Dezentrale unterjährige Einblicke

Buchführung in Kamen mit Jedox

Mit Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) findet die sogenannte Doppik auch auf den kommunalen Haushalt Anwendung. In einigen Bundesländern ist sie bereits Pflicht, in anderen rückt der Stichtag der spätest möglichen Umsetzung näher.

Die Anforderungen der doppelten Buchführung hat die Verwaltung der Stadt Kamen frühzeitig erfüllt. Bereits 2005 wurde der erste doppische Haushalt vorgelegt. Zu den Grundgedanken des NKF zählen die verbesserte Steuerungsfähigkeit und Transparenz des kommunalen Haushaltes. Dies wird erst durch ein funktionierendes Berichtswesen erreicht. Auf dem Weg dorthin soll deshalb mit Jedox zunächst ein unterjähriger Prognosebericht erstellt werden.

Mit der Weboberfläche sollen die Fachbereiche künftig dezentral die in ihren Zuständigkeitsbereich fallenden Buchungsstellen einsehen und ergänzend zur Planung das voraussichtliche Jahresergebnis erfassen. Während sich die gesetzlichen Anforderungen an Haushaltsplan und Jahresrechnung auf sogenannte Rahmenpositionen beschränken, sollen hier bei Bedarf auch einzelne Konten betrachtet werden können. Für den schnellen Gesamtüberblick ist aber auch eine Verdichtung auf den Gesamthaushalt möglich. „So knapp wie möglich, so detailliert wie nötig“, lautet die Devise. Ein entscheidender Vorteil ist, dass man unterjährig wesentlich besser Einfluss auf bestimmte Entwicklungen nehmen kann, als am Jahresende. Zudem will man den zu erwartenden Berichtspflichten für Kommunen vorgreifen bzw. für entsprechende Anfragen gewappnet sein.

Excel-Feeling ohne Excel-Chaos

Verschiedene Business-Intelligence-Lösungen haben die Verantwortlichen der Stadtverwaltung verglichen, bevor die Entscheidung für Jedox fiel. Einen ersten Eindruck über die Leistungsfähigkeit der Lösung hat man sich mit der Open-Source-Variante der Business-Intelligence-Suite verschafft.

Massiven Anteil an der Entscheidung für die Lösung gaben die Möglichkeiten der Visualisierung und die einfache Bedienbarkeit der BI-Lösung. „Wir nutzen das Tool als Webanwendung, so dass neben den ohnehin installierten Webbrowser keine zusätzliche Software-Installation für die Berichtsempfänger erforderlich ist. Die Nähe zu den Office-Programmen war uns wichtig und dass sich Werte durch bedingte Formatierung in Diagrammen und Grafiken darstellen lassen“, berichtet Alexander Lenser, Mitarbeiter des Controllings der Stadt Kamen. Diese Möglichkeiten seien ein wesentlicher Vorteil zu den Auswertungen mittels der Standardfinanzsoftware der Kommune. Zudem habe man mit Jedox auch die Möglichkeit, mittels PHP-Makros Prozesse zu automatisieren.

Nicht zuletzt das Excel-Feeling gab letztlich den Ausschlag, in Zukunft mit der Software zu planen und Reports zu erstellen. Die Fachbereiche sollen ihre Produkte und Buchungsstellen steuern können. Mit entscheidend ist daher die Handhabung und Bedienbarkeit der Business-Intelligence-Lösung. Analog einer Webseitennavigation soll mittelfristig ein Portal im Netz entstehen, das statische und dynamische Berichte sowie Auswertungen für unterschiedliche Empfänger bereitstellt.

Kamener Zukunftsmusik: Das transparente Rathaus


Den Aufbau der Lösung bestreiten das Controlling und die Datenverarbeitung weitgehend selbständig. Tagesaktuell werden die Daten vom ETL-Tool verarbeitet. Nach der Extraktion, Transformation und dem Laden geht es um das Modellieren der Datenwürfel und das Erstellen der Rules. In einem Workshop wurde dem Controller zudem das Handwerkszeug mitgegeben, um später nicht nur bestimmen zu können, wer welche Berichte ansehen darf, sondern auch, wer welche Parameter verändern darf. Nach der flächendeckenden Einführung des Prognoseberichtes sollen weitere Berichte aus dem Finanzwesen und diverser weiterer Fach- und Themenbereiche folgen. Mit der Skalierbarkeit und Flexibilität lassen sich diese einfach modellieren und unterschiedlichste Aufgabenstellungen können so adressiert werden.

Auch eine erste Strategie zum Umgang mit wachsenden Datenmengen greift beim Einsatz der BI-Lösung. Alexander Lenser: „Um den wachsenden Datenmengen Herr zu werden, verdichten wir unsere Daten bereits beim Import auf die wirklich relevanten Werte. So werden beispielsweise für die Ist-Analyse nicht die einzelnen Buchungsposten importiert, sondern lediglich die kumulierten Monatswerte je Ergebniskonto."

Langfristig sollen alle Mitarbeiter, alle Ratsmitglieder und schließlich sogar sämtliche Bürger auf die Berichte und Informationen aus dem Finanzbereich und weiteren Fach und Themenbereichen zugreifen können. Im Web entsteht so ein virtuelles transparentes Rathaus.

www.stadt-kamen.de

www.jedox.com

Bildquelle:Sturm /pixelio.de

 

 

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