Produktreife hat überzeugt

BI-Tool für den Stuttgarter Caritasverband

Da die Finanzplanung, das Reporting und die Personalplanung händisch mit unzähligen Excel-Sheets nicht mehr zu bewerkstelligen war, schaute sich der Caritasverband Stuttgart nach einem professionellen BI-Tool um, welches den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern sollte.

Caritas-Mitarbeiterin im Einsatz

Der Caritasverband ist u.a. in Altenheimen, Kitas und Wohnungen für Suchtkranke aktiv.

Sie sind der Stadtverband in der Diözese Rottenburg-Stuttgart und haben in ihrer Landeshauptstadt inklusive Hilfseinrichtungen mehr als 100 Standorte wie beispielsweise Beratungsstellen, Altenheime, Kitas oder Wohnungen für Suchtkranke und Menschen mit Behinderung. Sie beschäftigen 2.572 Mitarbeiter oder 1.353 FTEs (Full Time Equivalents) und unterhalten neben ihrer Zentrale in den größeren Einrichtungen auch noch eigene Verwaltungen vor Ort.

Angesichts dieser sehr komplexen Organisationsstruktur kann man sich unschwer vorstellen, dass Finanzplanung, Reporting und insbesondere auch die Personalplanung händisch mit unzähligen Excel-Sheets nicht mehr zu bewerkstelligen war, da sie sehr viel Zeit in Anspruch genommen haben und darüber hinaus überaus fehleranfällig waren. Grund genug, sich nach einem professionellen BI-Tool umzuschauen, das ihnen ihr Leben deutlich erleichtern sollte.

Auf der Suche nach dem geeigneten Hersteller haben sie im Internet recherchiert und sich u.a. mit einem Unternehmensberater ausgetauscht. Nach Referenzbesuchen, Präsentationen und ausführlichen Gesprächen fiel die Entscheidung für Unit4 Prevero. In der ersten Projektphase, die bis Mai 2019 terminiert ist, sollen die integrierte Finanzplanung und das Reporting umgesetzt werden; daran anschließen wird sich Phase zwei, in der u.a. die Personalplanung und die Bereiche Bauen und Investieren eine Hauptrolle spielen werden.

Optisch an Excel orientiert


Stefan Klopfer, Sachgebietsleitung Controlling im zentralen Service-Bereich des Caritasverbands Stuttgart: „Auf den Einsatz von Unit4 Prevero in unserem Unternehmen freuen wir uns; die Software hat vor allem mit ihrer umfänglichen Produktreife beeindruckt. Zum einen werden wir datenbankbasierte Auswertungen fahren können, zum anderen haben uns u.a. die Workflow-Steuerung, der Aufbau der Masken oder auch die mehrdimensionalen Abfragen rundum überzeugt.“

Darüber hinaus sei das neue Tool optisch an Excel orientiert, was sich positiv auf die Akzeptanz bei den Mitarbeitern auswirke. Wichtig war dem Stuttgarter Caritasverband außerdem die Self-Service-Funktionalität, also die Tatsache, dass ihre Mitarbeiter an ihren vielen Standorten die Software selbst bedienen, selbst Dateneingaben machen oder auch eigene Reports erstellen können. Klopfer: „Die hohe Eigenständigkeit unserer Mitarbeiter an allen Standorten sollte auch software-seitig gefördert werden, darauf haben wir sehr viel Wert gelegt.“

Bildquelle: Caritasverband Stuttgart

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