die funktionalen, organisatorischen und technologischen Aspekte der Business Intelligence und deren Einbindung in die Geschäftsprozesse enthält. Diese schrittweise Planung einer BI-Strategie gleicht dadurch dem Aufbau eines Hauses. Vision und Mission bilden dabei das Dach, unter dem alle weiteren Maßnahmen zusammenlaufen.

Die BI-Vision festlegen

Im ersten Schritt sollte das Unternehmen dafür seine BI-Vision festlegen. Meist ist dies mit einem Leitsatz zu bewerkstelligen, der auf den Punkt bringt, wie BI das Unternehmen unterstützen soll. Die Vision hilft während der komplexen Entwicklung einer Strategie und der späteren Umsetzung, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Individuelle Mission Statements geben die Richtung für das weitere Vorgehen vor, zum Beispiel eine möglichst kostenoptimierte Implementierung sicherzustellen oder eine hohe Flexibilität durch den Einsatz unterschiedlicher Technologien zur Verfügung zu stellen. Die Ausrichtung von BI orientiert sich dabei eng entlang der Unternehmens- und IT-Strategie.

In einem nächsten Schritt folgt die Definition von konkreten Zielen. Bildlich beschrieben werden diese Vorgaben direkt unter dem Dach verankert und bilden so die ersten Stützpunkte für das BI-Strategiehaus. In diesem Schritt der Strategieentwicklung muss sich das Unternehmen in dem magischen Dreieck der Schlüsselfaktoren Qualität, Flexibilität und Kosten positionieren. Hier gilt es Prioritäten zu setzen: Wer seine Kosten reduzieren will, wird zum Beispiel das BI-Produktportfolio entsprechend anders gewichten müssen, als jemand, der den Fachseiten ein hohes Maß an Flexibilität zur Verfügung stellen möchten. Konsequenterweise wird auch das Governance-Modell je nach dominierender Zielsetzung eine ganz unterschiedliche Ausprägung erhalten, was wiederum Einfluss auf die benötigten Prozesse und Rollen zur Koordination des gesamten BI-Programms hat.

Die Defizite erkennen

Drei Säulen tragen das Dach der BI-Strategie: die fachliche, die technische und die organisatorische Säule. Der ganzheitliche Charakter des BI-Hauses wird besonders in diesem Teil offensichtlich. Die strategischen Handlungsfelder von BI, für die diese Säulen stehen, werden zusammenhängend betrachtet. Denn in der Vergangenheit wurden BI-Lösungen von der technischen Säule dominiert – soll das BI-Haus aber eine stabile Statik bekommen, muss das Unternehmen die drei Säulen gleichermaßen in die Strategieentwicklung einbeziehen und miteinander verbinden. Potentielle strategische Handlungsfelder, für die konsistente Zielbilder entwickelt werden müssen, sind beispielsweise fachliche BI-Bebauungspläne, ein konsistentes BI-Performance-Metrics-Framework, eine technische BI-Referenzarchitektur, Ableitungen zum Daten- und Informationsmanagement oder eine BI-Sourcing-Strategie.

Für die fachlich Säule resultiert daraus beispielsweise die Fragestellung, ob sich das Unternehmen auf eine vergangenheitsorientierte Analyse der Daten beschränken will oder mit Hilfe von BI-Werkzeugen auch zukünftige Betrachtungen – Predictive Analytics – möglich gemacht werden sollten. Darüber hinaus sollten die Wünsche der Mitarbeiter aus den Fachabteilungen berücksichtigt werden: beispielsweise welche Nutzergruppen und Anwendungsszenarien gibt es, wird eine Informationsverteilung durch PDF-Dateien bevorzugt oder soll eine interaktive Navigation durch die Informationsbestände ermöglicht werden?

Die Technologiesäule wirft dagegen Fragen auf, wie die BI-Architektur oder das Datenmanagement aussehen soll oder welche BI-Werkzeuge geeignet sind, um die Unternehmensziele zu unterstützen. Mit der dritten organisatorischen Säule legt das Unternehmen Rollen und Verantwortungszuweisungen sowie Richtlinien und Regeln fest, um sicherzustellen, dass strategiekonform gehandelt wird. Dabei ist für jede der strategischen Handlungsfelder zu analysieren, wo das Unternehmen genau steht, wo es Handlungsbedarf gibt und welche Zielvorgaben es erreichen möchte. Wurden die strategischen Handlungsfelder von BI ausgestaltet, kann das Unternehmen mit dem eigentlichen Ausbau des BI-Hauses beginnen. Aus den Soll-Vorgaben für die strategischen Handlungsfelder leitet sich die abschließende Maßnahmenplanung ab, die dann in einer übergreifenden Roadmap zur BI-Strategieumsetzung konsolidiert werden. Dieser gibt vor, welche Maßnahmen in welchem Zeitraum umgesetzt werden. So kann das Unternehmen das definierte Zielbild in allen drei Säulen langfristig erreichen.

Die Anwenderunternehmen erwarten viel von ihrer BI: 60 Prozent der Befragten hoffen auf schnelle Entscheidungen, erhöhte Planungssicherheit, verbesserte strategische Managemententscheidungen und größeres Vertrauen in die Geschäftsberichte. Die Erfahrung hat gezeigt, dass mit der Einführung einer ganzheitlichen BI-Strategie und einer adäquaten BI-Organisation, die Informationsqualität und die Zufriedenheit mit internen BI-Anwendungen steigen. Außerdem rechnen sich die Anstrengungen für die Anwenderunternehmen. Denn wenn sie ihre BI-Lösungen strategisch ausrichten, werden aus der Datenflut werthaltige Informationen, die den gesamten Erfolg des Unternehmens wesentlich mittragen. Jedoch sollten die Unternehmen verinnerlichen, dass eine ganzheitliche BI-Strategie niemals abgeschlossen ist, sondern sich im ständigen Prozess befindet. Sie muss laufend evaluiert, ergänzt und angepasst werden.

Bildquelle: © iStockphoto.com/SusanneB

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