SAP-Anwendung an der Universität

Bildung und Forschung ohne Wartungsstau

Ein reibungsloser Universitäts- und Forschungsbetrieb ist ohne moderne IT nicht mehr vorstellbar. Beim Karlsruher Institut für Technologie, kurz KIT, ist ein Baustein dafür die Möglichkeit, SAP-Systemkopien schnell und hochgradig automatisiert zu erstellen.

Bildung und Forschung ohne Wartungsstau

An der Uni in Karlsruhe wird die SAP-Software genutzt, um einen Wartungsstau zu vermeiden.

Welchen Beitrag leistet eine betriebswirtschaftliche Standard-Software an einer renommierten Bildungseinrichtung? Typischerweise findet man SAP-Lösungen bei Maschinenbauern oder Finanzdienstleistern. An Universitäten und Hochschulen ist SAP-Software nicht unbedingt typisch. Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) ist vor zehn Jahren durch eine Fusion des Forschungszentrums Karlsruhe mit der Universität Karlsruhe entstanden. Insbesondere in den Forschungsfeldern Energie, Mobilität und Information erbringt die Einrichtung herausragende Leistungen von der Grundlagenforschung bis zur Anwendung.

Im Universitäts- und Forschungsbetrieb fallen wie in jedem anderen Unternehmen auch betriebswirtschaftliche Aufgaben und Prozesse an. Alle dafür notwendigen Abläufe, beispielsweise Einkauf, Gehaltsabrechnung und weitere spezifische Prozesse, werden in der SAP-Landschaft abgebildet.

SAP-Umgebung als Rückgrat

Diese Prozesse werden wie bei vielen Unternehmen auch am KIT spezifisch weiterentwickelt, aktualisiert und angepasst. Zur Durchführung eines geregelten Entwicklungsprozesses sind aktuelle Test- und Qualitätssicherungssysteme unbedingt erforderlich. Auch die Systemlandschaft an der Hochschule besteht ganz klassisch jeweils aus Entwicklungs-, Qualitätssicherung- und Produktivsystemen. Alle Produktivsysteme sind hochverfügbar und ausfallsicher ausgelegt. Die Geschäftsprozesse sind in drei Hauptapplikationen abgebildet: ERP, SRM und BW.

Das Hauptsystem ist das ERP: hier sind alle Geschäftsprozesse abgebildet. Das SRM ermöglicht Einkaufen im Intra- und Internet. Die SRM-Anwendung ist mit der ERP-Anwendung verknüpft. Daten aus den Anwendungen werden zur Weiterverarbeitung an das ERP übergeben. Das Business Warehouse sammelt die wichtigsten Geschäftsdaten der Hochschule, bereitet diese auf und erstellt daraus die BW-Berichte. Dieses System unterstützt die Geschäfts- und Institutsleitungen bei ihren strategischen Entscheidungen. Auch das Personalwesen stützt sich auf SAP – die 12.000 Gehaltsabrechnungen laufen durch das System – und auch die Nicht-SAP-Applikation für die Reisekostenabrechnung interagiert mit den SAP-Lösungen. 7.500 Named User und 1.000 Active User arbeiten in der SAP-Umgebung des KIT. Das sind die Dimensionen eines großen Unternehmens – in diesem Fall eben mit Bildungs- und Forschungsauftrag. 

Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT)...

... ist eine Technische Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholtz-Gemeinschaft. Es entstand 2009 als Zusammenschluss der Universität Karlsruhe mit dem Forschungszentrum Karlsruhe, heute KIT Großforschungsteil.

Die Hochschule betreibt bereits seit vielen Jahren seine SAP-Landschaft; in Karlsruhe war auch schon R/2 im Einsatz. Mittlerweile laufen rund 60 Server im SAP-Betrieb. Waren es in den Anfangsjahren der SAP-Nutzung BS2000-Systeme mit R/2, liefen später HP-Server für R/3. Heute in den Zeiten von Netweaver sind es Server von Dell und Speichersysteme von Hitachi Data Systems (HDS). Über verschiedene Schnittstellen sind hier neben der Reisekostenabrechnung auch IT-Lösungen für die Verwaltung technischer Zeichnungen, für das Management der Gefahrenstoffe sowie die Verwaltung der Arbeitszeitkonten angebunden. Business-Konnektoren gibt es zudem für die direkte Kommunikation mit Lieferanten, für ein Archivsystem mit optischen Laufwerken sowie zu einem System für die Anlageninventur. 

Kein Wartungsstau im Rechenzentrum

Wie vom Software-Hersteller vorgeschrieben müssen zur Durchführung von Patches, Updates und anderer Wartungsarbeiten regelmäßig Systemkopien ausgeführt werden. Ohne den Einsatz einer automatischen Lösung ist die Erstellung von solchen Systemkopien sehr zeitaufwendig. Christine Brenneisen, am KIT für die SAP Basis verantwortlich: „Anfangs behalfen wir uns hierfür mit einer Technologie des Herstellers der Plattensubsysteme. Allerdings gab es dabei auch Einschränkungen und das Produktivsystem stand den Nutzern während des Kopierprozesses nicht zur Verfügung.“ Durch den stetig wachsenden Forschungs- und Hochschulbetrieb standen für den Shutdown des SAP-Produktivsystems nur ausgewählte Wochenenden zur Verfügung. 

Später wurden auch alternative Methoden angewandt und etwa die Datenbankdateien selbst mithilfe von Skripten kopiert. Doch obgleich technisch ausgeklügelt und performant, sah man am KIT diesen Ansatz eher kritisch. Auch hier musste das Produktivsystem oft mehrfach wiederangefahren werden. Die immer engeren Wartungsfenster einzuhalten erwies sich zunehmend als Herausforderung. Deshalb suchte man nach einer Lösung mit einem hohen Automationsgrad.

Auf dem Jahreskongress der DSAG, der deutschen SAP-Anwendergruppe, kam das KIT-Team erstmals mit der Libelle AG aus Stuttgart in Kontakt und wurde auf das Produkt „SystemCopy“ aufmerksam. Dahinter steckt eine Software zur automatisierten Durchführung von SAP-Systemkopien, die den manuellen Aufwand enorm reduziert.

Eine Live-Demonstration vor Ort in Karlsruhe überzeugte das Team. In knapp zwei Stunden war die Lösung installiert und damit die Voraussetzung für eine erste Systemkopie geschaffen. An den vordefinierten Libelle-Templates mussten nur wenige Anpassungen durchgeführt werden. „Durch die Anwendung der LSC-Templates wurde unser bisheriger Aufwand zur Erstellung einer Systemkopie deutlich reduziert. Die Systemkopien laufen automatisiert“, erklärt Christine Brenneisen und ergänzt: „Wir hatten nur einige Änderungen in den Templates bei Release-Wechsel im SAP-Umfeld vorzunehmen.“ Typischerweise müssen SAP-Betreuer sehr viel Zeit für das Schreiben und wiederholte Anpassen von Skripten für diese Aufgaben einplanen.

Forschungsdaten gesichert

„Die Software für die Systemkopien dient bei uns vor allem der Qualitätssicherung, sie ermöglicht die Versorgung der QS-Systeme mit konsistenten, produktiven Daten, die bestens für die Testzwecke geeignet sind“, erklärt Christine Brenneisen. Wie in vielen anderen SAP-Umgebungen wird auch hier oft mit ABAP programmiert. Das beeinflusst auch die Strukturen der zu sichernden Daten und Elemente der SAP-Architektur. Dennoch läuft die Lösung für die Kopien. „Die Lösung ist flexibel“, so Brenneisen. Die Software erleichtert den SAP-Betreuern die Programmierung und Änderungen an der Architektur.“ Brenneisen weiter: „Die Kopie läuft parallel zum Produktivbetrieb und bringt uns neben zuverlässigen Testdaten im QS-System weitere Vorteile, wie z.B. bessere Verfügbarkeit der Produktivsysteme und Reduzierung der Wochenendeinsätze unseres Basisteams.“

Diese Vorteile sind quasi positive Nebeneffekte, die aus spezifischen Einsatzszenarien resultieren: Die Produktivsysteme sind immer online. Wartungsarbeiten können für den Anwender unterbrechungsfrei ausgeführt werden. Shutdown-Zeitfenster müssen nicht mehr eingeplant werden.

Obwohl auch das Umschalten der Produktivsysteme auf die gepatchten Server automatisch laufen könnte, behält sich das KIT ein manuelles Umschalten vor. Die punktuelle Kontrolle der Systeme bezieht sich auf wenige Datenpunkte, bevor die gepatchten Systeme wieder live geschaltet werden. Anpassungen sind praktisch nicht erforderlich. Das Umschalten findet für die Anwender unbemerkt statt.

Bildquelle:Getty Images/iStock/Getty Images Plus

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