Weg von der Insel

Bildungswerk harmonisiert seine Kommunikationslandschaft

Im Zuge der Harmonisierung ihrer Kommunikationslandschaft verabschiedete sich das Bildungswerk der Bayerischen Wirtschaft gleichzeitig von sämtlichen, in die Jahre gekommenen Insellösungen.

  • Leicht sollte nicht nur die Nutzung der UC-Lösung, sondern auch deren Administration sein.

    Leicht sollte nicht nur die Nutzung der UC-Lösung, sondern auch deren Administration sein.

  • Per mobiler App lassen sich Anrufe direkt auf das Handy umleiten oder Konferenzen abhalten.

    Per mobiler App lassen sich Anrufe direkt auf das Handy umleiten oder Konferenzen abhalten.

Insellösungen sind jedem Infrastrukturleiter ein Gräuel. Richtig groß wird das Grauen, wenn es nicht eine Handvoll, sondern mehrere Hundert Inseln sind. Das Bildungswerk der Bayerischen Wirtschaft hat die Insel hinter sich gelassen: Über 300 Standorte mit Hunderten von Telefonanlagen wurden zu einer einheitlichen Infrastruktur zusammengeführt. Mithilfe einer Unified-Communications-Lösung wurde gleichzeitig die Kommunikation zwischen den Niederlassungen vereinfacht. Dank Funktionen wie Any Device und Mobile App können die Mitarbeiter nun zwischen Standorten wechseln oder im Home Office arbeiten.

Über 11.000 Mitarbeiter, 17 Unternehmensgesellschaften und mehr als 300 Standorte: Das Bildungswerk der Bayerischen Wirtschaft (bbw e.V.) ist ein komplexes Netzwerk aus Bildungs- und Beratungsunternehmen. Als die Entscheidung fiel, eine einheitliche Telekommunikationslösung zu realisieren, wurde schnell klar, dass es sich um eine Mammutaufgabe handelt. „Allein jeder unser über 150 Standorte hatte eine eigene Telefonanlage“, berichtet Thomas Tappe, stellvertretender Zentralabteilungsleiter EDV bei der bbw-Tochter FAW.

Das über Jahre gewachsene Konstrukt bedeutete einen immensen Pflegeaufwand: Schließlich musste jede einzelne Anlage administriert werden. „Zu Beginn des Projektes stand für uns die Telefonanlage im Fokus“, berichtet Tappe. Die größte Herausforderung: Aufgrund der schwachen Datenanbindung in diversen Standorten war IP-Telefonie keine Alternative. Die gesamte TK-Infrastruktur musste auf ISDN aufgesetzt werden. Die Wahl fiel auf die Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise als Hauptanlage, an die jeweils je Standort ein Gateway eingerichtet wurde.

Chat-Erweiterung möglich


Aber es sollte nicht bei einer neuen Telefonanlage bleiben: „Unsere Arbeit ist extrem organisationsintensiv“, erklärt Tappe. Um den Austausch zu vereinfachen, sollte den Mitarbeitern ein ganz neues Werkzeug an die Hand gegeben werden: eine Unified-Communications-Lösung (UC). Diese steht für die Bündelung diverser Kommunikationskanäle wie Telefonie, Chat, Fax und Screen-Sharing. „Natürlich hatten wir zahlreiche Anforderungen an eine solche Lösung. Aber vor dem Hintergrund unserer dezentralen Struktur war die intuitive Bedienbarkeit für uns entscheidend“, hebt Tappe hervor.

Die Wahl fiel auf XPhone Connect vom UC-Spezialisten C4B Com For Business. Die Software zeichnet sich durch eine tiefe Integration aller Kommunikationswege aus. So kann ein Telefonat jederzeit um einen Chat oder eine Bildschirmübertragung erweitert werden: Die Konversation findet immer in einem einzigen Fenster statt.

Leicht sollte nicht nur die Nutzung, sondern auch die Administration sein. Die zahlreichen Standorte verfügen über weitreichende Budget-Autonomie und entscheiden selbst, in welchem Umfang UC-Funktionen genutzt werden. „Um den Aufwand etwa bei Neueinstellungen so gering wie möglich zu halten, war für uns zentral, dass sich neue UC-User möglichst automatisiert anlegen lassen“, erläutert Tappe.

Hierzu hat C4B ein eigenes Administrationskonzept entwickelt: Für jeden bbw-Standort wurden Benutzergruppen mit verschiedenen Funktionspaketen angelegt. Während für eine Nutzergruppe das komplette Paket mit Konferenzdienst und Mobile App frei­geschaltet ist, nutzt eine andere Gruppe nur die Faxfunktion. Neue User werden einfach der Benutzergruppe mit dem gewünschten Funktionsumfang hinzu­gefügt.

Telefonkonferenzen besser verwalten


Die aufgeräumte Oberfläche hat die Mitarbeiter schnell überzeugt. „Am Anfang waren sie durchaus skeptisch“, erinnert sich Tappe. „Telefonieren könne man schließlich auch von Hand.“ Kann man schon. Will man aber offensichtlich nicht mehr.

Tatsächlich sparen die Mitarbeiter heute bei jedem Telefonat Zeit. Alle Kontakte stehen über eine Freitextsuche zur Verfügung. Ein Anruf kann via Mausklick gestartet werden. Alle Anrufe, Faxe, Chats und Voicemails werden im Journal gespeichert. „Über ein Outlook-Add-In können unsere Mitarbeiter Telefonkonferenzen direkt in Outlook anlegen und wie einen Termin verwalten“, berichtet Herbert Olbort, Leiter Datenverarbeitung der bbw-Gruppe. „Sobald der Termin startet, erscheint ein Pop-up, über das sich die Teilnehmer ohne PIN-Eingabe einwählen können.“

Vom neuen Tool profitieren zentrale Abteilungen wie IT, Qualitätsmanagement und Geschäftsführung, die sich über mehrere Standorte verteilen. Dank Präsenzmanagement sehen die Mitarbeiter in Bielefeld, ob die Kollegen in Köln erreichbar sind. Sowohl die Präsenz als auch Rufumleitungen können auch von unterwegs angepasst werden. „Unsere Mitarbeiter sind oft an mehreren Standorten aktiv“, erklärt Olbort. „Wenn auf der A 9 mal wieder Stau ist, kann der Kollege seine Anrufe über die Mobile App direkt auf das Handy umleiten oder die Voicemail aktivieren.“ In der App stehen zusätzlich alle Kontakte, das Journal und die Chat-Funktion zur Verfügung. Dank des „One-Number-Prinzips“ können Telefonate über die Firma aufgebaut und abgerechnet werden.

Der Wechsel zwischen den Standorten wird zusätzlich durch die „Any-Device“-Funktion erleichtert: Darüber kann jedes Telefon – egal ob Festnetz oder Handy – mit dem Connect-Client gesteuert werden. So kann ein Mitarbeiter, der seinen Hauptarbeitsplatz in Nürnberg hat, in München von jedem beliebigen Telefon aus arbeiten. Dank der Funktion können Mitarbeiter im Home Office ebenso einfach wie im Büro Konferenzen einrichten oder Telefonate weiterleiten. Bei abgehenden Gesprächen wird ausschließlich die Büronummer übertragen. „Die Anzahl an Mitarbeitern, die tageweise zu Hause arbeiten möchten, z. B. wenn das Kind krank ist, wächst. Hier sind wir dank der UC-Lösung deutlich flexibler.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 07-08/2018. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Insgesamt sind die Rückmeldungen der Mitarbeiter durchweg positiv“, resümiert Tappe. Er selbst habe sein Telefon seit der UC-Einführung praktisch nicht mehr angefasst. „Ich kann mir inzwischen kaum eine größere Zeitverschwendung vorstellen, als eine Nummer abzutippen.“


Das Bildungswerk der Bayerischen Wirtschaft (bbw e. V.) ...

... fördert seit 40 Jahren die berufliche, wirtschaftliche und soziale Bildung junger und erwachsener Menschen. Dazu veranstaltet man Tagungen, Trainings, Workshops und Projekte für alle gesellschaftlich wichtigen Gruppen, Institutionen und Multiplikatoren. Zusätzlich steuert bbw e.V. als oberstes Gremium die Unternehmensgruppe aus 18 Bildungs- und Beratungsunternehmen sowie Sozial- und Personaldienstleistern mit deutschlandweit über 11.000 Mitarbeitern.


Bildquelle: C4B

©2019Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok